Virtual-First : comment soutenir votre équipe — Dropbox Business Blog France

Virtual-First : comment soutenir votre équipe
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3. décembre 2020 — 15 min de lecture

Virtual-First : comment soutenir votre équipe

Le monde du travail évolue à une vitesse vertigineuse. Les règles et les attentes en la matière fluctuent, et cela peut être déroutant. Chez Dropbox, nous passons au modèle Virtual-First, ce qui signifie que le travail à distance (en dehors d'un bureau) sera la principale façon de travailler pour tous les employés, avec des rassemblements en personne réservés à la collaboration en équipe (dès qu'il n'y aura plus de risques sanitaires). Nos habitudes sont bouleversées, mais nous apprenons à nous adapter petit à petit. Nous avons rédigé quelques conseils basés sur nos expériences qui vous permettront de vous adapter à ce nouveau mode de travail. Voici notre série Virtual-First, que nous viendrons alimenter au fur et à mesure de nos découvertes. pouvez consulter les autres articles concernant la boîte à outils Virtual-First ici :


Pas besoin d'être un haut dirigeant pour avoir un impact sur le bien-être et la productivité de votre équipe. Nous allons vous expliquer comment chacun peut aider son équipe à s'épanouir en télétravail, des nouveaux employés aux managers en passant par les contributeurs individuels.

Faites de la diversité, de l'équité et de l'inclusion des priorités

Les entreprises qui soutiennent la diversité ont tendance à fonctionner plus intelligemment. Cela a également un impact positif sur leurs performances. Chez Dropbox, nous nous engageons à soutenir la diversité, l'équité et l'inclusion dans l'ensemble de l'organisation. Nous pensons que la diversité devrait être une priorité dans toutes les entreprises.

Veillez à la diversité des membres d'équipe

Le processus de recrutement permet de veiller à la diversité de votre équipe. Engagez-vous à recevoir au moins une femme et un candidat issu d'une minorité sous-représentée lors de vos entretiens pour des postes à pourvoir, surtout pour les postes senior (la règle Rooney). Le modèle de travail distribué peut aider les entreprises à atteindre cet objectif et à réunir une main-d’œuvre plus diversifiée en recrutant des employés provenant de différentes régions et de différents secteurs.

  • Recherchez la différence. Plutôt que de demander des recommandations à vos amis, essayez d'étendre vos recherches. Recherchez des personnes qui ne font pas partie de votre communauté.
  • Utilisez un langage inclusif. Lorsque vous rédigez des descriptions de poste et les avantages associés, évitez tout langage ciblant un profil particulier. Par exemple, pour beaucoup de gens les formules "capable d'endosser de hautes responsabilités" et "pour qui les résultats comptent" sont des qualités masculines, alors que "sociable" est un terme typiquement considéré comme une qualité féminine. Ne renforcez pas ces stéréotypes. Évitez les expressions extrêmes ou vagues du type "rockstar" dans vos intitulés. Textio est un logiciel qui vous aidera à rédiger de manière inclusive.
  • Créez un plan recrutement. Pour veiller à la diversité de votre équipe, évaluez d'abord ce qui fonctionne bien actuellement et les points qui pourraient être améliorés.

Développez et soutenez votre équipe de manière équitable

Passer à un environnement de travail Virtual-First implique de s'engager davantage en matière de développement et de soutien.

  • Affectez les tâches de manière juste. Si vous managez des équipes, prenez 30 minutes pour passer en revue leurs projets tous les six mois. Jetez un œil à la participation de chacun à chaque projet et à la répartition des tâches que vous aviez définie. Avez-vous tendance à confier les projets prioritaires ou créatifs à une personne spécifique (par exemple à l'employé qui s'exprime le plus) ? Y aurait-il possibilité de répartir le travail plus équitablement ?
  • Encouragez les personnes issues de minorités sous-représentées à poser leur candidature à des postes haut placés, à des programmes de développement internes et à des récompenses externes le cas échéant. Ce type de soutien est important pour tous, mais il est particulièrement essentiel pour les minorités évoluant dans un environnement de travail où elles ne sont pas majoritaires.
  • Veillez à mener des évaluations de performances équitables. Pour éviter au maximum tout préjugé inconscient lors de vos évaluations, concentrez-vous sur les performances de l'employé par rapport aux exigences de son poste et incluez des exemples concrets pour appuyer vos commentaires. Évitez d'utiliser un langage vague et subjectif ou de décrire des traits de personnalité innés (par exemple : travailleur, consciencieux, leader né).
  • Faites attention aux "tâches subalternes". La prise de notes, le développement des relations et l'organisation sont des tâches qui ont tendance à être confiées aux femmes de manière disproportionnée. Si vous remarquez qu'une personne en fait beaucoup plus qu'elle ne le devrait, proposez-lui de l'aider ou demandez à un autre membre de l'équipe de le faire.
  • Faites de vos réunions des espaces inclusifs. Consultez la section Devenez un as des réunions pour obtenir des conseils et découvrir comment éliminer les préjugés lors de vos sessions, séances de brainstorming et chats Zoom.

