Nos conseils pour choisir les bons outils de collaboration
Passer 40 heures par semaine au bureau peut sembler plus que suffisant pour venir à bout de toutes nos tâches, mais sommes-nous réellement productifs pendant tout ce temps ? D’après une étude du McKinsey Global Institute, nous consacrons seulement 39 % de notre temps de travail à des tâches productives. Les 61 % restants, nous le passons à consulter nos e-mails, à rechercher des fichiers ou à échanger avec nos collègues.
Les technologies peuvent améliorer l’efficacité des workflows, simplifier les processus et optimiser la collaboration des équipes. Mais si notre façon de travailler a connu de nombreuses transformations au cours des dernières années, notamment avec l’essor du travail à distance, une question se pose néanmoins : les technologies conçues pour simplifier le travail ne l’ont-elles pas plutôt compliqué ?
Pensez aux outils de collaboration que vous utilisez. Vous utilisez peut-être Slack et WhatsApp pour discuter avec vos collègues, des e-mails pour communiquer avec vos clients et des documents en ligne pour gérer les versions de fichiers. Vous et votre équipe devez alors basculer d’un outil à l’autre pour gérer les projets et les demandes des clients.
Par ailleurs, ces outils étant maintenant disponibles sur les ordinateurs comme sur les appareils mobiles, les employés reçoivent constamment des alertes, notifications ou messages instantanés, qu’ils soient au bureau ou en dehors. Cette connexion permanente peut en réalité réduire la productivité des employés.
Si tout cela vous semble familier et que vous souhaitez simplifier vos workflows internes, sachez que pour Maaike Doyer, directrice financière de Business Models Inc. et utilisatrice de Dropbox Business, il s’agit avant tout d’utiliser les bons outils de collaboration. « L’agilité est essentielle pour accélérer la croissance. Avec les bons outils et les bonnes compétences, les petites entreprises peuvent aujourd’hui prendre une longueur d’avance sur leurs concurrents bien établis ».
Mais au vu du nombre élevé d’outils de collaboration disponibles sur le marché, comment être sûr de choisir ceux qui sont les mieux adaptés à votre entreprise ?
1) Privilégiez la qualité à la quantité : le nombre d’outils de collaboration disponibles est tellement élevé qu’il est important d’identifier à l’avance les résultats que l’on cherche à obtenir grâce à cet investissement. Voulez-vous optimiser la collaboration en interne, améliorer la communication avec vos clients, réduire les doublons ou tout cela à la fois ?
Après avoir répondu à cette question, vous devez choisir le moins d’outils possible pour atteindre vos objectifs. Vous pouvez, par exemple, opter pour Dropbox Paper pour partager du contenu dans n’importe quel format, apporter des modifications dans des documents, discuter en direct ou encore gérer des tâches, le tout depuis un seul et même emplacement.
2) Assurez-vous que les outils sont compatibles : la plupart des entreprises utilisent un système d’exploitation, une plateforme de gestion des documents ou un hôte de messagerie spécifique. Avant d’adopter de nouveaux outils, vous devez donc vous assurer qu’ils sont compatibles avec les systèmes et les workflows en place dans votre entreprise.
3) Faites de nombreux tests et recueillez l’avis des utilisateurs : les retours des employés et des clients sont la clé du succès de n’importe quel investissement technologique. Demandez aux membres de votre équipe quels outils ils utilisent, y compris en dehors du bureau, quels types d’outils ils préconisent et quels outils ils aimeraient utiliser sur leur lieu de travail. Assurez-vous d’obtenir ce feedback avant de prendre une décision et, si possible, mettez en œuvre des projets pilotes en collaboration avec vos fournisseurs. Vous pourrez ainsi tester les nouveaux produits avant de dépenser des sommes élevées pour les acquérir.
