Préparer les universités à l’avenir : les conseils d’un expert

En janvier 2012, Drew Cook a été nommé directeur des technologies de l’information et de la communication de l’université de Lincoln, en Angleterre. Sa première mission était de développer une stratégie informatique alignée sur la stratégie globale de l’université.

Lors de notre entretien, Drew Cook a commencé par décrire une situation fréquemment observée dans le secteur de l’enseignement : de nombreuses décisions informatiques étaient prises sans tenir compte de la stratégie globale. « La stratégie informatique doit proposer une vision claire du futur et une feuille de route pour y parvenir », explique-t-il.

Il nous a ensuite expliqué comment il a réussi à relever ce défi et quelles leçons il a pu tirer de cette expérience, avant de livrer quelques conseils pratiques aux décideurs informatiques du secteur de l’enseignement.

Penser une nouvelle stratégie

Après de nombreuses années dans le privé, Drew Cook savait qu’une approche globale était nécessaire pour mettre en œuvre cette stratégie. Pour cela, Drew Cook et son équipe ont adopté les principes de l’architecture d’entreprise. « L’architecture d’entreprise a permis à notre équipe de développer une approche plus méthodique de l’université en tant qu’organisation, en tenant compte de sa structure, de sa gouvernance, de ses influences externes, de ses informations et de ses processus avant de déterminer les systèmes et technologies à développer », explique-t-il.

À partir de là, Drew Cook et son équipe ont pu résoudre chaque difficulté qui se présentait. Certains systèmes fonctionnaient bien individuellement et auraient même pu être considérés comme des solutions best of breed, mais le maillage inextricable de leurs intégrations bloquait toute visibilité sur les informations à gérer. De plus, avec l’augmentation de la population étudiante, les espaces physiques dédiés à l’enseignement étaient très prisés. Avec la construction de nouveaux bâtiments et la création de nouveaux départements, la demande en matériel audiovisuel et informatique a augmenté sur tout le campus. Une réflexion s’imposait afin de trouver des solutions alternatives et d’adopter une approche axée sur les services.

C’est une des raisons pour lesquelles l’abandon des solutions on-premise en faveur des services cloud a été envisagé. Selon Drew Cook, cette décision impliquait certaines précautions : « En plus d’apporter les fonctionnalités souhaitées, il fallait que ces solutions cloud et SaaS offrent une expérience utilisateur de qualité, de bonnes performances, une rentabilité satisfaisante et une complexité technique inférieure ou égale à celle du système existant. Elles devaient également répondre aux critères de l’université en matière de sécurité des informations, de technologie et de conformité. »

Mettre en œuvre la stratégie

À son arrivée à l’université, Drew Cook a trouvé une équipe informatique compétente et expérimentée, mais une structure organisationnelle trop axée sur la technologie. Cette structure créait des barrières artificielles au sein du département, où de nombreuses petites équipes évoluaient dans des silos technologiques. Il était nécessaire de supprimer ces silos afin de créer une seule équipe focalisée sur les services et qui comprenne les enjeux en matière d’apprentissage, d’enseignement, de documentation et de recrutement d’étudiants, plutôt que de s’en tenir simplement aux serveurs, au stockage, aux réseaux et aux bases de données.

Les principes de l’architecture d’entreprise ont permis à Drew Cook et à toute l’université de revoir les méthodes de déploiement et de distribution des services informatiques : « Au lieu de nous contenter de fournir des systèmes, nous avons pu assurer une cohésion des différentes composantes et proposer une stratégie numérique à l’échelle de l’université pour accompagner les étudiants et le personnel dans leurs tâches. »

« Je savais que nous devions tirer parti des technologies cloud offertes par des entreprises comme Dropbox, Microsoft et Google. Cette stratégie allait nous permettre d’offrir une gamme élargie de services à l’université et d’accroître les capacités de nos datacenters. Si un fournisseur propose une solution économique comprenant des applications, des services, une infrastructure et de l’assistance, pourquoi s’en priver ? », ajoute Drew Cook. C’est grâce à cette initiative que l’université de Lincoln peut offrir des outils de qualité et des services de pointe à toute la communauté universitaire.

Bilan et leçons à retenir

Même si la direction de l’université a compris et encouragé cette stratégie informatique, la tâche n’a pas été simple pour l’équipe de Drew Cook. C’est comme s’il avait fallu rénover une maison toujours habitée, où l’on ne pouvait pas se permettre de couper ni l’eau, ni le chauffage, ni l’électricité… « Notre travail sur la plomberie était apprécié, mais on n’hésitait pas à nous demander de faire un peu de décoration d’intérieur en parallèle ! Au fil de notre mission de fond, nous nous sommes donc efforcés de répondre à ces attentes secondaires, car les services rendus en cours de route ont contribué à nous assurer le soutien de l’ensemble de l’université à long terme. »

Il explique que les principes de l’architecture d’entreprise ont joué un rôle clé dans la réussite de cette nouvelle stratégie. « Cette approche consiste à décrire les services informatiques et les outils numériques en tant que services plutôt qu’en tant que technologies. Au sein de notre département, cette approche vous permet également de faire le lien, même indirectement, entre les tâches quotidiennes de l’équipe informatique et les services utilisés par la communauté universitaire. »

La complexité de gérer simultanément des solutions on-premise et des solutions cloud implique une révision de toute l’architecture technique. « Les solutions estampillées SaaS ne sont parfois que des solutions on-premise incluses dans un package d’hébergement géré et associé à une assistance classique et des frais de licence », explique Drew Cook. « Prenez le temps de discuter de la solution en détail avec le fournisseur pour vous assurer qu’il s’agit bien d’une solution SaaS et qu’il comprend les avantages (tant pour lui que pour son client) de ce modèle d’exploitation commerciale pour justifier une tarification sous forme d’abonnement. »

Cinq années se sont écoulées depuis le démarrage du projet. Drew Cook a eu le temps de réfléchir à sa réussite et d’envisager l’avenir. Nous lui avons demandé s’il avait un conseil à donner aux décideurs informatiques travaillant pour d’autres universités. Sa réponse a été très simple : « Ne misez pas tout sur un plan à cinq ans. La technologie progresse très rapidement, et les universités et le secteur de l’enseignement supérieur continuent d’évoluer. Élaborez une stratégie flexible. La présidente de notre université appelle cela l’université du XXIe siècle. Au fond, notre rôle est de participer à la création de cette nouvelle université et de proposer une expérience améliorée à tous les membres de la communauté universitaire. »