HelloSign aide trois organisations à atteindre leurs objectifs

Quel est le point commun entre une organisation à but non lucratif anglaise, un outil numérique d’investissement immobilier allemand et un éditeur français de livres pour enfants ? La réponse est plus évidente qu’il n’y paraît.

The Growth Company, Exporo et Unique Heritage Media connaissaient des difficultés à rester efficaces face à la paperasse qu’elles devaient gérer. Entre les montagnes de documents et les heures perdues à demander des signatures, ces organisations a priori très différentes cherchaient toutes les trois à repenser leurs processus de signature.

Ce problème, empiré par la pandémie de COVID-19, devait être résolu, vite et bien. En implémentant l’API de signature électronique HelloSign à leur infrastructure existante, ces organisations ont constaté de nombreux avantages.

Le défi

Pour chacune de ces organisations, le processus de signature classique, entre la création des documents et leur stockage une fois signés, prenait entre quelques semaines et plusieurs mois.

Pour Juliette Zerah, directrice juridique et office manager chez Unique Heritage Media, c’est l’ampleur de la paperasse à gérer qui ralentissait les processus : « Chaque personne devait signer environ 20 documents par an, que ce soit de nouveaux contrats, des avenants, etc. »

Selon Louise Ryder, responsable des opérations commerciales chez The Growth Company, la situation n’était pas plus reluisante pour les accords de prêt : « Chaque demande de prêt se décomposait en sept étapes pour faire signer et renvoyer les demandes. Imaginez faire ça pour 10 000 dossiers par an. Nous devions répéter ce processus environ 200 fois par semaine. »

La pandémie de COVID a eu un impact négatif sur un processus déjà lent, comme l’explique Sören Krüger, responsable sécurité informatique chez Exporo : « Ces problèmes ont empiré avec la pandémie. Les processus impliquant des signatures à valeur juridique ont été encore plus ralentis. Nous risquions de compromettre des procédures critiques pour notre entreprise ».

Face à ce besoin urgent de changement, les trois organisations ont choisi d’intégrer l’API de signature électronique HelloSign à leur environnement. Voici les avantages qu’elles en ont tirés.

Des workflows simplifiés

Pour Louise Ryder, la procédure de prêt est infiniment plus rapide. « Avant, le requérant devait attendre deux semaines pour que l’argent lui soit viré. Aujourd’hui, ça se fait en quelques minutes. »

Unique Heritage Media a constaté des avantages similaires : « L’ensemble du processus peut maintenant se faire en un jour, alors qu’avant, il nous prenait entre deux et trois semaines », explique Juliette Zerah.

Le changement est aussi clairement visible chez Exporo : « [Nos équipes et nos investisseurs] ont tous constaté à quel point les signatures sont plus rapides. Encore plus que ce à quoi nous nous attendions ! » Selon Sören Krüger, l’entreprise peut désormais mener à bien une campagne d’emailing en seulement quatre heures.

Une plus grande efficacité

Cette importante réduction des heures de travail consacrées à la signature a permis d’optimiser d’autres aspects de l’activité. « Nous avons économisé beaucoup d’argent, » constate Sören Krüger. « Nous avons réduit l’utilisation des documents papier, des dossiers et des enveloppes, mais aussi le temps de travail nécessaire pour traiter ces documents. »

Pour The Growth Company, l’impact sur le staffing a été considérable : « Faire signer les formulaires mobilisait auparavant quatre personnes. Aujourd’hui, il en suffit d’une. Les trois autres peuvent se consacrer à d’autres tâches plus productives dans mon service ! »

Unique Heritage Media a aussi pu réorganiser ses équipes plus efficacement, comme l’explique Juliette : « Nous avons gagné beaucoup de temps, et nous pouvons nous consacrer à d’autres projets. »

Des clients ravis

Le troisième avantage ? Des clients heureux. « C’est sûr, économiser de l’argent est important pour une entreprise, » admet Louise Ryder. « Mais pour qu’elle survive réellement, tous les changements que vous apportez doivent avoir pour but de profiter au client. »

Heureusement pour ces trois organisations, c’est exactement ce qu’a permis HelloSign. « Nos partenaires nous informent qu’ils ont viré l’argent au client avant même que ce dernier ne soit au courant que son prêt a été approuvé. C’est dire la rapidité du système, » poursuit-elle.

Pour Juliette Zerah, le passage à HelloSign s’est fait très simplement : « Je pensais que nos employés auraient plus d’appréhensions et de questions, mais en fait, ils n’en ont exprimé aucune ! » Sören Krüger constate un avantage plus large pour son entreprise : « Nous avons franchi une nouvelle étape vers le tout digital. Le changement a été bien accueilli par nos équipes comme nos clients, ils ont tous constaté à quel point les signatures sont plus rapides. »

Des workflows fluides avec HelloSign

Au vu de tous ces avantages, il n’est pas étonnant que ces trois organisations prévoient d’utiliser encore plus HelloSign à l’avenir. Exporo a déjà développé l’utilisation de l’outil à trois cas d’usage distincts, tandis que Unique Heritage Media prévoit de le déployer dans le reste de l’entreprise.

Quand on sait qu’une étude mondiale d’IDC prédit une croissance de 22 % pour le secteur de la signature électronique dans les 5 ans à venir, on peut dire que ces organisations ouvrent la voie. Nous laissons le soin de conclure à Sören Krüger d’Exporo: « Plus vite vous commencerez à utiliser HelloSign, plus vite vous en constaterez les avantages. Vous serez surpris par les résultats. »

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