10 conseils pour mieux gérer vos notifications

Les notifications sont un outil précieux quand elles reflètent vos priorités, mais peuvent devenir problématiques quand elles vous interrompent ou vous distraient au mauvais moment. Et si vous passiez en revue l’ensemble de ces alertes pour mettre chaque signal sonore, chaque icône et chaque vibration au service de votre travail et de votre bien-être ? Voici comment procéder.

1. Rangez votre téléphone et oubliez-le

Le caractère imprévisible des notifications peut les rendre aussi addictives que des machines à sous. Ceci explique pourquoi nous passons tant de temps à consulter nos smartphones, même lorsque cela peut nuire à notre bien-être, nous faire perdre du temps, voire perturber notre vie de couple. Si vous n’arrivez pas à résister à la tentation, laissez votre téléphone dans le coffre de votre voiture quand vous prenez le volant, dans la cuisine quand vous allez vous coucher ou chez vous quand vous sortez dîner en amoureux.

2. Sachez distinguer ce qui est urgent du reste

Les notifications nous incitent à réagir à tout, tout le temps. En réalité, ces alertes ont des niveaux d’importance et d’urgence très variables. Bien sûr, il faut être réactif quand votre équipe a besoin d’une validation dans des délais serrés, et il serait dommage d’oublier qui vous aviez prévu d’appeler à 11h30, mais certains résultats sportifs peuvent sans doute attendre… La matrice d’Eisenhower est une méthode efficace pour vous aider à identifier ce qui est important selon le moment de la journée.

3. Ajustez vos notifications à vos priorités

Une fois vos priorités définies, vous pouvez paramétrer un son ou un type de notification différent par application. Par exemple, utilisez des sons, des icônes ou des vibrations pour les notifications urgentes. Les notifications importantes, elles, peuvent être visuelles, mais silencieuses. Toutes les autres alertes peuvent être supprimées. Pensez aussi à désactiver vos notifications concernant des loisirs pendant la journée.

4. Regroupez les applications par rôle et par importance

Tout ce qui est important n’est pas forcément urgent. Pour mieux distinguer l’essentiel du superflu, regroupez vos applications par thème, comme « travail », « transports », « famille », « rencontres », « loisirs », « voyages », « santé », etc. Vous pouvez aussi les classer par objectifs, que vous souhaitiez perdre du poids, faire vos chiffres de vente mensuels ou écrire un best-seller. Les notifications peuvent ainsi être activées par groupe d’applications pour favoriser une activité ou un objectif prioritaire sans vous laisser distraire par le reste.

5. Créez des périodes sans notifications

Les périodes sans notifications sont parfaites pour des séances de travail intensif liées à des tâches décisives. Lorsque vous travaillez sur votre ordinateur, déconnectez-vous de Facebook et d’Instagram, puis désactivez toutes les alertes sonores ou visuelles provenant de vos SMS, e-mails, outils de collaboration et rappels de votre agenda. Sur votre téléphone, activez le mode avion ou « Ne pas déranger ». Vous pourrez alors profiter de cette bulle pour être pleinement présent et mener à bien votre travail.

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6. Cessez de consulter vos e-mails en dehors de vos heures de travail

Pour beaucoup d’entre nous, les e-mails incessants constituent l’aspect le plus problématique de la gestion des notifications. Les études prouvent d’ailleurs qu’ils ont un réel impact négatif sur nous. Outre qu’ils nous forcent à rester disponibles à toute heure du jour ou de la nuit, ils nous donnent aussi des informations auxquelles nous ne sommes pas en mesure de réagir en dehors de nos heures de travail, ce qui génère un stress impossible à apaiser. Pour cette raison, le meilleur moment pour consulter vos e-mails (et activer vos notifications) correspond à vos heures de travail, pendant lesquelles vous avez les moyens d’y répondre efficacement.

7. Offrez-vous quelques jours sans notifications

Faites l’expérience d’une journée, voire une semaine, sans aucune notification. Avez-vous raté un problème qu’une alerte vous aurait permis d’éviter ? Les actualités de vos amis ou les chiffres de la bourse vous ont-ils manqué ? Ou avez-vous eu l’impression d’avoir la paix ? Quelles sont les notifications auxquelles vous n’avez même pas songé ? Tirez les conclusions de votre expérience et ajustez vos notifications en conséquence.

8. Fixez des limites et respectez-les

Dans ce monde ultraconnecté, le travail trouve mille et une manières de s’inviter dans notre vie personnelle, malgré toutes nos résolutions. Si vous n’adoptez pas une pratique régulière de la déconnexion, votre travail et votre qualité de vie peuvent en souffrir. À l’inverse, être pleinement présent chez vous et au travail vous rendra à la fois plus efficace et plus agréable à vivre. Fixez des limites fermes entre travail et loisirs. Paramétrez vos notifications pour vous aider à respecter ces limites afin que cette autorégulation vous coûte le moins d’énergie possible.

9. Informez les autres de vos priorités

Une fois vos limites fixées, informez-en vos collègues et vos proches. Pour le travail, vous pouvez par exemple mettre en place une réponse automatique indiquant « Cette messagerie est active entre 10h et 17h, du lundi au vendredi. Merci de votre patience ! » Vous pouvez également signaler à vos collègues qu’aucun appareil n’est autorisé dans votre famille après 19h, ce qui vous évitera de vous sentir obligé de répondre 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

10. Intégrez la gestion des notifications à vos habitudes

Vous ne devez pas vous contenter de gérer vos notifications une seule fois, mais en faire une pratique quotidienne. Comme vos outils et applications de travail, vos besoins personnels et vos engagements professionnels changent constamment. Appliquez ces stratégies au moins une fois par semestre pour réévaluer vos notifications et les adapter à vos objectifs et priorités.

Lorsque vos priorités professionnelles et personnelles sont clairement définies, les notifications peuvent devenir un allié précieux. À terme, vos collègues, vos clients, votre famille et vos amis apprécieront votre capacité à diviser clairement votre temps. Vous profiterez également de moments de paix bénéfiques pour votre créativité.

Sage Cohen est l’auteure des ouvrages Fierce on the Page, The Productive Writer et Writing the Life Poetic, et du recueil de poèmes Like the Heart, the World. Depuis la création de sa société Sage Cohen Global en 1997, elle n’a cessé de développer des solutions pour favoriser la communication, la pédagogie et l’émancipation dans les entreprises et la société en général.