Dropbox, l’allié de vos équipes en situation d’urgence

Les urgences peuvent se produire partout et à tout moment, et elles se présentent sous différentes formes : catastrophes naturelles comme des tremblements de terre ou des ouragans, catastrophes accidentelles comme des pannes d’électricité, ou encore catastrophes intentionnelles comme des failles de sécurité ou des actes de terrorisme. Les urgences ne se produisent pas tous les jours, mais leur caractère imprévisible peut aussi bien toucher les particuliers que les entreprises.

Pour garantir la continuité de vos activités et la sécurité de vos équipes, vous devez vous assurer que vos bureaux disposent des ressources nécessaires. Dropbox peut vous fournir les outils utiles avant, pendant et après une urgence afin de rendre votre entreprise plus résiliente.

Créez un plan évolutif

Pour vous préparer, il vous faut un plan de gestion des urgences et de continuité des activités. Il est crucial de définir et de documenter ce que votre équipe doit faire durant et après une urgence. Les plans sont des documents évolutifs créés et constamment mis à jour par différentes personnes. Créez le vôtre dans Dropbox Paper pour faciliter la collaboration et mettre vos équipes sur la même longueur d’onde.

Pour vous faciliter la tâche, Dropbox a créé ce modèle de plan d’urgence et de continuité. Il convient aux équipes de tous les secteurs qui adoptent une approche tous risques, et il couvre tous types d’urgences. Adaptez le modèle aux besoins spécifiques de votre équipe en interrogeant des experts sur les processus de réponse à suivre en cas d’urgence. Votre plan doit clairement définir un objectif et un champ d’application, et identifier les rôles et responsabilités de chacun dans l’entreprise. Il doit également contenir une présentation de l’approche opérationnelle générale en cas d’urgence. Enfin, vous devez définir des procédures standard spécifiant quand le plan doit être activé et les ressources à utiliser. Le modèle Dropbox Paper facilite la collaboration : assignez des tâches à vos coéquipiers, créez des listes à cocher, et ajoutez des dates d’échéance qui vous garantissent que la première version sera prête dans les temps.

Les urgences sont par nature dynamiques et peuvent prendre une ampleur impressionnante. Tous les plans ne se dérouleront donc pas comme prévu. C’est pourquoi nous avons également créé un modèle de plan d’action en cas d’urgence. Alors que le modèle de plan de continuité et de gestion des urgences aide vos équipes à se préparer avant une urgence, celui-ci est utile durant l’urgence elle-même et doit être mis à jour en temps réel pour rendre compte de la stratégie d’incident globale. Vous pouvez utiliser ce plan d’action pour communiquer en direct sur la situation, permettre à chacun de prendre de meilleures décisions et assigner des tâches aux membres d’équipe appropriés.

Voici les informations à inclure dans votre plan d’action :

• Objectifs : ce que votre équipe cherche à accomplir
• Stratégie/tactique : ce que votre équipe compte faire pour atteindre cet objectif
• Situation actuelle : qui, quoi, où, quand, pourquoi
• Structure de réponse : comment votre équipe s’organise pour répondre à cette urgence

Sauvegardez vos fichiers

La plupart des conseils actuels sur la continuité des activités et la gestion des urgences consistent à stocker les documents importants sur une clé USB. Cependant, ces clés ne sont pas totalement sûres : elles peuvent être facilement endommagées, compromises ou perdues.

Grâce à notre infrastructure proposant un chiffrement avancé et des fonctionnalités telles que la récupération des fichiers, vos documents les plus sensibles seront en sécurité sur Dropbox. Avant une urgence, stockez et organisez tous vos documents financiers et d’assurance, ainsi que vos photos. Pendant, importez toutes les photos et vidéos documentant la situation. Après, vous pourrez y accéder à tout moment, partout, sur toutes les plateformes.

Vous pouvez également importer vos documents papier dans Dropbox grâce à la fonctionnalité de numérisation de l’application mobile Dropbox.

Notez que vous pouvez aussi intégrer à vos plans Paper tous types de fichiers Dropbox pour y ajouter toutes les informations utiles.

En cas d’urgence, il est important de pouvoir assurer la redondance des fichiers. Nous vous conseillons d’enregistrer sur un ordinateur local ou un disque dur externe vos modèles et plans d’action afin de pouvoir les utiliser même en cas de panne de courant ou d’Internet. Vos équipes auront ainsi accès aux informations les plus importantes, quelle que soit la situation.

Préparez vos équipes

L’aspect le plus important à préserver lors d’une urgence est la sûreté et la sécurité. Pour cela, vous devez être bien préparé. Créer des plans et sauvegarder vos fichiers permet de coordonner vos équipes et établit la confiance. De plus, il est toujours bon de posséder des connaissances générales sur le comportement à adopter en cas d’urgence. Cliquez ici pour lire quelques conseils applicables à la plupart des situations d’urgence.

Les urgences sont souvent imprévisibles et impressionnantes, c’est pourquoi disposer des bons outils avant, pendant et après une situation de ce genre peut sauver la mise aux entreprises et à leurs équipes. Pour en savoir plus sur la façon dont vous et votre équipe pouvez utiliser Dropbox et Dropbox Paper pour lutter contre les urgences, consultez dropbox.com et dropbox.com/paper/templates.