Comment les entreprises du secteur des médias utilisent Dropbox pour connecter leurs équipes et leurs outils

Lorsque l’on est plongé dans un film, un magazine ou une émission télévisée, il nous arrive parfois d’oublier le nombre de personnes ayant contribué à sa production. Heureusement, le générique de fin des films et l’ours des journaux et magazines sont là pour nous le rappeler. C’est grâce à eux que l’on se rend compte que ces histoires n’existeraient pas sans collaboration. Alors, comment des équipes dispersées dans le monde entier font-elles pour rester sur la même longueur d’onde tout au long du cycle de vie des contenus ?

Transformer la concurrence en collaboration

Le NAB Show de cette année nous a appris comment les nouvelles technologies changeaient la façon dont ces équipes travaillaient ensemble. Le secteur évolue et, avec lui, de plus en plus d’entreprises cherchent à transformer leurs concurrents en collaborateurs. On assiste à une redéfinition de la notion d’équipe, aussi bien chez les indépendants que dans les agences spécialisées ou les grandes entreprises.

Quelle que soit leur taille, les équipes font face aux mêmes difficultés. Heureusement, Dropbox est là pour les aider à simplifier et accélérer les processus de création et de diffusion des contenus numériques. Dans notre premier article, nous avons mis en avant des partenaires et des intégrations qui offrent aux équipes des médias et du divertissement la liberté d’utiliser une large gamme d’outils. Aujourd’hui, dans ce deuxième volet, nous allons voir comment nos clients des secteurs de l’édition, de la production et de la création utilisent ces outils pour faciliter la collaboration.

Coordonner le travail d’une équipe internationale

Lonely Planet emploie des centaines de créateurs de contenu pour créer des guides couvrant plus de 350 000 destinations dans le monde entier. Un véritable modèle de collaboration à distance ! Les équipes utilisent Dropbox pour rassembler tous leurs contenus (recherches sur le terrain, photos et textes) et les préparer en vue de leur publication sur les différentes plateformes de Lonely Planet. « Dropbox Paper et Smart Sync gomment la distance entre nos équipes en créant un réseau de collaboration totalement fluide entre le produit, le design et la création de contenus », explique Diego Jiménez, responsable du design et des produits mobiles chez Lonely Planet.

« De nos jours, les voyageurs s’attendent à trouver des informations qui sont à jour et accessibles partout. Lonely Planet utilise Dropbox pour répondre à ce besoin et proposer une offre mobile qui redéfinit l’expérience de consommation du guide touristique. »
— Diego Jiménez, responsable du design et des produits mobiles, Lonely Planet

Westchester Publishing Services a été fondée en 1969. C’est la seule entreprise américaine détenue par ses employés à gérer la rédaction, la composition, la conception et la conversion numérique de livres, revues, manuels scolaires et livres blancs. Après l’acquisition d’Antares Publishing Services en 2008, 300 employés basés en Inde ont rejoint les équipes de Westchester. Dropbox facilite le travail entre les deux pays.

« Dropbox offre une approche plus moderne de la gestion et de l’accès aux fichiers pour nos employés et nos clients dans le monde entier. Son évolutivité est également un atout essentiel, indispensable à notre développement. Disposer d’un seul espace de collaboration s’est révélé extrêmement bénéfique. »
— Michael Jensen, directeur de la technologie, Westchester Publishing Services

Quatre façons d’améliorer la collaboration dans votre équipe

Avant d’adopter Dropbox Business, Westchester utilisait des serveurs FTP, des VPN et d’autres outils que certains clients et employés avaient du mal à utiliser. L’entreprise a alors compris qu’il fallait adopter des technologies plus modernes pour continuer à se développer. Elle s’est donc tournée vers les solutions Dropbox. En intégrant Dropbox avec son portail client, elle a simplifié la communication et la gestion de projets.

« Dropbox permet non seulement de travailler ensemble plus simplement, plus rapidement et de façon plus évolutive en interne, mais nous sert aussi de système de fichiers back-end pour notre portail via l’API. C’est une intégration puissante qui offre une toute nouvelle expérience de collaboration. Les éléments internes et externes sont reliés en toute fluidité pour nos opérations internationales et notre base de clients. »
— Tyler Carey, directeur des revenus, Westchester Publishing Services

Améliorer les workflows grâce aux intégrations

Il y a quelques années, l’agence créative internationale Sid Lee rencontrait des difficultés à faire travailler ensemble ses différents bureaux. Les fichiers étaient éparpillés entre différents serveurs et les membres d’une même équipe avaient du mal à trouver ce dont ils avaient besoin. L’agence a donc décidé d’adopter une infrastructure informatique plus agile. L’un des facteurs déterminants dans le choix de Dropbox a été l’intégration avec Slack. En effet, collaborer par e-mail avait mené à un partage incessant des mêmes documents et à l’impossibilité de contrôler les versions. Les contenus Dropbox sont désormais partagés directement dans Slack et automatiquement mis à jour au fur et à mesure des modifications.

