Sept façons dont les équipes marketing peuvent utiliser Dropbox plus efficacement

Dropbox est bien plus qu’une solution pratique pour échanger des fichiers avec des collègues. Vous pouvez l’utiliser pour envoyer et recevoir des documents confidentiels, adresser des commentaires à vos collaborateurs ou prestataires externes, présenter les résultats d’une session de brainstorming, et bien plus encore.

Voici sept façons dont les professionnels du marketing peuvent exploiter pleinement les fonctionnalités Dropbox.

1. Recevoir les propositions d’agences ou de freelances
Vous souhaitez recevoir les propositions de création de plusieurs agences ou designers freelance via Dropbox, mais vous ne voulez pas leur donner accès à un dossier partagé où ils pourraient consulter les travaux de leurs concurrents ? La fonctionnalité de demande de fichiers est faite pour vous.

Envoyez une demande de fichiers depuis votre compte Dropbox.com aux personnes concernées. Pour cela, il vous suffit de saisir les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez demander des fichiers. Vous recevrez tous les fichiers dans un dossier unique auquel vous seul pourrez accéder. Pas besoin d’ouvrir le dossier toutes les cinq minutes pour voir si des fichiers vous ont été envoyés, puisque vous recevez une notification à chaque ajout. De plus, l’expéditeur peut envoyer ses fichiers même s’il ne possède pas de compte Dropbox.

2. Préparer une nouvelle campagne ou planifier un événement
Vous souhaitez que tous les membres de votre équipe travaillent sur une nouvelle campagne, même s’ils ne sont pas dans la même pièce ? Vous voulez que tous vos collaborateurs aient accès aux mêmes informations avant un événement important ? Lancez une session de brainstorming sur Dropbox Paper. Chacun peut apporter ses idées sur un même document simultanément, insérer des images ou des vidéos, ajouter des tâches et des dates d’échéance, ou encore commenter les suggestions des autres membres de l’équipe. Une fois la session terminée, il vous suffit de cliquer sur « Présenter” pour faire votre présentation devant l’équipe, directement depuis Dropbox Paper.

3. Commenter sans avoir à échanger d’innombrables e-mails
Mener à bien un projet marketing implique souvent de collaborer avec de nombreuses personnes, ce qui peut entraîner des échanges d’e-mails interminables. Imaginons, par exemple, que vous commentiez les derniers travaux de l’équipe créative. Du directeur marketing au chef de projet, tout le monde est impliqué, sans oublier les créatifs. Dropbox propose de nombreuses fonctionnalités qui réduisent le temps passé à recueillir tous ces commentaires et à y répondre :

L’ajout de commentaires permet de centraliser vos échanges autour des fichiers ou documents de création, directement à leur emplacement d’origine. En un clic, partagez vos commentaires ou recueillez ceux d’une ou plusieurs personnes à partir de votre navigateur. Vous pouvez également mentionner d’autres personnes pour les inviter à participer ou à effectuer une tâche en rapport avec le fichier. De plus, Dropbox permet d’afficher des dizaines de formats de fichiers en ligne. Ainsi, si l’équipe créative travaille sur un document Photoshop, mais que vous ne possédez pas de licence pour ce logiciel, vous pouvez afficher le fichier dans Dropbox via votre navigateur Internet, mettre certaines sections en surbrillance et commenter le fichier pour transmettre vos remarques directement à son auteur.

Si vous n’êtes pas sûr que la bonne personne a lu le fichier et donné son avis, utilisez les informations sur les lecteurs, une fonctionnalité Dropbox Business actuellement en bêta.

Si vous travaillez sur le contenu d’un blog, des créations graphiques ou un projet requérant une collaboration artistique et le partage de documents ou d’idées, Dropbox Paper fournit un espace de travail flexible permettant à votre équipe de collaborer efficacement.

4. Libérer de l’espace dans votre boîte de réception et sur votre ordinateur
Les fichiers volumineux n’ont plus besoin de prendre de la place dans votre boîte de réception. Les professionnels du marketing échangent régulièrement des fichiers, de longs documents PowerPoint ou de gros tableurs, et nombreux sont ceux qui craignent que leur boîte de réception arrive à saturation. Si vous utilisez un lien partagé au lieu d’envoyer une pièce jointe, le destinataire peut afficher ou télécharger le fichier et éviter de surcharger sa messagerie, même s’il ne possède pas de compte Dropbox.

Citons également Smart Sync, une véritable bénédiction pour les professionnels qui se retrouvent soudainement privés d’espace disque sur leur ordinateur portable ou de bureau. Contrairement à Dropbox Basic, cette fonctionnalité Dropbox Business ne télécharge pas de copies locales de tous les fichiers dans votre Dropbox. Ces derniers sont uniquement téléchargés à la demande, lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez tout de même prévisualiser les fichiers dans l’Explorateur Windows ou le Finder Mac et, d’un simple clic, les synchroniser sur votre ordinateur si vous souhaitez les consulter et les modifier.

5. Protéger des documents confidentiels
Vous devez partager des documents confidentiels, tels qu’un brief pour un nouveau client ou un fichier de données client ? Avec Dropbox Business, vous pouvez restreindre l’accès à un fichier partagé ou ajouter un mot de passe pour bénéficier d’une protection supplémentaire. Et si vous ne souhaitez pas qu’un utilisateur dispose d’un accès permanent, Dropbox Business vous permet de configurer un délai de validité pour vos liens partagés.

6. Revenir à une version précédente
L’équipe de créatifs vient de modifier une affiche, mais vous décidez d’utiliser la version d’origine créée il y a plusieurs semaines. Même si l’auteur a écrasé l’original, Dropbox peut vous aider. L’historique des versions conserve vos fichiers pendant 30 jours, voire plus longtemps si vous utilisez Dropbox Business. Ainsi, vous pouvez parcourir les versions précédentes afin de trouver celle dont vous avez besoin. Pour cela, localisez le fichier en question sur dropbox.com, cliquez sur les trois points à côté de la liste, sélectionnez Historique des versions et vous pourrez choisir parmi les différentes versions du fichier. Il est également possible de récupérer des fichiers supprimés d’un dossier.

7. Synchroniser tous vos documents et vos collaborateurs
Enfin, assurez-vous que toutes les personnes qui travaillent avec (ou qui comptent sur) l’équipe marketing disposent des dernières informations. Partagez un dossier Dropbox avec d’autres utilisateurs pour collaborer sur les mêmes fichiers et dossiers. Toutes les modifications que vous apportez au contenu d’un dossier partagé sont instantanément synchronisées avec les autres membres de l’équipe. Le Badge Dropbox vous avertit lorsqu’un utilisateur ouvre, modifie et met à jour des fichiers partagés Microsoft Word, Excel ou PowerPoint. De cette façon, tout le monde dispose de la dernière version des fichiers et tout risque de travailler sur une version obsolète est écarté.

En centralisant les rapports marketing, les créations et les autres documents, vous assurez la cohérence de vos projets. Les erreurs liées aux versions de fichier sont supprimées, l’équipe en charge de la conception ne peut pas dire qu’elle n’a pas vu les derniers commentaires sur ses livraisons et le responsable du marketing de contenu sait à tout moment où il peut trouver la nouvelle charte graphique de marque.

Ces fonctionnalités peuvent également être utiles à l’ensemble des employés de votre entreprise. Utilisez Dropbox pour vous assurer que les commerciaux disposent des toutes dernières présentations, brochures et vidéos sur tout appareil lorsqu’ils sont en déplacement, et permettez au service comptabilité d’accéder à la dernière version de votre budget marketing.