Développez votre quotient diversité-équité-inclusion

Apprendre à reconnaître et à éliminer les préjugés est essentiel pour créer un environnement de travail sain. Pour ce faire :

  • Suivez les formations appropriées. Chez Dropbox, nous encourageons tous les employés à suivre des formations comme celles sur les principes de base de la diversité-équité-inclusion et sur le leadership inclusif, et à assister à des interventions comme celles de notre série Truth and Reconciliation. Nous espérons que chacun a accès à des programmes similaires.
  • Rejoignez un ERG. Les ERG (Employee Resources Groups) sont des groupes dirigés par des employés qui proposent des programmes de développement professionnel et de mentorat pour les minorités sous-représentées.
  • Apprenez à reconnaître les préjugés. Identifier les préjugés inconscients qui pourraient vous influencer est une tâche difficile, du fait même qu'ils sont inconscients. Mais ce n'est pas impossible, et c'est primordial. Voici quelques conseils pour commencer.
  • Étendez votre cercle social. Ne vous contentez plus de communiquer uniquement avec les personnes que vous connaissez bien. Essayez de diversifier votre cercle ou de rejoindre un groupe d'intérêt sur Slack. Cela vous permettra de développer des liens avec des personnes à qui vous n'adressez pas habituellement la parole.

Soyez un super collègue

Les performances des équipes dépendent de la qualité des relations entre leurs membres et de la clarté de leur vision. Dans un environnement asynchrone, avoir des objectifs, des valeurs et des rôles clairement définis constitue l'un des moyens les plus sûrs de donner des super pouvoirs à votre équipe.

Soyez digne de confiance

La confiance est le pilier d'une équipe qui fonctionne. Des équipes qui se font confiance ont plus de facilités à régler les conflits, à s'engager à atteindre leurs objectifs et à prendre leurs responsabilités. Faites ce qu'il faut pour développer un climat de confiance avec votre manager et votre équipe : soyez honnête (même si cela vous met mal à l'aise), authentique et bienveillant.

Trouvez des valeurs communes

La communication et la prise de décision se mettent souvent en place de manière organique dans une équipe. Les définir peut vous aider à établir des relations solides avec votre équipe et à créer des conditions idéales pour collaborer. Un kit dédié à ce sujet est un bon point de départ.

Clarifiez votre vision et vos objectifs

Les équipes qui fonctionnent savent où elles vont et pourquoi. Si vous ne comprenez pas la vision ou les objectifs de votre équipe, n'hésitez pas à poser des questions. Demandez à votre responsable de vous expliquer la stratégie de l'entreprise en termes simples, ou suggérez la mise en place d'une charte d'équipe.

Définissez les rôles et les responsabilités 

Même les équipes les plus soudées peuvent faire face à des impasses en cas de décision difficile à prendre. Pour ne pas perdre votre élan, attribuez des tâches précises à chaque employé avant le début du projet. Nous apprécions particulièrement le modèle DACI :

Responsable : personne responsable du projet. Elle ne fait pas tout le travail, mais rassemble les parties prenantes, communique sur l’avancement et transmet ses recommandations à l’approbateur.

Approbateur(s) : une ou plusieurs personnes responsables des résultats du projet. Lorsque le responsable présente ses recommandations, l’approbateur donne une décision finale.

Contributeurs : individus possédant l'expertise et les connaissances nécessaires, pouvant peser dans la décision. Ils aident le responsable à formuler une recommandation réfléchie, mais ils n'ont pas le pouvoir de bloquer la décision.

Dans la boucle : personnes touchées indirectement par la décision, qui en sont informées régulièrement.