« Si les outils ne communiquent pas entre eux, alors ils sont inutiles. Nous avons pu connecter Dropbox avec Slack, Microsoft Office et Adobe, ce qui permet à nos équipes d’utiliser leurs outils préférés. »
— Maxime Levasseur, chef de projet informatique, Sid Lee

Grace Moshfegh, associée et directrice générale de Superdigital, loue elle aussi les vertus des intégrations. Elle explique que son agence numérique et créative s’appuie sur plusieurs outils pour organiser ses contenus, notamment Slack, Hootsuite, Flow, Adobe et Google.

« Nous stockons tout notre travail créatif dans Dropbox, il est donc crucial de trouver les outils et les plateformes qui s’intègrent avec cette solution pour créer des workflows fluides. J’essaie notamment de rendre notre travail plus efficace en nous évitant de jongler entre différents outils. Par exemple, en accédant à Dropbox directement depuis Slack au lieu de quitter la conversation pour aller chercher un fichier. »
— Grace Moshfegh, associée et directrice générale de Superdigital

Créer un emplacement centralisé qui rapproche les départements

Chez Dow Jones, l’intégration de Dropbox avec Okta, Salesforce, Adobe et Microsoft fait le lien entre les différents outils. Cela permet de travailler de façon plus simple et connectée, ce qui est indispensable lorsque l’on sait que les données de leurs 4 000 utilisateurs sont éparpillées sur différents domaines et réseaux.

« Depuis que nous utilisons Dropbox comme emplacement centralisé pour tous nos documents, les différents départements peuvent s’échanger des fichiers facilement. »
— Ramin Beheshti, directeur des produits et de la technologie, Dow Jones

La semaine dernière, nous annoncions que Shift.io intégrait notre portefeuille de partenariats afin d’offrir aux utilisateurs Dropbox plus de flexibilité dans leur travail collaboratif. Des clients tels que Pilot, une agence offrant des services de création et de branding, en constatent déjà les bénéfices : l’agence utilise SHIFT et Paper pour simplifier chaque étape du cycle de vie des contenus, de la création à la diffusion.

« Paper nous donne l’impression d’être tous dans la même pièce. Et même lorsque nous sommes effectivement dans la même pièce, nous affichons un document Paper sur l’écran de la salle de réunion et nous le remplissons tous ensemble. Pour moi, c’est révélateur de la capacité de Paper à absorber et saisir toutes les idées qui peuvent naître lors d’un brainstorming. »
— Louis Venezia, gérant et directeur de la création, Pilot

Une fois le contenu créé, Pilot utilise Dropbox et deux suites de produits SHIFT (MediaSilo et Wiredrive) pour collaborer et envoyer les produits finis aux collaborateurs. Louis Venezia explique que ses clients lui demandent d’utiliser MediaSilo (qui propose des fonctionnalités propres au secteur, comme l’ajout de filigranes pour protéger la propriété intellectuelle et artistique) pour transférer les fichiers aux équipes internes. Grâce à l’intégration de Dropbox avec Wiredrive, Pilot peut envoyer ses contenus aux clients d’une manière qui facilite l’approbation finale.

Réunir les idées créatives en temps réel

Future Classic est une agence artistique possédant des bureaux à Sydney et Los Angeles. Elle utilise Dropbox Business pour produire de la musique et des vidéos, et organiser des événements dans le monde entier. Une grande partie de ses employés et des artistes qu’elle représente utilisent Dropbox. L’agence a donc choisi de passer à Dropbox Business pour faciliter et sécuriser le partage de fichiers, ainsi que l’accès aux fichiers audio et vidéo volumineux sur mobile.

« La plupart de nos artistes utilisaient déjà Dropbox pour collaborer sur des morceaux. En centralisant le travail de nos équipes de Sydney et Los Angeles, nous avons simplifié le partage entre collaborateurs, équipes et artistes. Nous utilisons maintenant Dropbox en studio, dans tous nos bureaux et avec nos équipes étendues dans le monde entier. »
— Harry White, directeur général, Future Classic

Sam Spiegel est musicien, réalisateur, DJ et fondateur de Squeak E. Clean Productions. Son label utilise Dropbox Business pour stocker et partager des fichiers. Il explique qu’il utilise aussi Dropbox pour collaborer avec d’autres musiciens. « On enregistre le travail d’une même session sous forme de workflow, que nous stockons dans Dropbox. On retravaille les sessions les uns des autres pour créer ensemble le morceau final. C’est une super façon de travailler. »

Ne manquez pas notre prochain article sur l’adoption de Dropbox dans le secteur des médias et du divertissement. Dans cette troisième partie, nous verrons comment Steve Aoki utilise Dropbox Showcase pour collaborer avec son équipe de production vidéo.

Pour savoir quels avantages Dropbox Business pourrait apporter à votre équipe, demandez à bénéficier des conseils de notre équipe Médias.