Nous sommes peut-être plus productifs en télétravail, mais il manque quelque chose

D’après une enquête récente de Cushman Wakefield réalisée auprès de 50 000 personnes, 75 % des employés déclarent pouvoir se concentrer efficacement sur leurs tâches professionnelles lorsqu’ils travaillent de la maison. Mais après cinq mois passés à tenter de s’adapter au travail à distance, beaucoup estiment que la productivité n’est peut-être pas le principal problème à régler.

Lorsque les bureaux ont fermé et que les employés ont commencé à installer leur espace de travail chez eux, certains étaient mieux préparés que d’autres. Les premiers à adopter le télétravail travaillaient dans des entreprises qui fonctionnaient déjà avec des outils tels que Zoom, Slack, Trello, Teams et Dropbox.

Ces habitués du travail à distance étaient déjà équipés pour une transition en douceur. Mais pour ceux qui découvraient la vidéoconférence et les outils de collaboration cloud, ce changement soudain a eu l’effet d’une douche froide.

Six mois plus tard, aimez-vous la liberté que vous offre le travail à la maison ou regrettez-vous les interactions en face à face ?

Nouvelle étude sur les tendances émergentes en matière de télétravail

Après avoir discuté en interne des avantages et des inconvénients du travail à la maison, nous avons voulu savoir comment s’adaptaient les employés d’autres entreprises et secteurs.

En tant que responsable de la recherche internationale chez Dropbox, Jen DiZio dirige l’équipe de recherche « New Frontiers ». En partenariat avec Amanda Gail Miller, chercheuse senior en design pour la ligne de produits Enterprise chez Dropbox, elle a souhaité découvrir les tendances émergentes en matière de travail à distance et les opportunités d’innovation produit.

Elles ont interrogé 4 000 personnes aux États-Unis, au Canada, en Australie, en France, au Royaume-Uni, au Japon et à Singapour dans les secteurs de la construction, de l’enseignement, de l’ingénierie, de l’architecture, de la finance, de la santé, des médias, de la technologie et de l’immobilier. Elles ont également interviewé 36 employés, dont la moitié était issue d’entreprises prônant depuis longtemps le télétravail et l’autre moitié issue d’entreprises qui y sont récemment passées.

Une série de questions leur ont été posées. Elles concernaient les outils utilisés pour communiquer avec les collègues avant et après l’épidémie de COVID, les outils utilisés pour les réunions virtuelles, les défis auxquels les employés ont dû faire face lorsqu’ils sont passés à la vidéoconférence, la façon dont ils ont tenté de créer une communauté et ce qui leur manquait le plus dans le travail au bureau.

Jen Dizio et Amanda Gail Miller ont ainsi découvert que le travail à distance pouvait effectivement augmenter la productivité, mais que le principal inconvénient restait l’absence d’un facteur plus difficile à mesurer : les interactions humaines.

« Il est faux de dire que les employés doivent se voir au bureau pour trouver de brillantes idées », explique Jen DiZio. « Vous ne décidez pas du projet de l’année en discutant à la machine à café. Pour nous, la vraie valeur de cet espace de collaboration, c’est que vous êtes plus présent et plus en phase avec les personnes des autres équipes. »

Selon Jen DiZio, ce sont ces moments qui forgent de vraies relations entre collègues. Sans ces interactions, nous nous retrouvons davantage cloisonnés dans nos rôles individuels.

« La technologie peut aider, mais de nombreuses études montrent qu’elle ne remplace toujours pas cette présence physique », explique-t-elle.

La technologie peut-elle évoluer pour combler le vide ?

D’après l’étude menée par Jen DiZio et Amanda Gail Miller, 41 % des employés estiment que les outils existants ne permettent pas de travailler de manière synchrone et spontanée.

Pour Amanda Gail Miller, la sécurité psychologique est l’un des facteurs essentiels pour créer un espace sain où créer des liens. Sans cette opportunité d’établir une confiance mutuelle, il est plus difficile pour les équipes de se sentir productives et utiles.

« L’instauration de cette confiance non quantifiable a simplement lieu, car il y a une connexion au niveau personnel », ajoute Jen DiZio. « Inévitablement, cela entraîne plus de collaboration. Plus vous faites confiance à quelqu’un, plus vous voulez travailler avec cette personne à l’avenir ».

« Nous avons également constaté que lorsque toute une entreprise travaille à distance, ce sentiment de confiance et de sécurité s’estompe naturellement avec le temps », explique Amanda Gail Miller. « Les entreprises habituées au télétravail compensent ce problème en organisant régulièrement des événements de team building où les employés créent des liens et les renforcent. »

La pandémie empêche les équipes de créer des liens en personne. Une nouvelle technologie devra donc être inventée pour surmonter ce sentiment croissant de distance émotionnelle.

« L’une des questions de notre étude était : comment développer des produits pour que les équipes distribuées créent des liens entre elles et établissent une relation de confiance ? Cela permettrait de contrecarrer l’effilochage des relations et comblerait un besoin important pour les organisations qui travaillent entièrement à distance. »

Selon Amanda Gail Miller, les recherches ont clairement montré que les solutions actuelles étaient conçues autour de la productivité et étaient de nature plus transactionnelle.

