Espaces de travail : quel avenir pour l’open space ?

Les espaces de travail ouverts (ou « open spaces ») ont été conçus pour créer un environnement de travail égalitaire qui inspire la créativité et la collaboration spontanée entre collègues. Près de 60 ans après leur invention, de plus en plus d’études démontrent que les open spaces faillent souvent à leur mission, venant confirmer ce que de nombreux employés savaient déjà.

Les origines

Le concept de l’espace de travail ouvert a été développé par deux frères allemands, Wolfgang et Eberhard Schnelle, en 1958. Les bureaux privés des chefs et les rangées interminables de bureaux des employés ont progressivement fait place à des espaces composés de plusieurs bureaux organisés par service. Supprimer les barrières physiques était pour les designers la solution idéale pour faciliter la communication et la créativité dans les équipes.

Moins de dix ans plus tard, Robert Propst, le directeur général d’Herman Miller, a inventé l’espace de travail modulaire (ou « box »), signant le retour des cloisons. Robert Propst voyait en l’open space un espace stérile qui « entravait le dynamisme, le talent et les perspectives de réussite« . Ses « boxes » devaient ainsi redonner une certaine liberté aux employés sous la forme d’un espace de travail individuel et privé. Malheureusement, la plupart des entreprises ont délaissé ces espaces modulaires et spacieux au profit d’un dédale de boxes beiges mornes mais moins onéreux, que les américains connaissent si bien. (Dans une interview donnée en 1998, Robert Propst a lui-même accusé les entreprises d’avoir détourné son concept initial pour créer de véritables boîtes à sardine.)

Aujourd’hui, l’espace de travail ouvert prend sa revanche. Dans une étude menée en 2013 par CoreNet Global, une association de gestionnaires d’immobilier d’entreprise, 80 % des personnes interrogées ont indiqué que leur entreprise avait adopté le concept de l’open space. Les critiques n’ont pas tardé à fuser de toute part, comme des années plus tôt. Au cours des cinq dernières années, on assiste à une recrudescence d’articles aux titres alarmistes et évocateurs (tels que Death To The Open Office Floor Plan! (Mort aux open spaces) et Open-plan offices were devised by Satan in the deepest caverns of hell (Les open spaces : une invention du diable) qui fustigent un design soi-disant progressiste.

Quel est donc le problème de ces open spaces modernes et comment créer des espaces de travail qui favorisent la joie et la collaboration ?

Ce qui ne fonctionne pas

Par définition, les employés sont plus accessibles lorsqu’ils travaillent dans un open space. Lorsque vous avez une question à poser, vous pouvez en quelques secondes aller voir votre collègue ou simplement faire pivoter votre chaise de bureau pour faire face à votre interlocuteur. Malheureusement, ces intrusions pourtant bien intentionnées peuvent engendrer de réels problèmes.

Tout d’abord, cela ralentit la productivité des employés. Une étude sur le coût des interruptions de travail a révélé qu’un employé de bureau lambda était interrompu toutes les 11 minutes. Pire encore, les collaborateurs n’arrivent généralement à se remettre réellement au travail qu’au bout de 25 minutes.

En l’absence de cloisons, le bruit peut également devenir l’inconvénient majeur des open spaces. Les collègues qui parlent fort au téléphone, ceux qui passent leur temps à papoter et ceux qui font du bruit en ouvrant leur paquet de chips occasionnent une réelle fatigue pour votre système auditif. Des chercheurs ont établi que la perte de productivité liée aux nuisances sonores était deux fois plus importante dans un open space que dans des bureaux fermés, et que le bruit caractéristique de ces espaces de travail ouverts réduisait la capacité de mémorisation et de calcul.

Tous ceux qui ont déjà eu à passer des coups de fil privés au bureau savent par expérience que l’un des principaux inconvénients d’un open space réside dans le fait que vous ne choisissez pas qui vous entendez, ni qui vous écoute. Dans le cadre d’une étude menée en 2013 sur les échanges téléphoniques personnels en open space, 60 % des employés travaillant dans des « boxes » et 50 % de ceux travaillant dans des bureaux ouverts ont reconnu que le manque de confidentialité était un réel problème.

