5 problèmes rencontrés par les directions financières et comment les résoudre grâce à un espace de travail intelligent — Dropbox Business Blog France

5 problèmes rencontrés par les directions financières et comment les résoudre grâce à un espace de travail intelligent
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17. janvier 2020 — 9 min de lecture

5 problèmes rencontrés par les directions financières et comment les résoudre grâce à un espace de travail intelligent

Lorsque vous êtes chargé de gérer les activités financières et les décisions d'investissement de votre entreprise, vous subissez énormément de pression. Votre entreprise compte sur vous et votre équipe pour faire des prévisions exactes sur les recettes et les coûts, et pour effectuer des analyses si les choses ne tournent pas comme prévu. Elle vous fait confiance pour faire des prévisions et pour générer les rapports financiers les plus précis possible.

Cela demande des quantités considérables de données, qui peuvent devenir vos meilleures alliées ou vos pires ennemies. Partager des fichiers et des dossiers en toute sécurité vous permet de protéger les informations sensibles et la confidentialité de vos données, mais travailler avec plus de données que ce que votre feuille de calcul peut gérer pourrait tout interrompre brutalement.

Lindsay Louie est analyste marketing senior dans le service de planification et d'analyse financières (FP&A) de Dropbox. Dans le cadre du soutien qu'elle apporte à l'équipe marketing, elle gère leurs finances mensuelles réelles, les aligne avec les dernières prévisions et signale toute opportunité ou tout risque financiers significatifs.

Nous lui avons demandé de partager quelques conseils sur la façon d'utiliser Dropbox pour aider les directions financières à surmonter cinq des défis auxquels elles sont le plus souvent confrontées.

1. Suivre les demandes provenant de différents canaux

L'une des plus grandes difficultés rencontrées par Lindsay Louie consiste à devoir consulter plusieurs plateformes pour veiller à n'oublier aucune tâche à faire pour la semaine. Elle explique : "Mes interlocuteurs peuvent recourir à différents canaux pour me poser une question ou demander une analyse. Ça peut être un e-mail, un chat Hangout, une chaîne ou un message direct Slack, une mention dans un document Paper ou une approbation de bon de commande dans Oracle."

Les demandes de tâches peuvent emprunter tellement de canaux que la plus grande crainte de Lindsay Louie est d'en manquer une. Elle aimerait pouvoir les suivre toutes depuis un emplacement centralisé réunissant également tous ses fichiers et conversations en ligne. Et c'est ce problème précis que Dropbox résout avec son espace de travail intelligent. Mais nous y reviendrons plus tard.

Elle explique : "J'utilise la fonction de liste de tâches de Paper pour suivre celles définies lors de mes réunions financières avec mes Business Partners. C'est un moyen simple de coordonner les tâches à effectuer, de savoir qui doit faire quoi et quand."

2. Mettre les diverses équipes sur la même longueur d'onde

La fonction finance est tenue responsable des dépenses de l'entreprise, mais elle rencontre souvent des difficultés à faire la synthèse des résultats mensuels sans dupliquer de fichiers. Elle a besoin de rapprocher ses prévisions et les dépenses réelles, mais elle ne dispose pas toujours du contexte dans lequel les équipes dépensent leur argent.

"Notre travail couvre divers domaines, nous travaillons avec plusieurs équipes dans l'entreprise, et nous souhaitons aligner les positions financières actuelles et les attentes au niveau de toute l'entreprise", indique Lindsay Louie. "Tous les mois, nous consolidons les facteurs pouvant causer des écarts significatifs entre les résultats réels et les prévisions."

Chaque analyste regroupe les prévisions et les facteurs expliquant les écarts à sa manière, et cela peut entraîner des conflits de versions. "C'est là que Dropbox s'avère extrêmement précieux : nous pouvons regrouper les perspectives financières mensuelles et trimestrielles au niveau le plus global, et synthétiser nos écarts prévisionnels dans un seul document sur Dropbox afin d'éviter tout problème de contrôle des versions."

3. Travailler avec des fichiers volumineux sujets aux plantages

Les équipes financières utilisent des feuilles de calcul contenant des quantités de données considérables et reposant sur des macros et des tableaux croisés dynamiques, ce qui peut engendrer des documents très volumineux, lents et sujets aux plantages. C'est là que la fonction de récupération de fichiers de Dropbox entre en jeu. D'après Ethan Markert, analyste financier senior chez Tinder, l'un des avantages de Dropbox, c'est que lorsqu'un fichier de modèle financier volumineux plante, "il nous suffit d'en restaurer la version précédente et de continuer à travailler. Inutile de faire appel au département informatique".

4. Partager des informations sensibles avec des équipes externes

Les équipes financières partagent souvent des informations sensibles (les données financières de leur entreprise) avec des personnes extérieures à l'entreprise : notamment des consultants en comptabilité, des investisseurs et des analystes boursiers. Si ces informations tombaient entre de mauvaises mains, cela constituerait un risque de litige pour délit d'initié. En outre, lorsque vous devez partager divers types de contenus avec les membres d'une équipe externe, il peut s'avérer d'autant plus difficile de garder toutes les données organisées.

