Comment Transmission a rassemblé son équipe créative sur une plateforme collaborative
Lorsque vous collaborez sur plus de 7 500 documents chaque jour, comptez presque 350 employés répartis dans le monde entier et créez jusqu’à 15 To de contenu créatif chaque mois, travailler ensemble de manière fluide depuis n’importe où est la priorité numéro un.
C’est pourquoi Transmission, une agence de marketing créatif internationale, a déployé Dropbox Business pour favoriser la collaboration. Aujourd’hui, l’entreprise assure l’organisation de documents et gère la sécurité des créations pour des centaines de marques de renommée mondiale.
Mais cela n’a pas toujours été aussi simple.
Une croissance rapide dans de nouvelles régions, l’inévitable ralentissement des workflows inhérent à l’utilisation de différents outils dans différents endroits et enfin l’apparition d’une pandémie sont autant d’obstacles qu’il a fallu surmonter.
Pour savoir comment l’agence a surmonté ces difficultés et obtenu le prix de la plus grande agence B2B de l’année, nous avons parlé à Alex Wares, directeur général pour le Royaume-Uni de Transmission.
Nécessité d’une plateforme de collaboration centralisée
“En tant qu’agence créative, il est essentiel de continuellement innover et favoriser la créativité”, explique Alex. “Si vous ne parvenez pas à suivre le rythme de l’innovation ou si vos créations sont de médiocre qualité, les clients iront voir ailleurs.”
À mesure de notre implantation dans de nouvelles régions, nous avons commencé à remarquer que les workflows devenaient plus complexes, que nos processus étaient un peu plus fragmentés et que le respect des délais pour la livraison des projets représentait une contrainte excessive pour nos équipes créatives.
C’est un problème récurrent pour les organisations qui se développent rapidement, surtout à l’international. De nouveaux bureaux se sont ouverts, de nouveaux clients ont été intégrés et de nouveaux outils ont été déployés dans les différentes régions pour faciliter le travail.
Nous nous sommes immédiatement aperçus que travailler dans ce réseau déconnecté d’outils disparates ne faisait qu’entraver la créativité, la collaboration et la conformité”, explique Alex.
“Nous passions un temps précieux à conserver différentes versions de fichiers, convertir des documents et utiliser différentes plateformes au lieu de finaliser les projets pour nos clients. Il était nécessaire de tout centraliser.”
Des équipes libres de travailler comme elles le souhaitent
Malgré la nécessité d’harmoniser les habitudes de travail, Transmission n’a pas voulu imposer à ses équipes créatives les outils qu’elles pouvaient ou non utiliser dans le processus de création.
“Un des plus grands défis qu’une entreprise doit relever est de trouver l’équilibre entre liberté et sécurité”, précise Alex. “Un des modes opératoires de notre organisation est de laisser la part belle à la curiosité et de rompre avec les conventions : trouver de nouvelles façons de résoudre les problèmes.”
“Nous devions donc trouver une solution qui offrait à la fois une sécurité totale des documents tout en étant assez flexible pour que nos équipes puissent collaborer sans restriction avec leurs outils de prédilection.”
Après avoir évalué un certain nombre de fournisseurs cloud, Dropbox a été sélectionné pour son niveau de sécurité élevé, ses intégrations fluides avec les principaux outils comme Adobe et ses fonctionnalités de collaboration inégalées.
Il y a en plus l’avantage de Dropbox Paper”, ajoute Alex. “Nos équipes peuvent maintenant échanger rapidement des idées, partager des listes de tâches et suivre des dossiers avec leurs collègues et clients en toute simplicité.
Croissance conforme et sécurisée
Étendre ses activités dans de nouvelles régions est très risqué. De nouvelles habitudes, de nouveaux clients, de nouveaux modèles de fonctionnement et de nouvelles réglementations sont à prendre en compte et à respecter.
Par exemple, les réglementations du RGPD répandues en Europe ne peuvent se comparer à celles d’aucune autre région du monde. Du fait de son travail avec des données client sensibles (souvent sous embargo), la conformité et la sécurité étaient un élément essentiel de toute solution pour Transmission.
Nous avons développé un produit basé sur la vente sociale, l’hyper-personnalisation Web et la génération de prospects, dont l’utilisation s’est répandue grâce à la pandémie”, déclare Alex.
“Son succès nous a permis d’investir dans de nouveaux domaines et de nous développer. Cette croissance s’est accompagnée d’une plus forte demande en termes de sécurité et de critères de conformité auxquels nos outils devaient se conformer. Dropbox est la réponse idéale. Et plus encore, il agit comme un véritable aimant envers certains clients : la simple mention des normes de chiffrement de Dropbox suffit à les rassurer sur la sécurité de leurs données.”
En centralisant les données, Transmission est capable d’appliquer des contrôles d’accès granulaires à chaque document et dossier, appliquant ainsi les niveaux de sécurité les plus élevés à toute l’organisation. “Nos équipes créatives savent maintenant où trouver les documents, elles savent qu’elles disposent de la dernière version et elles peuvent collaborer à leur rythme pour répondre aux exigences des clients et rester aussi innovantes que possible”, indique Alex.
