Simplifier le travail d’équipe et suivre l’avancement des projets en déplacement
Le travail d’équipe est un sport de contact. Plus vous maintenez le contact, plus vous avez de chances d’atteindre votre but rapidement. Toutefois, il arrive que vos collaborateurs travaillent à distance : il est alors plus difficile de faire avancer un projet. Si votre équipe a des difficultés à identifier les dernières versions des documents et à rester organisée au fil des innombrables contributions, nous pouvons vous aider. Les quatre conseils qui suivent vont vous aider à simplifier le travail en équipe et à suivre l’avancement des projets en cours.
1. Suivez chaque modification à partir d’un tableau de bord unique
Les outils de productivité peuvent être des alliés précieux, sauf quand ils sont trop nombreux. Vous passez alors votre temps à basculer d’un outil à l’autre pour tenter de rassembler toutes les informations dont vous avez besoin. C’est comme si vous vous arrêtiez sur une aire d’autoroute pour faire le plein, puis sur une autre pour boire un café et un peu plus loin pour manger un morceau. Avec Dropbox, tout est centralisé. Les documents, fichiers et commentaires sont regroupés dans Dropbox Paper, et votre équipe peut surveiller toute l’activité depuis un tableau de bord partagé. Tout le monde peut donc suivre exactement l’évolution d’un projet.
2. Organisez les documents Paper en déplacement
Si vous fonctionnez comme un grand nombre de créatifs, les idées continuent de fuser en dehors du bureau. Les meilleures séances de brainstorming surviennent parfois pendant votre trajet domicile-travail. Nous pensons que la création de contenus en déplacement devrait se faire aussi naturellement que la prise de notes dans les transports en commun. C’est pourquoi nous avons créé une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de créer des dossiers et d’y déplacer des documents Paper directement depuis votre appareil mobile. Vous pouvez désormais continuer d’organiser votre contenu depuis n’importe quel appareil.
3. Accédez aux fichiers Sketch sur votre appareil mobile
Si vous êtes designer, vous avez déjà suffisamment à faire sans avoir à vous occuper de la gestion de projet. Votre temps est précieux et doit être dédié à la création plutôt qu’à la coordination. Pour vous simplifier la tâche, nous avons supprimé une étape lorsque vous devez envoyer des fichiers Sketch pour révision. En effet, vous n’avez plus besoin de les exporter au format PDF ou sous forme d’images. Vous pouvez à présent créer un lien partagé vers le fichier Sketch, et tous les utilisateurs pourront voir un aperçu du fichier. Ainsi, les réviseurs pourront consulter le fichier dans n’importe quel navigateur. En outre, avec l’application mobile Dropbox, ils auront la possibilité d’ajouter des commentaires où qu’ils se trouvent.
4. Archivez les anciens fichiers pour organiser votre contenu
Rechercher les fichiers dont vous avez besoin parmi d’anciens fichiers peut prendre beaucoup de temps. Et quand plusieurs personnes travaillent sur le même projet, à différents moments et depuis des lieux distincts, il est encore plus compliqué de savoir quelle version est la plus récente. C’est pourquoi Dropbox Paper inclut une nouvelle fonctionnalité qui simplifie l’archivage des documents et l’ajout de notes. Désormais, votre équipe saura toujours où trouver le document le plus à jour.
Vous souhaitez connaître d’autres façons de simplifier le travail d’équipe ? Découvrez nos nouvelles fonctionnalités.
