Design transparent : cinq façons d’adopter un processus créatif ouvert

La semaine dernière, nous étions présents aux Cannes Lions, le festival international de la créativité. À cette occasion, nous avons abordé le thème de la transparence, qui permet à tous les membres d’une équipe d’être sur la même longueur d’onde lors du processus créatif. Dans un précédent article sur le design transparent, nous avons parlé des avantages d’un processus créatif ouvert. Aujourd’hui, nous allons vous expliquer comment mettre en place une culture de la transparence au sein de votre équipe pour que chacun de ses membres se sente libre de partager ses idées et de prendre des risques.

Adoptez la transparence

Pour que les meilleures idées puissent voir le jour, les membres d’une équipe doivent se sentir libres d’exprimer leur désaccord, quel que soit leur statut ou leur niveau hiérarchique. Chacun doit pouvoir prendre des risques sur le plan créatif sans avoir peur du jugement des autres. Des études montrent que les équipes peuvent évoluer dans ce type d’environnement si leurs membres font l’effort d’adopter une attitude positive et de se soutenir mutuellement.

Il n’existe pas de principe universel en la matière, et la culture de chaque entreprise est différente. Toutefois, se sentir libre de sortir de sa zone de confort et de prendre des risques est essentiel si l’on souhaite collaborer sur des contenus créatifs en toute transparence.

Définissez votre processus

Avant chaque projet, nous commençons par créer un brief créatif détaillé pour que tous les membres de notre équipe soient au courant des objectifs. En collaboration avec l’équipe Brand Studio, nous avons créé un modèle de document plus détaillé qu’un brief classique. Ce document peut encore être amélioré, mais c’est un bon point de départ.

Le brief du processus créatif doit :

Inclure toutes les informations principales : délais, intervenants, lien vers le dossier Dropbox
Inciter les designers à expliquer le problème qu’ils tentent de résoudre
Incorporer une section avec un mood board
Contenir des captures d’écran des travaux en cours et inviter à la critique
Fournir des liens vers le projet final

Ce que nous aimons avec cette approche, c’est qu’elle nous permet de voir l’avancement du projet tout entier dans un seul document Dropbox Paper. Notre processus et nos travaux sont plus visibles, et nous pouvons poursuivre nos discussions entre les réunions. Nos discussions sont conservées directement dans le document du projet. Chaque nouveau projet est stocké dans Dropbox Paper, où nous décrivons clairement le problème que nous essayons de résoudre, échangeons nos idées, partageons nos travaux et recommençons le processus. Ainsi, chacun peut voir les décisions prises dans les commentaires et les nouvelles idées ne se perdent pas dans des chaînes d’e-mails.

Partagez les informations tout au long du projet

Nombreuses sont les agences de publicité qui préfèrent encore travailler dans le secret et surprendre le client avec un projet innovant. En tant qu’équipe créative interne travaillant avec des équipes créatives externes, nous trouvons cette approche plutôt angoissante. Nous ne voulons pas qu’on nous vende un projet, nous voulons travailler en tant que partenaires.

De plus en plus d’entreprises mettent en place des équipes internes dont la structure est très similaire à celle d’équipes externes. À l’instar de nos partenaires, notre équipe dispose d’un directeur de la création, d’un concepteur-rédacteur et d’un expert en stratégie. Et si le processus est bon, le potentiel créatif peut être extraordinaire.

Citons, par exemple, la façon dont nous travaillons avec nos agences. Au lieu d’envoyer un brief créatif et d’attendre les retours positifs ou négatifs du client, nous avons intégré ces derniers à notre équipe. Nous faisons des réunions quotidiennes. Nous nous rendons dans leurs locaux. Et ils viennent dans les nôtres. Ainsi, les informations qui pourraient mettre en péril le travail de nos créatifs sont partagées immédiatement, pas des semaines après.

Dévoilez votre processus

Dans le meilleur des cas, vous bénéficierez d’un accès direct à l’équipe dirigeante et vous travaillerez ensemble en tant que partenaires. Mais cela n’est pas toujours possible. Alors comment présenter vos travaux aux patrons tout en restant transparent ? Dévoilez votre processus pour que votre équipe puisse voir où vous en êtes et comment vous êtes arrivé là.

Cette situation vous rappellera peut-être des souvenirs : vous avez collaboré étroitement avec votre client, vous avez créé une belle maquette et, à la fin de votre présentation, quelqu’un demande si vous avez essayé de mettre ce texte en bleu ou d’expliquer pourquoi vous avez choisi un en-tête en particulier sur la page d’accueil.

Nous sommes confrontés à ce type de situation nous aussi. Mais, désormais, lorsque nous allons en réunion, nous venons avec un point de vue, une recommandation, et tout le travail concernant notre processus, au cas où. Dropbox Paper permettant de rassembler tous les éléments d’un projet dans un seul emplacement, nous pouvons présenter notre processus plus facilement.

Cela permet non seulement d’économiser du temps et d’éviter un sentiment de frustration, mais également de créer une meilleure dynamique et de maintenir la cohésion de l’équipe. En invitant toutes les parties prenantes à faire partie du processus, vous leur montrez que leur avis compte pour vous. Elles se sentiront également plus investies dans le projet, car elles pourront contribuer à sa réalisation et pas seulement le critiquer.

Ils auront également l’opportunité de voir qu’un bon produit est le fruit d’une réflexion, de décisions et de compromis. Vos partenaires pourront ensuite transmettre votre raisonnement à d’autres membres de l’équipe. Lorsque vos partenaires voient la valeur et la qualité de votre travail, le métier de designer s’en trouve grandi. Et lorsque vous intégrez vos partenaires à votre succès, vous gagnez leur confiance pour les projets à venir.

Prenez du recul

La transparence dans le cadre d’un processus créatif permet d’avoir un bon aperçu de l’avenir. Toutefois, porter un regard honnête sur un projet terminé est tout aussi important. Les données d’entreprise que vous stockez dans le compte Dropbox de votre équipe sont plus que de simples fichiers, il s’agit de la base de connaissance de l’entreprise. Pourquoi donc se contenter d’archiver les fichiers de vos anciens projets ? Prenez le temps de réaliser un travail rétrospectif qui pourra aider d’autres personnes.

À l’issue d’un lancement important, vous n’aurez peut-être pas envie d’analyser immédiatement le projet que vous venez tout juste de livrer. Mais un travail rétrospectif est plus facile à effectuer lorsque tous les éléments sont encore frais dans votre esprit et que toutes les données sont encore disponibles au même endroit, dans votre brief créatif.

Voici une approche simple, mais efficace, pour effectuer un travail rétrospectif :

Synthèse : utile pour les personnes qui ont peu de temps pour lire le document
Que s’est-il passé : exposé des faits purement objectif
Ce qui s’est bien passé : un bon moyen de confirmer les comportements qui fonctionnent
Ce qui s’est mal passé : personne ne doit être pointé du doigt, mais dressez la liste des choses à améliorer la prochaine fois
Leçons à retenir : éléments à partager avec l’ensemble de l’entreprise

Nous pensons qu’une transparence sans compromis nous permet de nous améliorer et d’apprendre. Faire preuve d’une honnêteté sans faille peut aider à instaurer un climat de confiance au sein de l’équipe. Prendre du recul sur votre travail montre non seulement les obstacles à éviter, mais cela permet également de créer une mémoire commune à l’entreprise.

Nous pensons qu’une approche plus ouverte, vulnérable et transparente peut vraiment avoir des effets positifs sur votre travail. Pour découvrir différentes façons d’insuffler de la transparence au sein de vos équipes, essayez Dropbox Paper.