Création d’une plateforme mondiale : comment 1000heads sécurise la collaboration avec Dropbox
En tant qu’agence publicitaire, 1000heads aide ses clients à raconter leur histoire via les plateformes multimédias du monde entier.
Avec pour objectif de transformer la façon dont une marque s’exprime et fait parler d’elle, la société offre des conseils stratégiques et des services créatifs à certaines des marques les plus connues de la planète : Wella, Nando’s et Carphone Warehouse, pour n’en citer que quelques-unes.
Ainsi, lorsque Nick Smith a rejoint la société en tant que directeur des opérations informatiques et numériques et découvert que les équipes créatives utilisaient tout un éventail d’outils, il s’est immédiatement mis en quête d’une plateforme capable de rassembler tous les intervenants, d’éliminer les risques et de simplifier les workflows dans l’ensemble de l’entreprise.
Après avoir établi que 1000heads avait besoin d’une plateforme centralisée pour rapprocher les équipes et les clients, Nick a déployé Dropbox Business en vue de satisfaire les clients, de renforcer la sécurité et d’améliorer la collaboration. Voici ce qui s’est passé.
Nécessité de centraliser les technologies
“Lorsque j’ai commencé à travailler chez 1000heads, j’ai été surpris de découvrir une pile technologique fragmentée à travers nos différents bureaux internationaux”, explique Nick. “À Londres, les collaborateurs utilisaient SharePoint et OneDrive et stockaient certains fichiers sur site. Alors qu’à New York, les collaborateurs stockaient des fichiers sur site et utilisaient des comptes GSuite ou d’autres solutions personnelles. L’envergure de notre réseau était importante et complexe, ce qui engendrait des problèmes de versions de fichiers et de sécurité.”
Pour Nick, il a tout de suite été évident que l’entreprise avait tout à gagner à simplifier cet écosystème. Mais d’abord, il devait commencer par s’acquitter d’une tâche complexe : identifier l’emplacement de stockage de chaque document et dossier.
“Tout rassembler dans un lieu centralisé présente des avantages considérables en termes de sécurité et de fonctionnement”, poursuit Nick. “Dropbox était déjà utilisé de manière efficace dans d’autres bureaux régionaux et nous avons donc étendu ce déploiement afin de centraliser tous les documents.”
Depuis que l’agence 1000heads utilise Dropbox, elle a éliminé les outils superflus et les dépenses induites de son budget, fourni un lieu centralisé où les équipes peuvent se rassembler et collaborer et amélioré sa sécurité grâce à un contrôle accru au niveau des documents.
Intégration des clients et instauration de liens plus profonds
Les fonctionnalités complètes de sécurité et la technologie de chiffrement de Dropbox offrent un cadre sécuritaire solide à l’organisation, avec des fichiers sécurisés au repos grâce aux contrôles d’accès granulaires et en transit grâce au chiffrement.
“En tant qu’entreprise, nos clients et les services créatifs que nous leur offrons sont les éléments clés de notre fonctionnement”, explique Nick. “Et lorsque nous avons découvert qu’il était possible de créer des environnements partagés pour travailler ensemble de manière plus fluide, nous avons sauté sur l’opportunité.”
Désormais, créer un espace de travail collaboratif pour les clients et les équipes créatives de 1000heads est aussi facile que créer un nouveau dossier et intégrer de nouveaux membres d’équipe, qu’ils soient internes ou externes, où qu’ils se trouvent.
“Nous avons rapidement accéléré les délais de livraison des projets et amélioré le niveau de confiance et de compréhension auprès de nos clients en travaillant ensemble sur des données sensibles. Cela nous a permis d’optimiser le télétravail et d’assurer à la collaboration une visibilité et des contrôles de sécurité sans faille.”
Créativité et fluidité du travail
“La centralisation de tous les éléments dans une seule plateforme a simplifié et fluidifié la collaboration (même pendant la pandémie)”, déclare Nick. “Les équipes travaillant depuis la maison et dans le monde entier, la mise en place d’un espace centralisé a été cruciale.”
Les équipes n’ont plus besoin de mener des recherches pour trouver la dernière version d’un document et peuvent travailler ensemble en temps réel. Dropbox Paper commence également à être adopté plus largement dans l’entreprise pour partager des listes de tâches, échanger rapidement des idées et suivre des projets.
“Je ne souhaite pas prendre de mesures trop restrictives à l’encontre des outils que nos équipes créatives utilisent (après tout, le rôle du service informatique est de faciliter les choses)”, indique Nick. “Donc le fait que Dropbox s’intègre si ouvertement avec quasiment tous les principaux outils que nos équipes utilisent est réellement décisif. Plus besoin de télécharger, convertir, enregistrer et réimporter : tout se passe dans une plateforme sécurisée et centralisée.”
