DSI : pourquoi les employés sont la clé du succès de vos initiatives technologiques

Vous travaillez sûrement sur un grand projet de transformation technologique.

Il s’agit peut-être de la solution que vous êtes en train d’implémenter ou de la prochaine idée qui va tout révolutionner. Après tout, les directeurs des systèmes d’information et les équipes informatiques investissent des millions dans de nouveaux systèmes chaque année dans le but d’accroître l’efficacité et les performances.

Pourtant, tous les DSI vous le diront, sans adoption par les employés, il est difficile d’obtenir un véritable retour sur investissement.

Le rôle des directions informatiques est en train d’évoluer, et des efforts considérables sont déployés pour informer et convaincre les employés de donner une chance aux nouvelles technologies. Expliquer les raisons du lancement d’un nouvel outil, décrire comment l’utiliser et apporter la preuve de son efficacité sont la clé du succès. Mais comment obtenir l’assentiment des utilisateurs pour justifier la rentabilité de votre investissement informatique ?

Pour le savoir, nous avons contacté Chris Brauer, directeur de l’innovation du Goldsmiths College de l’Université de Londres. Dans les lignes qui suivent, il aborde le sujet de la communication entre le département informatique et l’employé, et il nous donne ses meilleurs conseils pour adopter une approche participative de l’adoption informatique en entreprise.

Le défi des nouvelles technologies

Selon Chris Brauer, les plus grands obstacles auxquels les entreprises doivent faire face sont la peur de l’inconnu et la peur de l’avenir. Vous l’entendez peut-être au sein de vos équipes. Les conversations habituelles sur les nouvelles technologies portent généralement sur les craintes qu’elles inspirent et l’hypothèse répandue selon laquelle l’automatisation et l’informatique remplaceront bientôt l’homme au travail.

Dans le même temps, vous serez peut-être confronté au défi de « l’employé bloqué », celui qui est incapable de se départir des méthodes qu’il connaît et qui oppose une résistance farouche aux nouvelles technologies. Selon Chris Brauer, dans cette situation, il faut gagner les cœurs et les esprits des employés en imposant un changement de culture au sein de l’entreprise. La plupart des gens se laissent porter par l’effet de groupe. Les employés adhèreront donc au changement ou quitteront l’entreprise.

Face à de tels obstacles, Chris Brauer préconise quatre méthodes qui ont fait leurs preuves afin d’obtenir de forts taux d’adoption des nouvelles solutions technologiques implémentées.

Les méthodes éprouvées de Chris Brauer

1. Créer une culture de la technologie
Vos attentes en matière d’adoption individuelle des technologies et d’objectifs commerciaux doivent faire partie, de façon claire et explicite, du système de valeurs de votre entreprise. Assurez-vous que vos employés comprennent les avantages des outils technologiques et mettez à contribution ceux qui savent utiliser les logiciels pour former leurs collègues.

2. Mettre les employés à contribution dès le départ
Soyez clair à propos des objectifs commerciaux et faites participer les utilisateurs expérimentés pendant la période d’évaluation. En les incluant dans la phase d’essai et de sélection des outils technologiques, vous créerez une ouverture au sein des employés. Ces utilisateurs chevronnés représenteront l’ensemble des utilisateurs. Ils pourront aider à promouvoir les nouveaux outils dans l’entreprise et à modifier les habitudes de l’intérieur.

En outre, en laissant les employés se familiariser et découvrir les outils, vous limitez les risques d’erreurs coûteuses et vous pouvez prendre en compte l’expérience pour développer et mettre en place l’outil idéal pour votre entreprise de façon plus agile et économique.

3. Garder la productivité en ligne de mire
Le plus important est d’établir un lien avec les employés et leurs priorités. Ne présentez pas la technologie comme un outil, mais plutôt comme une stratégie. C’est la clé pour rendre les collaborateurs plus productifs et les aider à mieux atteindre leurs propres objectifs. Nous savons tous que nous disposons d’un temps limité dans une journée et nous essayons tous de l’optimiser. Par conséquent, souligner la façon dont la technologie peut améliorer la journée de travail de chaque employé, et donc la productivité de l’entreprise dans son ensemble, est un excellent moyen de motiver votre équipe.

4. Faire en sorte que la formation soit assurée par les autres membres de l’équipe, pas par le département informatique
Enfin, afin de rendre la transition plus simple et plus naturelle pour la plupart des utilisateurs, demandez à leurs collègues (les utilisateurs chevronnés) de s’occuper de la formation. Les employés préfèrent généralement demander de l’aide à leurs pairs, mais surtout, ces collègues peuvent leur montrer comment utiliser ces outils technologiques de façon concrète dans le cadre de leurs tâches quotidiennes.

Selon Chris Brauer, gérer le déploiement d’un outil technologique est tout aussi important que le choix de l’outil en lui-même. L’innovation n’a de sens que dans son interaction avec les utilisateurs. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire de les placer au centre du processus. Les déploiements ratés sont basés sur la théorie. Par conséquent, ne présumez pas des choses et impliquez l’équipe dès le départ, puis effectuez un déploiement progressif.