Pourquoi liberté et efficacité collaborative vont de pair
Un cruel paradoxe. C’est ce que révèle la lecture de l’étude « Knowledge Workers » (1) réalisée par TNS Global pour Dropbox. Le constat ? À l’heure des intranets 2.0, des portails collaboratifs et des autres réseaux sociaux d’entreprise, 6 personnes sur 10 rencontrent encore au moins un obstacle à la collaboration. Ces limites nuisent aux actions de base du travail à plusieurs : échange d’informations en dehors de l’entreprise (avec un client ou un partenaire), coédition d’un document ou encore accès multiplateforme (PC, tablette, smartphone, etc.).
Il faut reconnaître que l’orchestration de l’organisation du travail en 2016 n’est pas chose aisée. Nous assistons d’un côté à une multiplication des tâches, à une fragmentation des journées et à une prolifération des appareils, et de l’autre, à un réel besoin d’agilité : « Nous devons veiller à ce que des équipes pluridisciplinaires puissent travailler efficacement ensemble et en temps réel sur de multiples projets, qu’elles soient à l’agence ou en mobilité », souligne Agathe Bousquet, PDG d’HAVAS Worldwide Paris. Voilà sans doute pourquoi les modes de gestation habituels des projets collaboratifs ne conviennent plus…
Plus d’autonomie, plus d’adoption
Une grande partie d’entre nous a vécu ce type de projets qui, à force de consultations tous azimuts (de toutes les « parties prenantes », sauf des utilisateurs) et d’inventaires à la Prévert des fonctions souhaitées, perdent de vue l’essentiel : le bien-être technologique des utilisateurs. Autrement dit, la possibilité donnée à chaque utilisateur de recourir à la solution la plus adaptée à son contexte de vie, professionnel comme personnel. Ce contexte comprend d’innombrables paramètres : la nature et la disponibilité des interlocuteurs au quotidien, le niveau de nomadisme, les horaires réels de travail, le type d’informations échangées, etc.
« L’intranet est passé du rang de portail qu’on ne lit que sous la contrainte à un environnement de vie et de travail »
L’équation est complexe. Et elle ne peut être satisfaite en imposant à tous la même suite collaborative ou un intranet qui, à force de vouloir parler à tout le monde, ne parle plus à personne. « L’intranet est passé du rang de portail qu’on ne lit que sous la contrainte à un environnement de vie et de travail qui fait sens et trouve sa place dans le quotidien du collaborateur », résume Bertrand Duperrin, Digital Transformation Practice Leader chez Emakina et blogueur passionné.
Quel message pour les directions métiers et DSI ?
L’enjeu est donc bien le suivant : permettre à l’utilisateur d’opter pour des solutions adaptées à son quotidien. Et là encore, les chiffres parlent sans ambiguïté. D’après l’étude « Knowledge Workers », l’adoption des outils augmente sensiblement avec la liberté donnée : 58 % des utilisateurs qui n’ont aucune liberté de choix utilisent plus de cinq outils collaboratifs ; cette proportion monte à 87 % pour les utilisateurs totalement libres. De manière symétrique, seulement 39 % des utilisateurs contraints ne rencontrent aucune difficulté pour collaborer avec des interlocuteurs externes, contre 82 % chez ceux dont la liberté de choix technologique est totale.
Que retenir de ces chiffres ?
Pour les directions métiers, qui sont souvent les sponsors de ces projets de collaboration, le message est clair : le temps est venu d’arrêter de spécifier sans fin les besoins dans un mode top-down. Au contraire, mieux vaut enrichir au fil de l’eau les services proposés en fonction des pratiques observées. Et pas seulement sur le terrain professionnel. Quant à elles, les DSI verront dans ces chiffres un bel encouragement à étoffer leurs catalogues de services, à la fois pour s’imposer comme des fournisseurs crédibles aux yeux des utilisateurs, mais aussi pour endiguer le phénomène de « Shadow IT » (2).
(1) : Étude « Knowledge Workers » réalisée par TNS Global pour Dropbox en février 2015 auprès de 2 079 professionnels de l’information
(2) : Terme utilisé pour désigner le développement des systèmes d’information sauvages à l’insu de la DSI
