Cristiano Fratini, le DSI du secteur public qui met à profit les outils de collaboration

Dans le privé comme dans le public, le défi des DSI reste le même : trouver des moyens de réduire les coûts et le gaspillage tout en améliorant les performances. La seule différence dans le secteur public est la pression exercée par les hommes politiques et les contribuables.

Mais pour Cristiano Fratini, DSI de AMGA Legnano, une entreprise de services publics chargée de l’entretien des conduites de gaz, de la gestion du ramassage des déchets et de l’entretien de la voie publique, cela a tout de même un avantage notable : lorsque vous faites les choses correctement, vous pouvez économiser des millions, et c’est exactement ce qu’il a fait.

Avec plus de 350 employés répartis dans tout le pays et des milliers de personnes à servir, AMGA n’a pas le droit à l’erreur.

Identifier les axes d’amélioration

Pour Cristiano et AMGA, la principale difficulté a été de rassembler les collaborateurs : « Nous n’avions pas de système unique permettant aux équipes de travailler ensemble ni de directives claires sur les bons outils à utiliser. »

« Aucun des responsables du secteur public ne nous avait indiqué quels outils de collaboration nous devions déployer, » continue Cristiano. « Par conséquent, les équipes, les fournisseurs et les partenaires utilisaient tous des outils différents. Nous avions beaucoup de mal à collaborer et nos équipes informatiques consacraient la moitié de leur temps à des tâches administratives. »

Il n’y avait aucune communication entre les outils, des informations se perdaient pendant les transferts et les workflows étaient démesurément longs. « Nos clients, des entités publiques telles que des villes ou des petites municipalités, en pâtissaient car les protocoles et les politiques variaient d’une région à l’autre, » explique Cristiano. « La disparité des systèmes et des processus nuisait grandement à notre efficacité. Nous devions tout recentraliser. »

Relever le défi de la collaboration

Le secteur public fait face à une autre problématique spécifique : l’âge plus avancé de ses employés qui pose problème en matière de formation et d’utilisation lors du déploiement de nouvelles technologies.

« Les employés d’AMGA et du secteur public ont en moyenne plus de 40 ans, » explique Cristiano. « Nous avions besoin d’outils faciles à déployer, simples à utiliser et qui seraient rapidement adoptés par nos équipes et l’ensemble de nos clients. »

De plus, la réglementation en matière de protection des données a changé avec l’entrée en vigueur du RGPD en mai 2018. « Nous avions désormais une nouvelle directive concernant le partage de contenu entre nos différents sites, partenaires et fournisseurs. Nous devions trouver un outil qui garantisse notre conformité. »

Pour relever ces défis et réunir son entreprise autour d’une même plateforme, Cristiano a déployé Dropbox Business. En tant que noyau collaboratif de l’entreprise, Dropbox a connecté l’ensemble des équipes et instauré une véritable culture de la collaboration.

Les résultats de Dropbox Business depuis son déploiement

Depuis qu’elle a déployé Dropbox, la société AMGA a révolutionné son mode de fonctionnement : « Nous disposons désormais d’un système homogène qui garantit la fluidité des opérations et un accès à tout le contenu dont nos collaborateurs ont besoin. »

« En tant que holding, nous devons pouvoir fournir un accès aux instructions et guides pratiques, » ajoute Cristiano. « Malgré des équipes très dispersées, Dropbox Business nous a aidés à relever ce défi et nous avons également pu améliorer drastiquement la qualité de nos services et notre rapidité d’intervention. »

En intégrant l’outil avec les systèmes existants, Cristiano a mis en œuvre une plateforme qui assurera le succès à long terme d’AMGA. « Nous avons réduit les temps d’inactivité et fait gagner un temps précieux à nos équipes informatiques en supprimant un grand nombre de tâches administratives. Nous disposons désormais d’une ligne directrice claire et de davantage de ressources pour nous concentrer sur nos services et nos clients. »