5 fonctionnalités pour parer à l’imprévu
1) Administrateur d’assistance
L’imprévu : Prochain arrêt, votre rendez-vous client. Le métro freine un peu brutalement et votre doigt ripe sur l’écran. Pas de chance, vous venez de supprimer votre présentation. Trois jours de travail…
La parade : Heureusement, votre organisation a choisi la gestion déléguée. Concrètement, un administrateur d’assistance dispose des droits pour restaurer le fichier supprimé. Et comme il fait partie de votre équipe, vous le joignez rapidement et simplement. À peine sorti du métro, vous retrouvez le fichier tel que vous l’aviez laissé.
2) Autorisations de partage
L’imprévu : Plus que deux jours avant la livraison du catalogue. Tout va bien jusqu’à ce que… votre graphiste interne ne se fracture la cheville au foot. Vous connaissez bien un prestataire externe disponible, mais comment partager avec lui les fichiers sources ?
La parade : Rien de plus simple pour un administrateur Dropbox Business que d’autoriser un collaborateur à partager des contenus avec des personnes extérieures à l’équipe. Et surtout, il est possible de définir des règles différentes pour les dossiers partagés et les liens partagés. Dans le dossier du projet, votre prestataire n’accèdera qu’aux fichiers qui le concernent.
3) Sessions Web
L’imprévu : Bizarre cet accès actif au dossier Dropbox depuis l’ordinateur du client. Votre consultant a sûrement oublié de quitter sa session hier soir, après sa mission. Il faudrait éviter les regards indiscrets sur les autres projets dont il a la charge…
La parade : Avec Dropbox Business, les sessions actives dans les navigateurs Web peuvent faire l’objet d’un suivi et être arrêtées, soit à partir de l’interface d’administration, soit à partir des paramètres de compte de chaque utilisateur.
4) Validation en deux étapes
L’imprévu : Dix ans qu’il est dans l’entreprise et Bernard n’a jamais changé son mot de passe. Il faut dire qu’il l’aime bien : c’est le nom de sa femme ! Et il n’en changerait pour rien au monde. Sauf que tout le monde la connaît, sa femme…
La parade : Pour le bien de Bernard et de ses dossiers, la validation en deux étapes est salutaire. Elle apporte un niveau de protection supplémentaire. Lorsqu’elle est activée, un code de sécurité à usage unique à six chiffres est exigé en plus du mot de passe lors de la connexion à Dropbox ou de l’association d’un nouvel appareil (ordinateur, téléphone ou tablette).
5) Effacement à distance
L’imprévu : Deux heures à tuer entre deux avions. Rien de tel qu’un quiz en ligne pour passer le temps. Que ferait-on sans son smartphone ? Et bien plus grand-chose quand on l’oublie dans la salle d’attente, avec toutes les fiches clients confidentielles…
La parade : Avec Dropbox Business, lorsqu’un collaborateur quitte l’équipe ou perd un appareil, les administrateurs peuvent effacer à distance les données Dropbox et les copies locales des fichiers. Ces derniers sont supprimés des ordinateurs et des appareils mobiles au moment où l’utilisateur se connecte et exécute l’application Dropbox. La prochaine fois, pensez aux mots croisés !
Pour en savoir plus > Livre Blanc Dropbox Entreprises et la sécurité
