Comment gagner du temps grâce au cloud

D’après une étude récente, 80 % des entreprises ont constaté une amélioration de leurs processus métiers dans les six mois qui ont suivi leur passage au cloud. Pourquoi ? Parce que dans le monde du travail, le temps est un facteur essentiel, et les systèmes obsolètes ralentissent les projets. Les employés perdent un temps précieux à localiser un fichier, à vérifier qu’il s’agit bien de la dernière version et à le préparer pour l’envoyer à un collègue ou à un client. Il serait préférable de consacrer tout ce temps à des tâches bien plus productives.

C’est justement une situation que Willenbrock Fördertechnik GmbH & Co. KG (WF), prestataire de services intralogistiques allemand, connait bien. Depuis sa création en 1962, l’entreprise, qui compte plus de 500 employés, n’a eu de cesse de mettre en œuvre des technologies destinées à améliorer les workflows, la productivité et la satisfaction des employés.

Simplifier les workflows internes

Ulrike Meyer, responsable des solutions numériques chez Willenbrock, explique qu’auparavant, il était particulièrement chronophage de localiser les documents et les supports marketing et commerciaux, car les contenus étaient répartis sur différents serveurs et ne pouvaient être partagés que sur demande. « Nous avions différentes versions d’un même document situées sur différentes plateformes de stockage, ce qui posait de véritables problèmes. Nous perdions un temps précieux à retrouver la dernière version. »

C’est pourquoi, il y a plus d’un an, Willenbrock a choisi Dropbox Business pour centraliser tous ses contenus, les rendre facilement accessibles en interne et les partager en toute sécurité avec ses clients. « Nous devons pouvoir contrôler qui a accès à tel ou tel fichier. Étant donné la taille de notre équipe, nous ne pouvons pas mettre toutes nos données à la disposition de tous les employés. Dropbox Business nous a facilité la tâche à cet égard », explique Ulrike Meyer.

La mise à disposition d’un outil de collaboration auprès de tous les membres de l’équipe a permis de simplifier les workflows internes de Willenbrock. Finis les problèmes de propriété, les doublons et les documents obsolètes, car les employés bénéficient désormais d’une plus grande liberté dans leurs méthodes de travail.

Améliorer les workflows externes

Le département des solutions numériques de Willenbrock utilise également le cloud pour collaborer avec ses clients. « Nous travaillons conjointement avec un client lorsqu’il est nécessaire de partager et de modifier des données instantanément. Grâce à Dropbox Business, nous pouvons créer un document privé, accessible uniquement sur invitation. Notre équipe et celle du client peuvent ainsi continuer à partager des contenus, à ajouter des commentaires dans les documents et à collaborer ensemble », explique Ulrike Meyer.

Comme toutes les autres entreprises qui constatent des retombées positives après être passées au cloud, Willenbrock a réalisé un retour sur investissement considérable depuis sa migration. D’après Ulrike Meyer, l’équipe économise en moyenne deux heures de travail par employé chaque semaine, soit 1 000 heures par semaine à l’échelle de l’entreprise. Ces heures sont utilisées pour promouvoir l’entreprise. « Le temps que nous avons gagné grâce à Dropbox nous a permis de nous focaliser davantage sur notre travail de promotion de l’entreprise et de suivre les dernières tendances de notre secteur d’activité », souligne Ulrike Meyer.

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