À vos marques, prêt, signez ! Avec HelloSign, Unique Heritage Media optimise la gestion de ses contributions
Jamais les entreprises n’ont autant eu besoin de recourir au numérique et à la signature électronique qu’en cette période de crise sanitaire. Continuer de gérer ses contrats alors qu’une grande partie des Français était passée en télétravail était impératif, mais aussi une gageure. Le groupe Unique Heritage Media, pionnier de la presse et de l’édition jeunesse en France, avait depuis longtemps pris conscience de ces enjeux. Et c’est notamment grâce à l’utilisation de la signature électronique que le groupe a pu traverser la crise avec sérénité.
Unique Heritage Media est un groupe de médias et d’édition, dédié à la jeunesse et son entourage. Producteur, éditeur et diffuseur, il crée avant tout des contenus innovants, sur le fond comme sur la forme, à travers une offre diversifiée et des produits de qualité, qui portent tous la même ambition : apprendre en s’amusant. Fleurus Presse, Disney Magazines (ex Disney Hachette Presse), les éditions Quelle Histoire et la startup digitale Pili Pop sont les quatre marques du groupe. Avec ces différentes filiales, Unique Heritage Media a dû repenser la gestion de ses contributeurs, qu’ils soient pigistes, auteurs, auto-entrepreneurs ou fournisseurs.
L’entreprise a ainsi fait appel à GoodiD, partenaire Elite Dropbox, pour répondre à cette problématique. La solution de signature électronique HelloSign a été retenue et mise en production en janvier 2019. Son objectif ? Standardiser et simplifier la gestion des contrats avec les contributeurs.
Les équipes de Good iD ont déployé la solution SaaS HelloSign au sein des filiales de Unique Heritage Media, qui en a retiré de nombreux avantages. D’une part, le groupe réalise des économies de papier, de temps et des gains d’efficacité lors du processus de signature électronique des contrats contributeurs, géré en 48h dorénavant. Les informations RH, les contrats signés et les avenants sont directement stockés dans chaque dossier contributeur. D’autre part, Unique Heritage Media bénéficie d’une vision transversale, à la fois sur les contrats de cession de droits des contributeurs pour toutes ses entités (presse, édition ou digital), mais aussi sur les droits d’auteur des œuvres et nouveaux projets (séries audio, podcasts, dessins animés, etc.).
Grâce à l’intégration avec HelloSign, Unique Heritage Media a également pu rationaliser son organisation interne. La gestion de l’outil a été confiée à une seule personne et son accès délégué à certains collaborateurs seulement. HelloSign est devenu un outil plurifonctionnel à forte valeur ajoutée pour tous les pôles du groupe, qu’ils soient RH, juridique, contrôle de gestion ou financier. Cette bonne gestion de HelloSign en interne permet à Unique Heritage de gérer aujourd’hui près de 600 contributeurs.
« Notre groupe compte de nombreux marques jeunesse reposant sur une multitude de contributions. L’intégration de HelloSign, avec l’aide de notre partenaire de confiance GoodID, nous a permis de fluidifier notre gestion des contrats contributeurs », s’enthousiasme Juliette Zerah, responsable juridique chez Unique Heritage Media. « Grâce à la mise en place de la signature électronique, nous avons non seulement gagné en temps, en efficacité et réalisé des économies de papier, nous avons également pu renforcer la relation avec nos contributeurs, point essentiel en cette période d’incertitude. Nous bénéficions désormais d’une vue d’ensemble de tous nos contributeurs – pigistes, auteurs, auto-entrepreneurs, fournisseurs… – et pouvons même utiliser HelloSign de manière plurifonctionnelle pour l’ensemble de nos métiers.”
