Nouveaux outils AdminX de gestion, sécurité et déploiement
Plus de 300 000 équipes de tailles, zones géographiques et secteurs différents utilisent Dropbox Business pour collaborer. Face à une si grande diversité, une approche universelle de la gestion, de la sécurité et du déploiement ne peut pas fonctionner. C’est pourquoi nous vous présentons aujourd’hui, dans le cadre de notre initiative AdminX, de nouveaux outils qui simplifient la sécurité des données pour les équipes Dropbox Business dans les organisations de tous types.
Simplification de la gestion d’équipe
Les équipes se définissent de plus en plus par leur caractère mouvant : rôles qui évoluent, projets qui vont et viennent, stagiaires et sous-traitants qui rejoignent temporairement l’équipe… Le changement étant désormais la seule constante, nous présentons deux nouvelles fonctionnalités pour vous aider à mieux gérer ces équipes fluctuantes.
La première permet aux administrateurs d’exporter les données des membres sous forme de rapports CSV, directement à partir de l’interface d’administration. Ces rapports permettent d’analyser les données sur les membres (quels sont leurs rôles, quelle est leur utilisation des données, à quels groupes appartiennent-ils, ont-ils activé la validation en deux étapes, etc.) pour simplifier les processus internes, tels que l’attribution du budget informatique ou l’audit de sécurité.
Nous avons également ajouté la possibilité de convertir des comptes Dropbox Business en comptes personnels lorsque vous supprimez un membre de l’équipe. Les utilisateurs peuvent ainsi conserver leurs fichiers et dossiers non partagés, ainsi que les dossiers partagés qui leur appartiennent, tout en perdant l’accès aux dossiers appartenant à l’équipe. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les membres qui ont converti leurs comptes personnels en comptes Business lorsqu’ils ont rejoint l’équipe.
Meilleurs contrôles utilisateur
La protection des informations de l’entreprise est un souci permanent chez les administrateurs. C’est pour cela que nous mettons à leur disposition des contrôles optimisés pour les liens partagés et les répertoires d’équipe.
Lorsque vous partagez des informations sensibles, telles que des données financières, il existe toujours un risque qu’elles tombent entre de mauvaises mains. Pour résoudre ce problème, nous donnons aux équipes la possibilité de désactiver le téléchargement des liens partagés. Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de limiter l’accès aux fichiers partagés afin que les destinataires puissent uniquement les prévisualiser sur dropbox.com ou dans nos applications mobiles.
Il arrive aussi que les administrateurs souhaitent que l’équipe ne voie pas certaines personnes (comme des administrateurs d’assistance ou des prestataires devant accéder aux fichiers de projet). C’est pourquoi nous leur permettons de limiter la visibilité de certains membres de l’équipe afin de protéger leur identité. Les personnes dont la visibilité est limitée n’apparaitront pas dans la liste des membres de l’équipe ni dans les suggestions de partage et de commentaires.
Outils de déploiement avancés
La nécessité de simplifier les processus de déploiement des nouveaux outils s’accroît à mesure que votre entreprise se développe. Deux nouvelles fonctionnalités aideront les administrateurs à adapter Dropbox à la croissance de leur entreprise.
Plus vite vous intégrez les nouveaux employés, plus vite ils peuvent commencer à travailler. Notre fonctionnalité de synchronisation sélective pour les équipes, présentée le mois dernier dans le cadre de notre programme d’accès en avant-première, permet d’accélérer le déploiement pour les équipes qui gèrent de grands volumes de données. Grâce à elle, les administrateurs peuvent préciser quels dossiers d’équipe seront synchronisés par défaut sur les ordinateurs des utilisateurs, ce qui permet de gagner du temps et d’économiser de l’espace sur le disque dur.
Nous aidons par ailleurs les administrateurs à mieux gérer leurs déploiements Dropbox Business en leur permettant de limiter l’espace des membres. Les administrateurs n’ont désormais plus à se soucier du fait que les utilisateurs occupent un espace disproportionné, car ils peuvent définir des limites pour s’assurer que leurs équipes n’excèdent pas l’espace de stockage de leur forfait.
Nous sommes heureux de mettre ces nouveaux outils à la disposition des entreprises du monde entier, quelle que soit leur taille. L’exportation de données sur les membres, la conversion en comptes individuels et la visibilité limitée sont d’ores et déjà intégrées à l’interface d’administration. Vous pouvez également désactiver le téléchargement des liens partagés dès aujourd’hui. La synchronisation sélective pour les équipes est accessible via notre programme d’accès en avant-première et la limite d’espace des membres sera bientôt disponible.