Devenez un expert du feedback 

Si vous remarquez que l'un des membres de votre équipe pourrait faire quelque chose pour avoir plus d'impact, il est essentiel de lui faire savoir de manière respectueuse et constructive. Lorsque vous donnez ou que vous recevez du feedback :

  • Rattachez-le à la réussite à long terme de votre équipe, pas à des problèmes mineurs ou subjectifs. "Suzanne pourrait avoir plus d'impact si elle aidait son équipe à définir ses priorités" est un feedback plus constructif que "Je ne comprends pas son humour".
  • Concentrez-vous sur les comportements, pas les traits de caractère. "Gabriel serait plus persuasif s'il parlait plus fort et s'il regardait les gens dans les yeux pendant ses présentations" est un feedback constructif, contrairement à "Gabriel manque de prestance".
  • Lorsque vous recevez du feedback, commencez par écouter. Avant d'intervenir pour exprimer votre désaccord, veillez à bien comprendre ce qui vous est reproché. En cas de doute, posez la question suivante : "Pouvez-vous m'en dire plus à ce sujet ?".

Gérez les conflits comme un pro 

Lorsque vous travaillez en étroite collaboration avec d'autres personnes, des conflits surviennent naturellement de temps en temps. Voici comment les gérer de manière constructive :

  • Rappelez-vous que les conflits, lorsqu'ils sont gérés de manière saine, peuvent aider votre équipe à se développer (et à trouver des solutions créatives ensemble).
  • Mettez-vous d'accord sur certains principes. (Par exemple, toutes les idées sont valides et respectées, aucune attaque personnelle, séparer la personne de son poste, une personne intervient à la fois.)
  • Admettez l'existence du conflit et parlez-en. Ne le laissez pas s'envenimer : "J'ai senti que vous étiez frustré par mes propos pendant notre dernière réunion. J'étais frustré moi aussi ! J'aimerais être sûr de vous comprendre. Pourrait-on en discuter ?".
  • Lorsque quelqu'un parle, écoutez attentivement avant de réagir.
  • Pendant votre discussion, essayez d'identifier le problème sous-jacent ensemble.
  • En cas d'erreur, présentez des excuses sincères.
  • Une fois tous les avis exprimés, mettez-vous d'accord sur la suite.

Si le conflit concerne une décision importante, nous vous recommandons d'adopter cette approche : le Disagree and Commit.

Posez-vous des questions régulièrement

Cette attitude vous permettra d'apprendre continuellement. Même s'il peut être relaxant de suivre intuitivement le fil de ses réflexions, les approches structurées sont particulièrement productives :

  • Vous rencontrez un problème récurrent avec votre équipe ? Essayez d'appliquer l'approche des cinq pourquoi pour en identifier les causes profondes.
  • Vous démarrez un gros projet ? Animez une réflexion préalable pour parer aux risques éventuels.
  • Un projet vient de se terminer ? Faites une rétrospective rapide pour discuter de ce qui s'est bien passé et de ce que vous pourrez améliorer la prochaine fois.

Dirigez avec sagesse

Les principes d'une gestion efficace changent rarement. Mais lorsque le travail est virtuel, leur absence est d'autant plus remarquée. Si vous tenez un poste de responsable, voici comment créer un espace rassurant vecteur d'excellence.

Apprenez à connaître vos collaborateurs

Prendre le temps de comprendre ce qui fait réagir vos N-1 (et leurs N-1) vous permettra d'établir facilement des relations solides avec eux. Tâchez d'en découvrir plus sur eux :

  • Quels sont leurs points forts et les points à développer ?
  • Quels modes de communication et de travail affectionnent-ils ? Demandez-leur de remplir un document du type “Travailler avec moi” pour en savoir plus.
  • Quelle est la configuration actuelle de leur espace de travail à distance ? Qu'est-ce qui fonctionne bien ou non pour eux ?
  • Quels sont leurs objectifs et leurs aspirations de carrière pour cette année ?

Créez un environnement psychologique sécurisant 

En tant que leader, créer un climat de confiance au sein de l'équipe devrait être une priorité. Lorsque l'on ne se croise pas dans les couloirs, cela demande un peu plus d'efforts. Voici quelques moyens d'y parvenir :

  • Intégrez vos collaborateurs dans la conversation, en demandant par exemple : "Qu'en pensez-vous, Lucie ?" ou "Qu'est-ce qui vous préoccupe ?".
  • Prenez l'habitude de demander quelle aide vous pouvez apporter.
  • Écoutez activement lorsque l'on vous parle (au lieu de penser à autre chose ou d'interrompre votre interlocuteur).
  • Admettez vos erreurs (et faites part aux autres de ce que vous en avez retiré).
  • Proposez de nouvelles idées et encouragez les membres de votre équipe à faire de même.
  • Montrez l'exemple : donnez à vos collègues le bénéfice du doute.

