Dropbox adopte le mode d’organisation « Virtual-First »

Dropbox a toujours considéré la créativité et à la collaboration comme les principaux moteurs d’une entreprise prospère, et nos espaces de bureau ont été conçus dans ce sens. Cette année, comme beaucoup d’autres entreprises, nous avons été forcés de passer au télétravail. Mais nous avons la chance d’avoir un produit qui permet justement de travailler de partout. Cela nous a aidés, ainsi que d’autres entreprises, à opérer cette transition de manière fluide. Nous avons d’ailleurs constaté une adoption et une utilisation accrues de Dropbox cette année. À l’heure où presque tout le travail s’effectue désormais en dehors d’un bureau, il est plus important que jamais d’organiser l’ensemble des contenus d’une équipe au même endroit.

Les études montrent que le passage au télétravail, bien que brutal, s’est globalement bien passé. L’étude réalisée par The Economist Intelligence Unit pour Dropbox révèle que les travailleurs du savoir sont plus concentrés chez eux et tout aussi impliqués qu’avant. Dans nos enquêtes internes, la plupart des employés déclarent être productifs à la maison (près de 90%) et qu’ils ne souhaitent pas revenir à une semaine de travail rigide de cinq jours au bureau. En tant qu’entreprise, nous avons continué à servir nos clients sans interruption et avons lancé de nouveaux produits et fonctionnalités.

Mais les choses ne sont pas parfaites. Les vidéoconférences à répétition, les notifications constantes et l’isolement peuvent être pesants. Selon l’étude de l’EIU, les travailleurs estiment que la culture d’entreprise souffre d’un manque d’interactions en personne. Ils notent aussi un risque plus élevé d’incompréhension et une difficulté à démarrer de nouveaux projets impliquant plusieurs collaborateurs.

Le lieu de travail en mutation

Néanmoins, l’étude montre que les avantages du travail à distance l’emportent sur les inconvénients. Nous prenons en compte toutes ces informations pour élaborer notre roadmap produit et notre réflexion sur le lieu de travail. Il est clair que le travail distribué est là pour durer.

En essayant de s’adapter à cette nouvelle réalité, de nombreuses entreprises ont annoncé un passage intégral en télétravail ou une approche hybride qui laissera aux employés le choix de travailler ou non dans un bureau. Mais nous ne sommes pas convaincus que l’un ou l’autre de ces scénarios constitue la meilleure voie à suivre. Ni l’un ni l’autre ne prend en compte les limitations fondamentales du travail à distance. Les approches hybrides peuvent également générer des expériences différentes selon les employés, freiner l’inclusion et faire apparaître des inégalités en matière de productivité et développement de carrière.

Plutôt que de revenir à la situation pré-Covid ou de choisir une alternative pour laquelle nous avions des réserves, nous avons créé une nouvelle option qui, selon nous, nous permettra de poursuivre notre mission : réinventer la façon de travailler et fournir des produits qui facilitent le travail distribué. Nous nous sommes fixé cinq objectifs pour y parvenir : soutenir la mission de l’entreprise, donner plus de liberté et de flexibilité aux employés, préserver le lien humain et la culture d’entreprise, maintenir la santé de notre entreprise à long terme et conserver une ouverture d’esprit et une volonté d’apprendre.

Passage au « Virtual-First »

À partir d’aujourd’hui, Dropbox devient une entreprise Virtual-First. Le travail à distance (en dehors d’un bureau) sera la principale façon de travailler pour tous les employés, et constituera le quotidien par défaut pour tout travail individuel.

