Comment Dropbox permet aux entreprises de déployer le télétravail à grande échelle

Même si le télétravail s’est développé ces dernières années, les équipes et entreprises doivent aujourd’hui s’adapter aux réalités du travail à distance à une tout autre échelle.

Nous souhaitons faciliter cette transition autant que possible. Dans cet article, nous expliquons aux utilisateurs Dropbox comment tirer le meilleur parti de nos produits pour travailler et rester connectés avec leurs équipes en dehors du bureau.

Les fonctionnalités Dropbox vous permettent d’accéder à vos documents sur tous vos appareils, de collaborer en temps réel et de regrouper tous vos contenus au même endroit. Vous pouvez ainsi continuer à travailler de la même façon, où que vous soyez.

Synchronisation : sauvegarder tout votre contenu dans le cloud

La première étape pour commencer à travailler à distance est de stocker tout ce dont vous avez besoin dans le cloud. Voici comment vous assurer que vous et votre équipe pouvez accéder aux ressources nécessaires à tous vos projets en cours depuis n’importe quel appareil.

Synchronisez vos contenus sur tous vos appareils. Tout d’abord, placez les fichiers et dossiers voulus dans votre dossier Dropbox depuis votre ordinateur, téléphone ou tablette. Connectez-vous ensuite à votre compte Dropbox sur chacun de vos autres appareils. La dernière version de tous vos fichiers et dossiers sera automatiquement téléchargée et disponible sur tous vos appareils. Plus besoin de demander à vos collègues de vous envoyer la dernière version d’un document ! La coche verte vous indique que vos fichiers sont synchronisés. Et vous pouvez même récupérer d‘anciennes versions de ces fichiers pendant 30 jours. En savoir plus

Bénéficiez d’un accès hors ligne sur tous vos appareils. Dans ce nouveau contexte imprévisible, il se peut que vous deviez travailler alors qu’Internet ne fonctionne pas. Pas de problème ! Même sans connexion Internet, vos dossiers et fichiers synchronisés en local restent disponibles dans l’application du bureau pour vous permettre de continuer à travailler. Lorsque la connexion Internet est rétablie, Dropbox synchronisera automatiquement les modifications apportées à vos fichiers et dossiers vers le cloud et tous vos appareils associés. En savoir plus

Importez des photos et numérisez des documents depuis votre téléphone. L’application mobile Dropbox vous permet de numériser des documents papier ou d’importer des photos de votre téléphone et de les enregistrer dans le dossier de votre choix au format PDF ou PNG. Vous pouvez ensuite les partager facilement. Les utilisateurs Dropbox Professional et Business peuvent également rechercher du texte dans leurs fichiers numérisés et leurs images grâce à la reconnaissance de caractères. En savoir plus

Économisez de l’espace sur votre disque dur. Plus vous collaborez avec des équipes de grande taille, plus vous utilisez d’espace sur votre disque dur. Dropbox Smart Sync, disponible avec certains forfaits, vous permet de stocker vos fichiers et dossiers en ligne tout en conservant la possibilité d’y accéder depuis votre gestionnaire de fichiers. Il suffit de double-cliquer sur un fichier pour le télécharger sur votre disque dur et l’ouvrir. Vous pouvez ainsi travailler sans avoir à vous inquiéter de l’espace disponible sur votre machine. En savoir plus

Organisation : configurer un bureau virtuel

Dropbox Spaces est un espace de travail intelligent qui regroupe tous les contenus de votre équipe. Cet espace centralisé offre un design plus épuré et une structure mieux organisée pour tous vos projets en cours. En savoir plus

Centralisez vos documents. La nouvelle application de bureau Dropbox regroupe vos fichiers traditionnels et vos documents cloud, tels que Google Docs et Dropbox Paper, pour vous permettre d’accéder à tout votre travail au même endroit. Elle intègre également des outils populaires comme Zoom, Slack et Trello pour vous éviter d’avoir à jongler entre différentes applications à longueur de journée. Cela est particulièrement pratique si vous commencez tout juste à travailler à distance et devez vous habituer au petit écran de votre ordinateur portable.

Concentrez-vous sur les projets importants. Dropbox met en avant les contenus les plus utiles pour que vous les retrouviez facilement sans perdre votre temps à les rechercher. Vous pouvez consulter les contenus suggérés par Dropbox, ou rechercher des mots-clés et expressions dans l’ensemble de votre compte Dropbox, y compris les en-têtes de vos dossiers. Vous pouvez même trouver des images en effectuant une recherche sur ce qu’elles représentent au lieu de leur nom. Vous pouvez par exemple rechercher le mot-clé « vêtement » pour voir toutes les photos et images représentant des vêtements, même si « vêtement » n’apparaît pas dans le nom du fichier (fonctionne avec les fichiers JPG, JPEG, PNG et GIF).

Préparez vos réunions plus efficacement. La nouvelle application de bureau offre une intégration avec votre calendrier. Vous pouvez ainsi joindre des documents et accéder à des modèles de notes de réunion, directement depuis Dropbox.

Signez vos documents plus rapidement. L’intégration HelloSign vous permet de signer et d’envoyer des documents pour signature directement depuis Dropbox. Une fois vos documents signés, ils sont automatiquement enregistrés dans votre compte Dropbox. En savoir plus

Collaboration : travailler ensemble, partout

Le plus compliqué lorsque tous les employés ne sont pas réunis dans un même bureau est de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Dropbox Paper est un espace de travail numérique où les équipes peuvent facilement créer du contenu, communiquer et coordonner les projets. En savoir plus

Gérez facilement vos tâches. Créez des tâches, ajoutez-y des dates d’échéance et attribuez-les à vos collègues. Ils recevront une notification par e-mail pour leur rappeler d’effectuer leur tâche dans le délai imparti.

Ajoutez des fichiers multimédias à vos documents. Vous pouvez intégrer des fichiers Invision, Sketch et Dropbox directement dans vos documents Paper. Vous pouvez également ajouter des liens vers Google Maps, des GIF, des vidéos YouTube et des extraits audio SoundCloud. Copiez et collez une URL dans votre document Paper et un aperçu s’affichera automatiquement. Disposer d’un document unique regroupant différentes propositions et maquettes peut être particulièrement utile pour expliquer concrètement vos idées à vos collègues à distance.

Recevez et envoyez du feedback. Vous pouvez savoir quand vos collègues ont consulté un document Paper, qui a ajouté quoi, et utiliser des émojis pour rendre le travail plus sympa. Vous pouvez même commenter une partie précise d’une image pour donner du feedback plus précis.

Planifiez toutes les étapes d’un projet. Les plannings Dropbox Paper sont un atout pour la collaboration comme pour la coordination. Attribuez des tâches à vos collègues et définissez les étapes clés de vos projets en ajoutant des dates butoirs ou de lancement. Affichez le planning sur une année, un mois, un jour… En savoir plus

Envoyez rapidement des fichiers à n’importe qui. Dropbox Transfer vous permet d’envoyer jusqu’à 100 Go de fichiers en quelques clics. Glissez et déposez les fichiers à importer depuis votre ordinateur, ou sélectionnez simplement des fichiers dans votre Dropbox. Dropbox génère un lien à coller où vous le souhaitez ou à envoyer à la personne de votre choix, même si elle ne dispose pas d’un compte Dropbox. Les destinataires reçoivent une copie des fichiers et les originaux ne sont pas modifiés. En savoir plus