Optimisez l’organisation et la collaboration avec les dossiers d’équipe
Les informations dont votre équipe a besoin peuvent se trouver n’importe où : dans des pièces jointes, sur des serveurs ou encore sur des disques durs. Centraliser toutes ces informations semble être la solution la plus évidente, mais elle est plus complexe à mettre en œuvre qu’il n’y paraît. Après tout, vous pouvez permettre à votre équipe de partager des informations, mais pas au prix de la sécurité des données. Lancés cet été dans le cadre du programme d’accès en avant-première, les dossiers d’équipe permettent de résoudre ce problème en offrant un emplacement de stockage et de partage des données centralisé et sécurisé. Nous avons le plaisir de mettre cette fonctionnalité à la disposition de toutes les équipes Dropbox Business et Dropbox Enterprise.
Conçus dans le cadre de l’initiative AdminX, les dossiers d’équipe répondent aux principaux besoins des entreprises : centraliser les données et améliorer le contrôle.
Centraliser les données
La fragmentation des données n’est pas un phénomène nouveau. Avant l’ère du cloud, les informations pouvaient se trouver sur divers lecteurs partagés, serveurs FTP et disques. Cette fragmentation a été conservée lors de la migration des données vers le cloud. Le premier défi consiste donc à rompre ce cycle : avec les dossiers d’équipe, Dropbox vous permet de regrouper toutes ces données disséminées.
Lorsque vous créez un dossier d’équipe, vous offrez à tous les utilisateurs un lieu unique pour tous leurs fichiers d’entreprise. Vous pouvez même définir des dossiers d’équipe distincts pour différents groupes, selon le département ou le projet. Les dossiers d’équipe, visibles aux côtés des autres fichiers Dropbox, sont synchronisés et disponibles sur tous les appareils des utilisateurs : la collaboration est ainsi plus fluide pour l’ensemble de l’équipe.
Améliorer le contrôle
Même dans la plus petite des organisations, le volume du contenu créé et partagé est considérable. Les données sont généralement classées par département, et les autorisations sont octroyées par dossier et sous-dossier. Toutefois, la gestion des accès est habituellement lourde et fastidieuse.
Avec les autorisations granulaires, vous avez l’assurance que les bonnes personnes ont accès aux bons fichiers. Les paramètres de partage sont configurables au niveau de chaque sous-dossier. Par conséquent, vous pouvez autoriser ou restreindre les accès à votre guise. Les administrateurs conservent un contrôle et une visibilité d’ensemble sur les paramètres de partage de toute l’équipe et sur les audits.
Supposons que tous les membres du service financier aient accès au contenu d’un dossier, mais qu’un des sous-dossiers contienne des informations sensibles que seules quelques personnes doivent pouvoir modifier. Désormais, vous pouvez accorder l’accès en écriture à ce sous-dossier à quelques membres du service financier seulement, ou autoriser une personne externe à accéder à ce seul sous-dossier. Chacun peut donc partager des données depuis un seul et même emplacement, sans envoyer de pièces jointes ni recourir à d’autres outils. Les données restent sous votre contrôle dans Dropbox, sans sacrifier la flexibilité nécessaire à votre équipe.
Avec les dossiers d’équipe, nous proposons à votre entreprise un nouvel outil puissant pour simplifier la collaboration. Rendez-vous sur la page des dossiers d’équipe de l’interface d’administration pour en savoir plus, et pensez à revenir régulièrement sur ce blog pour découvrir les dernières nouvelles sur l’initiative AdminX.