Création des Dropbox Studios

Dès qu’il n’y aura plus de risques sanitaires, nous faciliterons à nouveau la collaboration en personne et le rassemblement des équipes, que ce soit dans nos locaux existants ou dans d’autres espaces flexibles. Nous appellerons ces espaces collaboratifs des Dropbox Studios. Nous disposerons des Studios là où nous avons actuellement des bureaux – qu’il s’agisse d’espaces dédiés dans des endroits où nous avons actuellement des bureaux et une forte concentration d’employés (San Francisco, Seattle, Austin et Dublin pour commencer) ou des espaces à la demande dans d’autres zones géographiques. Chaque employé affecté à l’un de nos bureaux aura accès à un Studio. Pour assurer une expérience équitable et cohérente pour nos employés, nous avons estimé qu’il était important d’établir des règles sur la façon dont ces espaces sont utilisés. Les Dropbox Studios seront donc spécifiquement destinés à la collaboration et au team-building. Les employés ne pourront pas les utiliser pour le travail individuel.

Bien qu’il puisse y avoir des exceptions selon l’équipe et le rôle de chacun, les employés auront également la possibilité de déménager en dehors des endroits où nous avons actuellement des bureaux. Certains paramètres devront être respectés, mais les choix seront beaucoup plus larges. En conséquence, nous nous attendons à ce que Dropbox devienne plus distribué géographiquement au fil du temps, et espérons que cela offrira à nos équipes plus de choix en matière de lieu de résidence, de travail et de recrutement. L’utilisation des Dropbox Studios variera en fonction des besoins des équipes. Nous pouvons donc en créer de nouveaux au fur et à mesure que notre répartition géographique et notre concentration d’employés changent.

Jours ouvrables non linéaires

De plus, nous adoptons ce que nous appelons des « journées de travail non linéaires ». Nous définissons des heures de collaboration communes entre les fuseaux horaires et encourageons les employés à organiser le reste de leur journée comme ils le souhaitent. Alors que nos salariés sont de plus en plus distribués géographiquement, cette stratégie permettra d’obtenir un meilleur équilibre collaboration et travail individuel. Nous souhaitons privilégier l’impact et les résultats plutôt que le nombre d’heures travaillées.

Expérience 100 % virtuelle

Enfin, l’intégralité de l’expérience des employés sera virtuelle, de l’IT aux RH. Nous investirons dans un écosystème holistique de ressources, y compris une équipe dédiée, pour soutenir les employés et suivre nos progrès en mesurant les impacts sur la productivité, l’implication et la culture pour nous améliorer au fur et à mesure. Dans un premier temps, nous avons développé une boîte à outils Virtual-First, que nous mettons également à la disposition de tous en externe, afin de l’enrichir et de partager les leçons apprises.

Un lieu de travail durable et prospère pour l’avenir

Notre mission est de concevoir des produits qui transforment le travail à distance. En vivant cette réalité au jour le jour, nous pensons que nous comprendrons mieux les besoins de nos clients et serons mieux placés pour faire évoluer nos produits en conséquence.

Nous espérons également que grâce à cette approche Virtual-First, nous tirerons le meilleur du travail distanciel et présentiel, en équilibrant flexibilité et relations humaines et en créant des règles du jeu plus équitables pour tous.

L’approche Virtual-First représente une opportunité pour nous de constituer des équipes encore plus fortes et plus diversifiées issues d’horizons encore plus variés. Cela nous permettra de recruter les meilleurs talents afin de développer notre entreprise pour l’avenir.

Enfin, nous voulons donner à nos salariés un calendrier précis afin qu’ils puissent planifier sereinement leur avenir. Nous étendons notre politique de télétravail obligatoire jusqu’en juin 2021 pour protéger la santé de nos salariés, clients et partenaires. Étant donné que nous ne savons pas quand nous pourrons de nouveau nous réunir sans risque, nous espérons que cette décision permettra de réduire l’incertitude de nos équipes.

Nous vivons une période pleine de challenges. Et nous sommes persuadés qu’il s’agit d’une opportunité de repenser la façon de travailler. La mise en place de la stratégie Virtual-First ne se fera pas du jour au lendemain, c’est pourquoi nous adopterons une démarche expérientielle et évolutive afin d’adapter jour après jour l’implémentation de cette nouvelle stratégie. Nous nous engageons à rester ouverts et à l’écoute pour adapter notre approche si nécessaire.