Les clés de la réussite pour travailler à distance

Afin de limiter la propagation du virus COVID-19, Dropbox a pris des mesures de précaution en demandant à l’ensemble de ses employés de travailler à domicile pour les deux semaines à venir. Notre objectif est de faire de la sûreté et de la santé de nos collaborateurs, de leurs familles et de notre communauté une priorité.

Bien que nous concevions des outils aidant les équipes réparties à travers le monde à travailler de partout, il est néanmoins très compliqué d’imaginer que nos quelque 3 000 employés puissent ne pas se rendre au bureau pendant plus de quelques jours. Beaucoup d’entre nous sont habitués à travailler occasionnellement à domicile. En revanche, le passage soudain à un environnement entièrement distant présente de nouveaux défis. Nous évoluons tous désormais en terre inconnue.

La question est de savoir comment nous allons continuer à travailler tout en restant alignés, impliqués et motivés alors que nous ne pouvons pas partager le même espace ? Nous sommes conscients que le télétravail ne peut être une option pour de nombreux secteurs et professions. Nous avons la chance d’évoluer dans un domaine où l’essentiel de nos activités peut être mené via une collaboration en ligne. Et nous nous efforçons de créer un environnement de travail intelligent pour résoudre les problèmes rencontrés au quotidien par les équipes dispersées.

Nous vous partageons notre stratégie en espérant qu’elle soit utile à ceux qui tentent d’apprivoiser le modèle du télétravail. L’objectif de notre équipe informatique est d’assurer la continuité de notre culture du travail dans ce nouvel environnement distribué. Notre philosophie consiste à trouver le bon équilibre entre la confiance accordée à nos employés, une expérience technologique sans accroc pour qu’ils continuent à faire avancer leurs projets, et la sécurité afin de protéger notre propriété intellectuelle. Voici ce que nous mettons en œuvre pour nous préparer à relever ce nouveau défi.

Garantir la sécurité de notre environnement professionnel pour les équipes distribuées

Lorsque chacun travaille à domicile, un certain nombre de meilleures pratiques doit être respecté afin de créer un réseau alliant sécurité et simplicité d’utilisation. Nous en avons déjà mis plusieurs en place chez Dropbox, mais certains collaborateurs devront probablement apprendre à utiliser de nouveaux outils et les équipes informatiques seront potentiellement contraintes d’établir de nouveaux systèmes d’assistance.

• • VPN : nous exigeons de nos employés qu’ils se connectent à un réseau privé interne pour accéder à certaines de nos données les plus sensibles. Dans ce cas, un VPN (ou réseau privé virtuel) permet à nos collaborateurs d’accéder à des informations de façon sécurisée depuis le domicile ou depuis une connexion sans fil publique dans un café. Se connecter à un VPN peut paraître contraignant, mais cela en vaut la peine.
  • Validation en deux étapes : grâce aux applications d’authentification multifacteur, telles que DUO, Authy ou Google Authenticator, nos salariés peuvent vérifier leur identité avant d’accéder à des applications et à des identifiants sensibles.
  • Gestionnaire de mots de passe : nous avons configuré des gestionnaires de mots de passe, tels que 1Password ou LastPass, et invitons nos employés à installer ces logiciels sur l’ensemble des appareils qu’ils utilisent pour travailler. Ils pourront ainsi accéder plus facilement à leurs différents identifiants, quel que soit l’ordinateur sur lequel ils travaillent.
  • Nous demandons également à nos collaborateurs de veiller à ce que les logiciels de tous leurs appareils soient à jour.
  • Nous leur avons rappelé de ramener chez eux les équipements indispensables, tel qu’un chargeur d’ordinateur portable, un clavier, une souris, un adaptateur multiport, ainsi que des casques pour les visioconférences.
  • Enfin, il est essentiel de développer des processus d’assistance à distance. Cela passe par la transformation des processus d’accueil et de départ des employés, la gestion des besoins de matériel, ainsi que des logiciels de contrôle à distance pour l’assistance informatique. Il est crucial de ne pas considérer ces processus comme acquis pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.

Utiliser des outils de collaboration pour continuer à travailler

Les outils de collaboration cloud occupent une place importante dans la façon dont chacun travaille au quotidien. Ils sont d’autant plus essentiels lorsque les équipes sont totalement dispersées.