« Outre la confiance et la sécurité psychologique, les êtres humains ont également besoin de contexte lorsqu’ils font partie d’une équipe qui travaille à distance », explique-t-elle. « Pourquoi m’envoie-t-on ce document, où se place-t-il dans le workflow, que doit-on en faire, etc. Il est possible d’intégrer ce contexte aux outils de collaboration cloud. Il est également possible de créer des produits qui permettent de mener des sessions de travail créatives spontanées avec les collègues. »

Selon Amanda Gail Miller, du point de vue du produit, les entreprises doivent se poser deux questions clés :

1. Comment faciliter la continuité de ces relations de collaboration au sein du produit ?
2. Comment créer des solutions pour que les relations d’équipe ne s’effilochent pas comme elles le font actuellement ?

« Il y a quelque chose d’unique dans la création de liens en personne. Nous pourrions nous demander comment créer des solutions pour que les équipes ne soient pas aussi dépendantes de ces événements trimestriels en présentiel et pour que le sentiment de cohésion et de confiance au sein de l’équipe soit si fort qu’il serait inutile de se rencontrer en personne. »

Favoriser une collaboration synchrone spontanée

Dans les résultats de l’étude, Amanda Gail Miller constate que ce qui manque aux équipes à distance, c’est la possibilité de conceptualiser et « d’imaginer » ensemble de manière créative.

« Les solutions actuellement disponibles (MURAL, Google Slides, Figma) n’ont pas été conçues pour répondre à ce besoin. Chacun recherche des solutions très rapides, légères, simples et intuitives. L’idée d’un tableau blanc tactile qui permettrait aux équipes de collaborer spontanément à l’aide d’un iPad a fait surface. »

« Certaines équipes de design s’appuient beaucoup sur des outils comme MURAL », explique Jen DiZio. « Mais pour certains, le design a tendance à être chargé. L’outil est formidable pour les graphistes, mais beaucoup moins pour les autres créatifs. »

Et si beaucoup d’entre nous passent désormais plusieurs heures par jour en réunions Zoom, d’après Jen DiZio, nous recherchons souvent un espace de travail partagé ou un tableau blanc virtuel où nous pourrions tous noter nos idées en temps réel, comme nous le faisions auparavant sur un vrai tableau blanc.

Une autre idée a émergé de cette étude : la gestion automatisée du calendrier grâce à l’apprentissage automatique. Et si un logiciel d’intelligence artificielle créait automatiquement une réunion lorsqu’il détecte que deux collaborateurs travaillent sur le même projet ? Et si votre calendrier savait que vous n’avez pas été en contact avec certains collègues depuis un certain temps et ajoutait une réunion spontanée à leur emploi du temps ? Une autre idée a fait surface : une salle de pause virtuelle où chacun pourrait simplement rencontrer ses collègues et discuter avec eux pendant la journée.

« Grâce à un calendrier géré par l’intelligence artificielle, les membres d’équipes à distance pourraient discuter sans tenir compte des fuseaux horaires, à leur convenance et à leur discrétion, lorsqu’ils souhaitent entrer en contact avec des collaborateurs », explique Amanda Gail Miller. « Bien sûr, la ligne est mince entre le fait de forcer les gens à entrer en contact « parce qu’ils sont censés le faire » et le fait de fournir une plateforme pour établir des relations naturelles et spontanées. »

La clé sera de rassembler les gens en ajoutant un vrai sentiment d’interconnexion plutôt qu’une obligation de « parler boulot ». Selon Jen DiZio, l’un des points négatifs qui est souvent revenu dans les conclusions de l’étude, était que les réunions concernaient uniquement le travail. Et lorsque le sentiment d’interconnexion se perd, on se lasse des réunions.

Que pourrions-nous améliorer ?

« Nous devons notamment changer la perception de la productivité », explique Jen DiZio. « Aux États-Unis, lorsqu’on est au bureau, vous arrivez à 9h, vous finissez à 17h ou 18h et vous terminez vos projets. C’est comme cela que nous fonctionnons. Mais si vous pensez pouvoir terminer votre travail plus efficacement en dehors du bureau, pourquoi ne pas utiliser ce temps pour participer à des initiatives de diversité et d’inclusion, ou à d’autres causes. La productivité ne consiste pas juste à livrer un produit ou un projet, mais elle se définit de façon plus holistique, en prenant en compte la santé et le bien-être global de l’organisation. »

Amanda Gail Miller ajoute : « L’objectif de l’environnement de travail n’est pas seulement d’atteindre une productivité maximale. Les économistes ont essayé de quantifier de différentes manières la productivité au bureau durant tout le XXe siècle. Les psychologues organisationnels ont compris comment les équipes pouvaient travailler ensemble le mieux possible. Si cela a été étudié de manière approfondie dans les usines et les bureaux physiques, il s’agit d’une nouvelle frontière pour les organisations qui travaillent entièrement à distance. Nous ne sommes qu’aux prémices de nombreuses technologies étonnantes, de l’évolution de notre espace de travail et de notre façon de travailler. »