Économisez du temps et de l'argent en signant vos contrats en ligne — Dropbox Business Blog France

Économisez du temps et de l'argent en signant vos contrats en ligne
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19. juin 2020 — 5 min de lecture

Économisez du temps et de l'argent en signant vos contrats en ligne

C'est le dernier vendredi du trimestre, il est 16h. Les directeurs de département et les responsables métiers se dépêchent de faire signer les contrats, tandis que les équipes financières attendent avec impatience de savoir si les prévisions étaient exactes et si les livres comptables seront à l'équilibre.

 

Mais le processus de signature ne devrait pas se résumer à un sprint en fin de mois. Que vous soyez un responsable RH qui attend qu'une nouvelle recrue signe son contrat d'embauche, que vous cherchiez à ce qu'un fournisseur signe un accord de confidentialité pour le prochain lancement produit, ou enfin que vous guettiez une contre-signature sur un bon de commande, chaque membre de votre équipe est chargé de faire avancer les choses. Et tout retard dans le processus vous fait perdre de l'argent à vous, à votre équipe et à l'entreprise.

 

C'est un problème universel qui aurait dû être éradiqué il y a longtemps avec l'avènement de la technologie numérique, mais pendant des années, les entreprises ont été à la merci du stylo et du papier. Cette époque est désormais révolue. Les entreprises se tournent vers les fournisseurs de signature électronique pour numériser et accélérer le processus, réduisant ainsi de 80 % le délai de traitement des documents et améliorant de 26 % le taux d'achèvement.

 

Si vous ne savez pas par où commencer ni comment obtenir l'adhésion de vos collègues pour passer des signatures physiques aux signatures électroniques, voici les quatre principaux avantages de l'intégration de la signature électronique dans votre workflow.

 

1. Simplifier la gestion des contrats

Le processus de signature traditionnel exige souvent que les documents numériques soient signés de manière physique. Les documents doivent être partagés par e-mail, imprimés, signés, scannés, puis renvoyés par e-mail. À la moindre erreur, il faut reprendre tout le processus à zéro, ce qui vous fait perdre du temps.

 

La plupart des solutions de signature électronique sont des plateformes intégrées (ou qui s'intègrent aux outils et systèmes existants) qui consignent les activités, garantissent que chacun exécute les tâches qui lui incombent et vous offrent des modèles réutilisables pour gagner du temps. Vous pouvez donc facilement suivre les modifications apportées aux documents, voir qui les a ouverts et signés, à quelle étape le processus est bloqué, et définir des rappels automatiques pour réduire le temps que votre équipe et vous passez à gérer ce processus.

 

2. Raccourcir les cycles de vente

Il n'y a rien de plus frustrant que d'amener un prospect à la fin du cycle de vente pour finir par le voir disparaître et vous laisser avec un contrat vierge et non signé.

 

Avec un processus de signature électronique, le client peut conclure un contrat en seulement quelques clics. Si plusieurs parties sont impliquées, le processus peut être répété avec chacune d'elles, et tout le monde aura signé en quelques secondes. Non seulement vous économisez du temps en tâches administratives, mais vous raccourcissez considérablement le cycle de vente. L'un de nos clients a d'ailleurs indiqué que son temps de traitement moyen était passé de 48 heures à 11 minutes.

 

3. Améliorer la conformité

Les documents et les contrats qui passent par le processus de signature électronique sont tout aussi juridiquement contraignants que les documents physiques, et ils bénéficient de la même protection juridique. Mais l'avantage le plus significatif est la piste d'audit du document, qui peut s'avérer utile en cas de litige.

 

La technologie de signature électronique offre une conformité totale, car elle indique la progression de chaque document, de sa création à sa signature, et met en évidence les éventuels obstacles durant le processus.

 

Signer et renvoyer les contrats papier prend beaucoup plus de temps, et beaucoup sont envoyés sans jamais être signés. Des solutions de signature électronique simples et sécurisées peuvent vous aider à résoudre ce problème et à accélérer de 80 % les délais de traitement des contrats, tout en vous fournissant un journal d'audit entièrement recevable devant les tribunaux.

 

4. Supprimer les risques

On se demande souvent si les signatures électroniques ont une valeur juridique. Pour faire court, la réponse est oui. Si les signatures électroniques sont viables (certains documents judiciaires et juridiques nécessitent encore des signatures physiques), elles sont juridiquement recevables et ont donc la même valeur juridique que les signatures avec stylo et papier.

 

La plupart, voire la totalité, des solutions de signature électronique intègrent des fonctionnalités avancées de sécurité telles que le chiffrement et l'authentification multifacteur pour garantir que vos documents se retrouvent uniquement entre les mains des signataires choisis. Cela permet de supprimer tout risque dans vos processus de signature contractuels, ce qui garantit que seules les bonnes personnes peuvent accéder, signer et stocker en toute sécurité vos documents.

 

Pour découvrir comment votre entreprise peut économiser du temps et de l'argent avec la technologie de signature électronique, contactez l'équipe Dropbox et HelloSign pour une consultation gratuite.

 

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