Outre ces nombreuses frustrations, les employés travaillant en open space sont également plus souvent malades. Une étude sur le taux d’arrêt maladie en open space a démontré que les employés évoluant dans un open space prenaient 62 % d’arrêts maladie en plus que ceux travaillant dans des bureaux individuels. Et rappelez-vous des interruptions incessantes dont nous avons parlé précédemment. Une étude publiée dans l’International Journal of Stress Management a révélé que les employés qui étaient fréquemment interrompus dans leur travail affichaient un taux d’épuisement 9 % plus élevé que la normale.

Place au bureau du futur

Le constat est sans appel : les espaces de travail ouverts ne favorisent pas la créativité autant que leurs designers l’espéraient. Revenir aux bureaux individuels tout confort n’est pas non plus une alternative viable ni réaliste. Pour rendre la collaboration la plus efficace possible, il est essentiel de mettre en place plusieurs types d’espaces. Comme l’expliquent des spécialistes en environnement de travail dans un article de l’Harvard Business Review, les employés ont tendance à développer des idées et à traiter les informations seuls ou avec un collègue, puis de se réunir en groupe pour travailler sur ces idées avant de repartir chacun vers leur poste pour se concentrer sur les mesures suivantes.

Heureusement, la solution est relativement simple. Elle consiste à créer un environnement de travail réparti en plusieurs espaces adaptés aux différents types de tâches. Cela inclut des espaces communs et des salles de réunion pour le travail d’équipe et des bureaux privés plus petits où les employés peuvent réfléchir dans le calme. Il suffit ensuite de laisser les collaborateurs aller et venir dans les espaces souhaités tout au long de la journée.

Vous ne savez pas par où commencer ? Discutez-en avec vos employés. En identifiant les types d’environnements dont ils ont besoin pour mener à bien leurs projets, vous pourrez concevoir des espaces de travail adaptés qui répondent à leurs attentes. Les ingénieurs qui passent des heures à brainstormer en petits comités n’auront peut-être pas besoin des mêmes espaces confinés et propices à la concentration que les rédacteurs ou les analystes financiers.
Voici trois concepts révolutionnaires pour offrir à vos employés un environnement de travail qui leur ressemble :

Les espaces privés. Pour sortir du concept de l’open space, la tendance est désormais à la multiplication des petits espaces de travail privés. Cela inclut notamment les salles vitrées et insonorisées, qui donnent une impression de calme sans être totalement coupées des bureaux avoisinants, mais aussi ce que nous appelons les « cabines téléphoniques » qui sont en réalité de très petits espaces de travail dédiés aux tâches individuelles nécessitant une grande concentration et aux réunions confidentielles entre deux personnes.

Le zonage. Outre la multiplication des espaces privés, les entreprises remplacent progressivement leurs salles de conférence traditionnelles par un plus large choix d’espaces de réunion. Il peut s’agir d’alcôves dans lesquelles trois à quatre collègues peuvent se retrouver pour une réunion de dernière minute, mais aussi d’espaces de réunion d’une capacité de cinq à huit personnes et qui peuvent être réservés à l’avance ou dédiés à des groupes d’employés devant fréquemment se réunir. Les entreprises peuvent également limiter les nuisances sonores en créant plusieurs blocs de travail en fonction du niveau sonore. Elles peuvent ainsi séparer les espaces de travail bruyants (accueillant généralement les équipes en charge des ventes et des opérations) des espaces accueillant des équipes plus silencieuses. Il est également possible d’installer des bureaux, des étagères et de grandes plantes vertes de manière à créer un environnement moins ouvert réduisant les nuisances sonores et visuelles.

L’absence de bureaux dédiés. Grâce aux outils de communication mobile actuels, les employés peuvent travailler de n’importe où. Chaque partie du bâtiment représente donc un espace de travail potentiel. Vous aurez parfois besoin de l’atmosphère vivante d’un café ou d’une cour intérieure, ou tout simplement de travailler en plein air pour vous aérer l’esprit et y voir plus clair. De plus, selon le cabinet d’architectes et de designers Gensler, « les employés qui peuvent choisir à quel moment et à quel endroit ils souhaitent travailler sont 12 % plus satisfaits de leur emploi et hautement plus efficaces ».

Ces types de configurations, où les employés peuvent choisir leur espace de travail en fonction de leurs tâches et de leur état d’esprit du moment, pourraient devenir la nouvelle norme. Ils permettent en effet aux entreprises d’instaurer enfin ce climat de liberté et d’échange que l’on attendait depuis les années 1950 avec la création des open spaces. De plus, ces espaces de travail adaptés à tous mettraient un terme au sempiternel débat entre les défenseurs et les détracteurs de l’open space.