Comment le passage au numérique a révolutionné une entreprise allemande de produits de beauté

Avec 35 employés travaillant au siège social et une équipe de 40 collaborateurs chargés de proposer chaque année 4 000 produits de marque de luxe à des salons de coiffure en Europe, la société Wild Beauty est aujourd’hui à mille lieues de la petite entreprise familiale qu’elle était en 1994. Et la transformation numérique n’y est pas pour rien.

« Dropbox Business nous a aidés à simplifier considérablement notre workflow en éliminant les pertes de temps et en améliorant la productivité, et ce, à tous les niveaux », estime Noah Wild, directeur de Wild Beauty, une entreprise fondée par son père.

Plus connue comme étant l’entreprise allemande qui fournit des produits de luxe aux salons de coiffure dans toute l’Europe, Wild Beauty a également établi des partenariats en Russie, en Turquie, en République tchèque et en Bulgarie. Noah Wild, le directeur de l’entreprise, nous explique que sa priorité est désormais d’assurer une collaboration et une communication transparentes entre les différents secteurs de l’entreprise et ce, malgré la dispersion géographique de ses employés.

« Au fur et à mesure de notre développement, nous avons dû améliorer notre capacité à travailler en collaboration. Nous avons ainsi commencé à utiliser Dropbox Business pour simplifier les workflows. Compte tenu de la dispersion des employés et de la multiplicité des contrats fournisseurs, il est devenu essentiel que les collaborateurs aient accès aux mêmes informations et à la dernière version des fichiers, quel que soit le lieu où ils se trouvent. »

Les entreprises qui connaissent une croissance rapide sont confrontées à un scénario bien connu : le manque de communication, la perte de fichiers et les répercussions sur la productivité au sein de l’entreprise. Chez Wild Beauty, c’est l’équipe de production et de vente qui a connu le plus de changements.

Simplifier le processus de production

Dans le monde de la coiffure, les formations s’appuient principalement sur des tutoriels et des images. L’équipe de conception de Wild Beauty recevait donc régulièrement des fichiers et des vidéos de la part de plusieurs prestataires, une situation qui mettait les nerfs de l’équipe de publication à rude épreuve. « Nous avons constaté que certains collaborateurs commençaient à travailler sur un sujet sans en informer le reste de l’équipe. Résultat : les mêmes efforts étaient inutilement répétés et certains fichiers n’étaient pas toujours partagés. Ces processus étaient particulièrement chronophages et entraînaient une réduction globale de la qualité et de l’expérience client », se souvient Noah Wild.

Constituer une équipe de vente mobile

Face à l’expansion de l’entreprise, l’équipe de vente est devenue de plus en plus mobile et avait besoin d’accéder instantanément à des informations à jour. Avec environ 15 rendez-vous par jour aux quatre coins de l’Allemagne, Noah Wild nous explique que « les commerciaux avaient besoin d’une source d’information centralisée et mise à jour en temps réel, afin de garantir la cohérence de notre stratégie de vente ».

Depuis son passage au cloud, Wild Beauty a opéré un véritable changement au niveau de sa culture d’entreprise. Auparavant, l’équipe devait gérer les difficultés liées à la maintenance du serveur interne, avec tous les coûts et les retards que cela impliquait. Dropbox a supprimé une part importante de ces coûts. Pour Noah Wild, les résultats sont sans appel. « Dropbox nous a aidés à simplifier considérablement le workflow en éliminant les pertes de temps et en améliorant la productivité ».

Aujourd’hui, les commerciaux arrivent en rendez-vous client « avec une tablette et leur sourire ». Grâce à la numérisation du processus tout entier, l’équipe a supprimé la paperasse et créé un système qui met instantanément à jour la base de données commerciales avant même que le collaborateur ne quitte le salon. « Les propriétaires de salons préfèrent ce processus à une montagne de paperasse à remplir. Nous pouvons obtenir des signatures électroniques et ainsi partager immédiatement une copie du contrat avec le client », souligne Noah Wild. Même le cabinet d’avocats de l’entreprise, Winterstein, utilise Dropbox pour y déposer et traiter les dossiers juridiques de Wild Beauty. Tous les formulaires de l’entreprise ont été numérisés et tous les distributeurs ont été équipés d’iPad afin que les nouvelles commandes soient passées au moyen de fichiers PDF. La prochaine phase consistera à migrer tous les documents et coûts liés aux déplacements, actuellement sur Evernote, vers Dropbox.

Le cloud a changé la donne pour Wild Beauty, et ce, à tous les niveaux. En guise de conclusion, Noah Wild dresse le constat suivant : « Je gagne un temps considérable, car je peux dicter mes notes de suivi des rendez-vous quand je suis en voiture et utiliser n’importe quelle connexion Wi-Fi pour transférer des fichiers destinés à l’équipe présente au bureau. Mes commentaires sont ainsi disponibles immédiatement après chaque rendez-vous, ce qui m’évite d’avoir à appeler le bureau et permet de libérer la ligne pour les appels des clients. Grâce à l’application mobile Dropbox, chaque collaborateur sur le terrain peut donner aux clients des renseignements complets et à jour. L’expérience client s’en trouve améliorée et nos clients sont véritablement impressionnés. »

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