Devenez un bon coach

En tant que manager, il peut être tentant de croire que vous devriez détenir toutes les réponses, ou que vous devriez toujours intervenir pour résoudre les problèmes de tous vos employés. Mais pour aider les gens à apprendre et à se développer, c'est la casquette de coach qu'il vous faut porter : donnez-leur des conseils qui donnent à réfléchir et proposez-leur des structures sur lesquelles ils pourront s'appuyer plutôt que de leur répéter simplement des instructions, cela peut être plus efficace. Cette recommandation vaut d'autant plus dans les environnements en rapide évolution, comme dans un contexte Virtual-First. Voici quelques conseils pour devenir un meilleur coach :

  • Posez des questions ouvertes. Lorsqu'une personne vient vous parler d'un problème, aidez-les à y réfléchir de façon critique. Ne vous contentez pas de leur dire quoi faire. Commencez par lui poser des questions comme : "À quelle solution avez-vous déjà pensé ?", "Quels sont les points essentiels à connaître ?" et "Si vous aviez une baguette magique, que feriez-vous ?".
  • Clarifiez les objectifs. Pour avoir un impact, votre équipe doit savoir où elle va, ce qu'elle doit viser. Aidez vos N-1 à voir le projet dans sa globalité en définissant des objectifs adéquats et en posant ce type de questions lors de vos entretiens individuels : "Qu'est-ce qui importe le plus dans cette situation ?" ou "Avec quoi voulez-vous repartir de cette conversation ?".
  • Devenez un expert du feedback. Comme tout bon coach, votre travail est de créer une culture où le feedback est régulier (et non pas seulement donné annuellement lors des évaluations de performances). Pour donner un feedback constructif, essayez de décrire la situation, le comportement et son impact. "Pendant la réunion de ce matin, j'ai remarqué que vous n'aviez pas réussi à répondre aux questions concernant deux de vos diapositives, et certains de vos chiffres étaient inexacts. Je suis inquiet pour la réputation de notre équipe."
  • Donnez la priorité au développement. En tant que responsable, l'un de vos objectifs les plus importants est d'aider les membres de votre équipe à se développer. Encouragez-les à faire des plans de développement personnel, et programmez des rendez-vous pour parler de leur carrière deux fois par an.

Reconnaissez les comportements méritants et récompensez-les

Du feedback positif est tout aussi constructif que du feedback négatif. Si vos N-1 se comportent de manière exemplaire, faites-leur savoir. Pour ce faire :

  • Faites un commentaire spécifique et concret. "J'apprécie vraiment la rapidité avec laquelle vous avez ficelé cette présentation. Malgré ce délai très serré, vos arguments étaient clairs et persuasifs. Merci de si bien représenter notre équipe !". C'est mieux qu'un simple : "Bon travail !".
  • Gardez une trace officielle. Donner du feedback en temps réel est important, mais n'oubliez pas de le documenter dans les évaluations de performances.
  • Rendez le feedback plus ludique. Utilisez les moyens de reconnaissance informels habituels de votre entreprise pour remercier un bon élément et lui montrer votre appréciation.

Encouragez l'autonomie

Si exercer une forme de contrôle mène à l'obéissance, encourager l'autonomie développe l'engagement. Encouragez votre équipe en lui faisant savoir que ce qui vous importe plus que la quantité de travail qu'ils abattent, c'est l'impact de ce travail. Donnez-leur les outils dont ils ont besoin (une mission claire, un feedback encourageant) pour atteindre leurs objectifs. Puis encouragez-les à réfléchir de manière critique aux moyens d'y parvenir.

Soyez réactif

Une étude suggère que la réactivité dont les managers font preuve pour répondre à un e-mail est un facteur de prédiction très fiable du niveau de satisfaction de leurs employés. Même s'il n'est pas plus approprié pour vous en tant que responsable que pour vos employés d'être toujours connecté, l'attention que vous leur portez compte. Entretenez une communication saine avec votre équipe. Répondez à ses demandes dans un délai raisonnable. Définissez une cadence régulière et tenez-vous-y. Cela montrera que c'est important pour vous, et aidera votre équipe à avancer.

Proposez votre aide

De nombreuses réunions manquées, des délais non respectés et une participation inexistante sont des signes d'épuisement professionnel. Si un membre de votre équipe éprouve des difficultés, faites preuve de soutien. (Remarque : En cas de problème personnel sérieux ou de performances réellement insatisfaisantes, contactez les ressources humaines.)

 

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