Créer une plateforme de recherche internationale avec Dropbox Business : l'exemple de l'université Heriot-Watt — Dropbox Business Blog France

Créer une plateforme de recherche internationale avec Dropbox Business : l'exemple de l'université Heriot-Watt
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30. mai 2019 — 5 min de lecture

Créer une plateforme de recherche internationale avec Dropbox Business : l'exemple de l'université Heriot-Watt

Pour fonctionner de manière optimale, les universités doivent être connectées au niveau international et mener des travaux de recherche en rapport avec les cours qu'elles dispensent. C'est pour cela qu'il est essentiel de mettre en place un environnement d'apprentissage qui convient à la fois aux équipes de recherche et aux étudiants.

Avec trois campus implantés en Écosse, à Dubaï et en Malaisie, le "réseau en étoile" de l'université Heriot-Watt ne parvenait pas à répondre aux besoins de ses 30 000 étudiants en ligne, 13 500 étudiants sur site et 2 500 membres du personnel. Des différences culturelles et juridiques venaient encore complexifier le réseau mondial de l'université et rendaient difficiles le partage et l'accès aux ressources. Pour résoudre ces problèmes, l'équipe informatique a entrepris de repenser entièrement les systèmes existants pour à terme adopter un modèle 100 % cloud.

Voici comment Kathy McCabe, directrice mondiale des services de l'information à l'université Heriot-Watt, et son équipe ont repensé le plan stratégique de l'établissement et mis en place un campus connecté au niveau international, prêt pour 2025 et au-delà.

Créer un plan stratégique international

"Lorsque j'ai rejoint l'université il y a 18 mois, elle reposait sur un réseau en étoile centré sur Édimbourg", explique Kathy. "Mais avec l'accélération de notre développement à l'échelle internationale, il est devenu de plus en plus évident que nous devions abandonner ce modèle pour favoriser la connexion entre nos campus."

Kathy nous explique : "Nous avons identifié trois problématiques principales liées à cette situation. La première était la nette différence en termes de provision et de services entre nos différents campus. Autrement dit, l'expérience des étudiants et du corps enseignant n'était pas la même selon le campus où ils se trouvaient."

"La deuxième : nos données de recherche n'étaient pas suffisamment protégées. Et enfin : la connexion entre les campus était de mauvaise qualité, ce qui entravait la collaboration entre les équipes et les étudiants."

À partir de ce constat, Kathy et son équipe ont conçu un nouveau système : "Nous savions que l'expérience des utilisateurs devait être homogène, quels que soient l'appareil utilisé ou le campus où ils se trouvent. Il était important que tout le monde puisse accéder aux cours et aux ressources. Il fallait aussi favoriser la collaboration pour faciliter les projets de recherche au niveau international. C'est pourquoi nous nous sommes tournés vers Dropbox Business."

Connecter l'université au niveau international

Au cours des six premiers mois de ce projet, Kathy et son équipe ont réalisé des améliorations importantes. "En créant un réseau accessible à tous au niveau mondial, nous avons pu mettre en place un portail international pour le personnel et proposer des ressources de formation en ligne", déclare Kathy. "Cela a posé les bases pour les prochaines améliorations en termes d'infrastructure et contribue à renforcer les compétences numériques au sein de l'établissement."

"Nous avons également déployé Dropbox Business pour nos équipes de chercheurs", poursui-elle. "Son adoption s'est faite facilement, car la plupart utilisaient déjà Dropbox. La solution propose des intégrations avec des outils qui leur sont indispensables. Sans oublier qu'elle fonctionne sur Linux, dont l'utilisation est très répandue dans notre établissement.
Nous bénéficions désormais d'une visibilité totale sur l'utilisation du système, d'un réseau de recherche qui renforce notre réputation au niveau mondial et d'une sécurisation de nos données. Sans parler du temps gagné pour la mise en place des travaux de recherche."

Prendre en compte la culture

"Lorsqu'on met en place un programme de gestion du changement, il est essentiel de comprendre la culture et d'adopter une technologie adéquate", conseille Kathy. "C'est la condition nécessaire pour opérer un changement de la façon la plus efficace possible."

À l'université Heriot-Watt, ce défi était encore plus difficile à relever en raison des différents campus. "Nous avons dû faire face à une certaine méfiance sur certains campus et à une forte envie de changement sur d'autres", explique Kathy. "Nous avons collaboré avec les équipes de chaque site pour comprendre quelle était la meilleure marche à suivre pour chacun. Nous n'avons pas imposé la nouvelle technologie au personnel ou aux étudiants, mais nous leur avons montré ses avantages et les meilleures façons de l'utiliser. Nous nous sommes associés aux premiers utilisateurs pour encourager les plus réticents à franchir le pas."

Préparer l'avenir

Concernant l'avenir de l'université Heriot-Watt, Kathy compte migrer entièrement vers le cloud : "Notre objectif suivant est de promouvoir et intégrer davantage Dropbox Business dans nos travaux de recherche et d'identifier d'autres domaines où la solution pourrait être utile. Ensuite, nous allons renforcer la communication entre les campus en vue de favoriser la collaboration dans les environnements de formation, d'enseignement et de recherche. L'adoption du cloud offre des avantages considérables, notamment la possibilité d'intégrer et d'utiliser de nouveaux outils numériques. Plusieurs projets de ce type sont actuellement à l'étude."

Pour savoir comment Dropbox Education favorise la collaboration et facilite le travail des équipes de recherche, contactez nos experts.

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