Le nouveau Dropbox Spaces rend le travail à distance plus simple et efficace — Dropbox Business Blog France

Le nouveau Dropbox Spaces rend le travail à distance plus simple et efficace
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17. novembre 2020 — 6 min de lecture

Le nouveau Dropbox Spaces rend le travail à distance plus simple et efficace

Depuis que la pandémie a contraint les employés à travailler de chez eux, les équipes font face à de nouvelles problématiques pour collaborer autour des projets. En tant qu’entreprise distribuée, nous savons que trouver ce dont on a besoin prend trop de temps lorsque les contenus, les échanges et les activités sont éparpillés sur de multiples outils et canaux. Et quand tout le monde travaille depuis un endroit différent, il est encore plus difficile de suivre l'avancement des projets et de s'assurer que tout le monde reste impliqué.

Dropbox Spaces a été conçu pour répondre à ces problématiques. Dropbox a toujours eu pour mission de simplifier le partage de fichiers et l'organisation au sein des équipes. Avec Spaces, nous allons encore plus loin pour faciliter la collaboration sur les projets.

Depuis son lancement l'année dernière, Dropbox Spaces est devenu un espace de travail virtuel à part entière. La nouvelle version de Dropbox Spaces réunit les projets et les équipes afin d'assurer une collaboration efficace, du lancement à la livraison. Voici comment Dropbox Spaces permet à votre équipe de faire avancer ses projets.

Simplifiez-vous la tâche

Gérer des projets est plus difficile lorsque les informations sont éparpillées sur différents outils et canaux. Dropbox Spaces vous simplifie la vie en réunissant tout ce dont vous avez besoin dans un Space, un espace d'équipe dédié.

Lancez facilement vos projets avec vos collaborateurs ou vos clients, où que vous soyez

  • Créez et partagez des Spaces de projet dédiés avec votre équipe afin que tout le monde puisse travailler dans le même espace virtuel.
  • Réunissez les fichiers, les contenus cloud, les tâches, les commentaires et les plannings dans un Space d'équipe unique.
  • Contrôlez qui a accès à un Space pour être sûr de ne partager votre travail qu'avec les personnes autorisées.

Trouvez et ajoutez rapidement des fichiers de projet pertinents à un Space 

  • Ajoutez n'importe quel type de contenu, notamment des Google Docs, des tableaux Trello, des tableurs Excel ou encore des fichiers JPEG à votre espace de travail sans avoir à déplacer les documents de leur emplacement d'origine. Ces derniers sont tous accessibles depuis un Space, ce qui vous évite d'avoir à jongler entre les applications.
  • Trouvez facilement le contenu dont vous avez besoin en effectuant une recherche dans les projets, les documents cloud et les fichiers.

Visualisez tous vos projets au même endroit

  • Retrouvez tous vos projets et les collaborateurs impliqués dans une vue d'ensemble simple.
  • Les Spaces sont accessibles tout au long du projet et au-delà. Ainsi, votre équipe conserve un accès aux fichiers des anciens projets.

Organisez votre journée

Quand tout semble urgent, il est difficile de rester efficace et de terminer ce qui doit être fait. Avec Dropbox Spaces, vous pouvez créer une liste de tâches prioritaires pour vous et votre équipe, ajouter des étapes de projet et gérer votre calendrier afin de toujours respecter les délais.

Menez à bien vos projets en respectant le calendrier

  • Bénéficiez d'une vue globale de vos tâches prioritaires pour rapidement planifier votre journée.
  • Suivez au même endroit l'ensemble des tâches de vos différents projets, aussi bien celles qui vous ont été confiées que celles d'un collaborateur, ou encore celles que vous vous êtes personnellement attribuées.
  • Classez et affichez les tâches de projet de manière flexible sous forme de liste ou de calendrier, puis ajoutez des commentaires ou des liens vers des fichiers connexes afin de se mettre au travail sur-le-champ.

Gérez le planning de votre journée

  • Connectez votre calendrier Outlook ou Google à Dropbox Spaces pour garder un œil sur vos rendez-vous du jour.
  • Intégrez la solution aux outils de vidéoconférence populaires pour accéder aux notes de réunion, aux ordres du jour et aux actions de suivi dans Dropbox Spaces.
  • Vous pourrez également rejoindre une réunion en un clic depuis Dropbox Spaces.

Restez connecté pour faire avancer vos projets

Il n'a jamais été aussi difficile de savoir où en sont vos collègues sur un projet. Dropbox Spaces vous permet de laisser des commentaires et de répondre à ceux des autres afin de retrouver le lien social du travail d'équipe, où que vous soyez.

Collaborez et échangez vos idées en temps réel ou en différé

  • Publiez et prenez connaissance des mises à jour importantes sur les projets, et @mentionnez les collaborateurs concernés pour attirer leur attention.
  • Ajoutez des commentaires ou des questions pour vos collègues directement sur les contenus liés au sein de l'espace de travail afin que tout le monde puisse échanger et travailler au même endroit.
  • Publiez une réponse ou une réaction dans un Space pour informer les membres de votre équipe que vous avez vu la dernière mise à jour.

Bénéficiez d'une vue globale de l'avancement des projets et des contributions de l'équipe

  • Surveillez le déroulement du projet et restez en contact avec l'équipe pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Consultez les dernières mises à jour et les demandes de feedback pour ne rien rater.
  • Mentionnez un collaborateur ou un client dans une mise à jour. Ce dernier pourra alors répondre directement avec un commentaire, un émoji ou un lien vers un fichier.

Travaillez plus efficacement en regroupant au même endroit le contenu des réunions et des projets

  • Mettez tous les membres de votre équipe sur la même longueur d'onde en créant un document de réunion contenant les informations clés pour l'équipe, comme l'ordre du jour, les tâches à effectuer et les participants.
  • Lorsqu'un document de réunion est créé, il est automatiquement ajouté à votre invitation de calendrier. Vos collaborateurs peuvent ainsi facilement accéder aux notes et à l'ordre du jour lorsqu'ils en ont besoin.

Le nouveau Dropbox Spaces est actuellement disponible en version bêta privée. Pour y accéder, rendez-vous sur dropbox.com/beta_spaces.

 

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La date de disponibilité et les caractéristiques exactes de ces produits et fonctionnalités peuvent être différentes des informations présentées ici.
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