• • Synchronisation et partage de fichiers : l’un des avantages avec le fait de disposer de l’ensemble de ses ressources professionnelles dans le cloud est qu’il est possible d’accéder à n’importe quel contenu, où que vous soyez et quel que soit l’appareil. (Évidemment, nous utilisons Dropbox.) Ces outils sont particulièrement utiles dans le cas où vous devez vous absenter du bureau à l’improviste. Nous avons instauré comme pratique de veiller à ce que les fichiers locaux soient synchronisés avant de quitter le bureau, et nous avons rappelé à chacun de nos collaborateurs de le faire avant de travailler à domicile.
  • Documents cloud pour une collaboration en temps réel : en invitant les membres de nos équipes à travailler ensemble en temps réel sur des documents partagés, nous permettons à tout le monde d’avoir le même niveau d’information et d’être sur la même longueur d’onde. Pouvoir commenter directement le contenu offre davantage de contexte, réduit la probabilité de malentendus et diminue le volume d’e-mails et de conversations superflus.
  • Gestion de projet et coordination : à l’aide d’outils de collaboration en ligne, nous créons des plannings, des listes de tâches et des calendriers, et nous supervisons leur progression dans le même document. À défaut de réunions en personne ou de pouvoir passer voir un collègue à son bureau, ces éléments deviennent essentiels pour rester organisé et avancer. Nous réduisons également les points de friction entre les outils grâce à des espaces de travail numériques où il est possible d’accéder à l’ensemble des applications que nous utilisons depuis un seul et même endroit.
  • Alignement des canaux de communication : cela s’applique aussi bien aux interactions individuelles qu’aux communications à l’échelle de l’entreprise. Chacun doit savoir où trouver les dernières informations. Chaque équipe et individu ayant ses préférences, il est important de clarifier leurs attentes.
  • Visioconférences : les outils tels que Zoom facilitent les conversations en temps réel pour les entretiens individuels, les réunions de groupe ou les sessions mobilisant l’ensemble du personnel, et permettent de rester connectés même lorsque l’on travaille de chez soi.

Adopter des comportements qui renforcent la confiance

Même si nous allons travailler avec les mêmes individus et sur les mêmes tâches, il va peut-être nous falloir un peu de temps pour maîtriser les arcanes de la collaboration virtuelle. Voici quelques-uns des principes que nous suivons pour faciliter la transition.

• • Programmer des points réguliers. Nous allons établir une cadence régulière de réunions en face à face et en ajuster la fréquence adéquate. Il est possible que nous devions en organiser plus souvent que lorsque nous étions présents au bureau.
  • Sur-communiquer. Sans les conversations de couloir et réunions portant sur l’état des projets, il est facile de passer à côté de nouvelles décisions et mises à jour. Selon nous, la plupart les collaborateurs préfèrent être contactés sur plusieurs canaux que de se sentir mis à l’écart. Nous avons donc prévu de communiquer davantage que nous le ferions dans des circonstances normales. Nous allons également essayer de rester attentifs à ne pas oublier de mettre certaines personnes dans la boucle simplement parce que nous ne les avons pas vues depuis un moment.
  • Garder l’esprit ouvert vis-à-vis du temps de travail. Bien que nous ayons prévu de maintenir notre productivité à un niveau normal, nous nous attendons à ce que les horaires de travail de certains salariés glissent sans les repères du bureau. Le travail à domicile peut avoir un impact sur la garde des enfants et d’autres responsabilités, affectant ainsi les heures où certains employés sont les plus productifs. Nous encourageons donc tout le monde à adopter les comportements adéquats pour donner le meilleur d’eux-mêmes au travail et respecter les besoins de leurs collègues dans le cadre de leur collaboration sur divers projets.
  • Communiquer sur les plans de continuité d’activité. Nous fournissons à nos collaborateurs des informations cruciales et leur recommandons des mesures spécifiques à prendre en cas d’urgence.

Nous avons prévu de développer davantage de ressources à mesure que nous nous adapterons à cette nouvelle réalité de travail à distance. Cet article sera bientôt mis à jour avec les enseignements que nous aurons tirés de cette expérience. Pour découvrir comment Dropbox permet aux équipes de rester organisées à distance, rendez-vous sur dropbox.com/smart-workspace.