Pourquoi avoir des bureaux quand on a Dropbox Paper ?

Vous n’avez peut-être jamais entendu parler de Lullabot, mais les noms de ses célèbres clients vous diront certainement quelque chose.

General Electric, NBC, l’université de Harvard et les Grammy Awards font tous confiance à Lullabot pour son expertise en développement et design Web.

Contrairement à sa liste de clients, Lullabot passe plutôt inaperçu. L’entreprise n’a pas de bureaux. Les 55 employés travaillent tous à distance et sont éparpillés aux quatre coins des États-Unis, ce qui ne les empêche pas d’être d’une efficacité redoutable. Lullabot a entièrement repensé le site Web de la chaîne d’information en continu MSNBC. Et selon l’un des rédacteurs en chef de la chaîne, il s’agit de la meilleure expérience que son équipe ait jamais connue.

Mais comment cette petite équipe de télétravailleurs réussit-elle à créer des sites aussi riches en contenus multimédias, tels que Syfy.com, qui soient accessibles sur toutes les plateformes ?

« Cela commence de toute évidence avec les personnes qui travaillent chez nous », déclare Matt Westgate, directeur général et cofondateur de Lullabot. « Nous sommes différents. L’absence de bureaux nous permet de rassembler les personnes les plus passionnées, les plus talentueuses et les plus humbles au sein d’une même équipe, quel que soit l’endroit où elles vivent. Nous essayons de montrer l’exemple en matière de mobilité, car nous pensons que cela nous permet de mieux travailler. »

Un bureau virtuel

Mais ce mode de travail pose certains défis. Selon Matt Westgate, le fait de ne pas pouvoir discuter avec ses collègues dans le couloir signifie que les employés doivent être de bons communicants. C’est pourquoi Lullabot s’appuie sur Dropbox Paper.

« Lullabot fonctionne grâce à Paper. C’est plus qu’un simple outil pour nous. Il incarne la culture de notre entreprise en éliminant les obstacles liés à la collaboration. » Matt Westgate, directeur général et cofondateur de Lullabot

Paper est le bureau virtuel de Lullabot. « Aucun système de gestion de contenu ne peut nous offrir ce que nous permet d’accomplir Paper, qu’il s’agisse d’ajouter des commentaires, de voir qui d’autre travaille sur un document ou de recevoir des notifications importantes », déclare Seth Brown, directeur des opérations.

Paper rend également le travail plus agréable. « Nous mettons du texte en gras ou en surbrillance, nous ajoutons des commentaires… Il nous arrive de laisser des commentaires amusants parfois, alors on rit un peu, puis on se remet au travail », déclare Marissa Epstein, UX designer.

Un processus créatif transverse

Le travail ne se résume évidemment pas à des émojis amusants. Il arrive souvent que les projets de Lullabot commencent par la réponse à un appel d’offres. Les réponses étant personnalisées et complexes, les documents sont longs et nécessitent l’avis de nombreux intervenants. Le lancement des projets dans Paper est devenu la norme chez Lullabot. « Le fait que Paper crée automatiquement un wiki et que nous puissions attribuer des tâches simplifie énormément toute la procédure », déclare Seth Brown.

L’équipe chargée des études utilisateur se met alors au travail pour s’assurer que Lullabot répond bien aux objectifs de ses clients. Les chercheurs, designers et développeurs collaborent tous dans Paper sur les transcriptions des entretiens avec les utilisateurs, les fichiers InVision, les diagrammes d’architecture Web et le code afin de définir l’orientation et mettre en œuvre d’éventuels remaniements.

« L’interface de Paper reflète notre façon de travailler : l’uniformité et le minimalisme nous permettent vraiment d’atteindre le cœur du sujet. C’est une de mes principales préoccupations. » Maggie Griner, UX designer

Les Lullabots (surnom donné aux employés de Lullabot) ne sont pas les seuls à utiliser Paper. « Selon moi, un des points forts de Paper est l’absence de formation préalable pour nos clients », déclare Jared Ponchot, directeur artistique. « Vous envoyez l’invitation, et la réaction immédiate des clients est de dire que l’interface est très simple. Plus ils découvrent de nouvelles fonctionnalités, plus ils l’utilisent. Paper est beaucoup mieux reçu que les autres outils que nous avons essayés. »

Se concentrer sur l’essentiel

L’objectif de Paper est de mettre en avant le talent et l’expertise des employés de Lullabot. Paper est intégré à Slack et fait office d’espace de travail centralisé regroupant des contenus très divers (fichiers InVision, tickets GitHub, etc.), ce qui facilite grandement le travail des designers et des développeurs.

« Quel que soit le fichier sur lequel je travaille, Paper me permet de rester concentré sur le fil de discussion tout en gardant mes doigts sur le clavier », indique Chris Albrecht, développeur senior. « Ne plus jongler entre les fenêtres est un avantage inestimable. »

Lorsque l’équipe utilisait des PDF dans le cadre des projets de grande envergure, Maggie Griner estime que la charge de travail était environ 25 % supérieure. Certains membres de l’équipe indiquent que Paper leur fait gagner plusieurs heures de travail chaque semaine.

« Nous gagnons du temps, cela ne fait aucun doute », indique Jared Ponchot. « Mais ce n’est pas tout : cet outil change la façon dont nous appréhendons la collaboration. Au début d’un projet, Paper fait office de post-it. Nous l’utilisons pour noter toutes les choses importantes. À la fin du projet, il devient un document officiel que tous nos employés peuvent consulter pour référence.”

Pour savoir comment Dropbox Paper peut rassembler les membres de votre équipe, où qu’ils se trouvent, rendez-vous sur dropbox.com/paper.