Lorsque les équipes FP&A de Dropbox doivent partager des liens vers des informations sensibles, elles définissent un mot de passe et un délai de validité, et elles désactivent la possibilité de télécharger le contenu de ces liens. "Nous accordons l'accès à certaines feuilles de calcul aux utilisateurs invités uniquement, afin de prévenir la consultation d'informations sensibles," indique Lindsay Louie.

5. Organiser les rapports financiers

Lindsay Louie explique que chaque analyste financier est rattaché à une unité opérationnelle de l'entreprise et collabore directement avec des "Business Partners" au sein de cette unité pour recueillir les informations nécessaires. "Nous avons tous notre propre façon de collecter des informations. Personnellement, j'utilise Excel, puis je crée un récapitulatif des résultats financiers du mois dans un document Dropbox Paper."

Tous les Business Partners organisent ensuite leurs données dans un seul document Dropbox Paper.

"Tous les mois, nous créons un rapport financier incluant chaque unité opérationnelle. Il contient les contributions de divers analystes et décrit les fluctuations ou évolutions significatives dans les perspectives financières, ainsi que les risques ou opportunités qui se présentent pour l'entreprise."

Rassembler les rapports mensuels dans un document récapitulatif Dropbox Paper permet à tous d'ajouter du contexte aux chiffres relevés.

Un espace de travail intelligent pour les équipes financières

Dropbox a récemment lancé Dropbox Spaces, la première étape dans la création de l'espace de travail intelligent du futur. Nous avons donc demandé à Lindsay Louie ce qu'elle attendait d'un tel espace pour les équipes financières.

"Je dois demander des informations à mes interlocuteurs tout au long du mois, et j'aime le faire de la manière la moins intrusive possible. J'essaie de limiter le nombre d'e-mails de rappel ou de suivi. S'il existait un endroit où nous pouvions centraliser toutes les requêtes ou les tâches à faire, cela serait très utile. Cet emplacement unique nous permettrait de suivre facilement le statut de chaque requête. Il est bien trop facile de s'y perdre quand toutes ces informations se trouvent dans des e-mails."

Elle explique également que son équipe envoie souvent des liens vers des documents de référence lorsqu'elle demande des informations. Tout réunir sur la même plateforme permettrait de gagner du temps. Et c'est exactement à cela que sert l'espace de travail intelligent. Avec Dropbox Spaces, tous les types de fichiers se trouvent au même endroit : les feuilles de calcul Excel côtoient les documents cloud comme les feuilles Google Sheets.

"J'envoie des liens vers des documents Paper ou des feuilles de calcul spécifiques, mais s'ils se trouvent sur la même plateforme, cela facilite la recherche de contenu et permet de mieux organiser les fichiers. Lorsque tout est centralisé, tout est plus simple et plus fluide."

Avec Dropbox Spaces, les équipes financières peuvent :

Création de rapports à destination des analystes et des investisseurs

  • Protéger leurs liens partagés vers des informations sensibles en définissant un mot de passe, en ajoutant un délai de validité et en désactivant la possibilité de télécharger les contenus
  • Prévisualiser tous les contenus enregistrés dans Dropbox, y compris des feuilles de calcul Excel et des présentations PowerPoint entières, sans avoir à ouvrir le programme source
  • Envoyer rapidement des dossiers aux couleurs de leur entreprise avec Dropbox Transfer

Suivi des budgets entre les équipes

  • Stocker ensemble des fichiers traditionnels comme les feuilles de calcul Excel et des contenus cloud comme les documents Google Sheets
  • Veiller à ce que seules les personnes concernées aient accès à un dossier ou à une feuille de calcul spécifique
  • Savoir quand les fichiers ont été consultés ou mis à jour
  • Collecter des fichiers auprès de n'importe quel utilisateur sans lui donner accès au dossier parent avec les demandes de fichiers
  • Contrôler les paramètres de partage des dossiers imbriqués dans des dossiers partagés, de sorte que seules certaines personnes ou équipes y aient accès
  • Connecter Dropbox aux outils de comptabilité que votre équipe utilise déjà, comme Xero et FreshBooks

Prévisions

  • Travailler facilement dans des fichiers Excel volumineux et les importer sans limite de taille ni de format (que le fichier soit modifié en ligne ou dans Excel, les changements sont automatiquement synchronisés dans Dropbox)
  • Gagner du temps avec notre synchronisation de pointe, quatre fois plus rapide que nos concurrents
  • Restaurer les anciennes versions d'un fichier après un enregistrement accidentel, et gagner jusqu'à six heures par prévision financière
  • Restaurer un fichier ou l'intégralité de votre compte tels qu'ils étaient avant un incident
  • Verrouiller les fichiers sur lesquels vous travaillez pour empêcher les autres utilisateurs d'y apporter des modifications et de créer des versions conflictuelles (Inscrivez-vous pour accéder en avant-première à cette fonctionnalité)

Pour découvrir comment votre équipe financière peut utiliser Dropbox pour organiser et partager des fichiers sensibles et volumineux, et collaborer dessus avec des partenaires internes et externes, rendez-vous sur le site dropbox.com/business.

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