Repenser votre semaine de travail en trois étapes
Votre travail est un peu comme votre deuxième maison. Vous y passez beaucoup de temps et, au fil des ans, la routine s’installe. Vous redoutez le lundi matin ? Vous préféreriez vous épanouir davantage dans votre travail pour avancer sereinement dans la vie ?
Pour rester dynamique et efficace, vous devez structurer votre semaine de travail de façon à concentrer votre attention sur les bonnes tâches au bon moment. Ces trois étapes vous aideront à y voir plus clair.
1. Organisez votre travail en fonction de vos objectifs
Une fois que vous avez défini un plan de carrière à long terme ou à moyen terme, vous pouvez le découper en plusieurs objectifs intermédiaires. Il vous faut ensuite identifier les étapes stratégiques qui vous permettront de réaliser ces objectifs. Pour l’auteur-conférencier américain Jack Canfield, c’est un peu comme conduire de nuit avec les phares allumés : même si vous ne voyez qu’une portion de la route, vous finirez toujours par arriver à destination.
Imaginons que vous aspirez à devenir directeur financier d’une entreprise du CAC 40 alors que vous n’êtes pour l’instant qu’employé de banque. Vos trois principaux objectifs pour l’année à venir peuvent être, par exemple, d’être reconnu comme l’un des meilleurs employés de votre branche d’activité, de passer responsable et de vous inscrire à une formation pour devenir expert-comptable agréé. Décomposez ensuite ces objectifs en trois objectifs clés à atteindre dans la semaine à venir. Enfin, décomposez ces nouveaux objectifs en trois objectifs stratégiques à atteindre chaque jour de la semaine. Atteignez chacun de ces objectifs, puis recommencez.
Pour réaliser vos objectifs et suivre votre progression, vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet en ligne comme Trello. Un simple agenda papier peut également faire l’affaire. Utilisez le ou les outils qui vous aideront à définir au mieux votre trajectoire. Suivez de près votre avancée par rapport à vos objectifs finaux et félicitez-vous à chaque fois que vous franchissez une étape intermédiaire importante.
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2. Regroupez les tâches similaires
Reprendre une tâche laissée en suspens ou en commencer une nouvelle prend environ 25 minutes. Regrouper plusieurs tâches vous permettra d’adopter un rythme de travail régulier et de ne pas perdre le fil. Pour minimiser les temps de transition, réalisez plusieurs tâches d’un même type en une seule fois, comme par exemple écrire tous vos articles de blog pour le mois en une seule session, au lieu d’en écrire qu’un à la fois. Certains préféreront par exemple consacrer une journée entière par semaine à des tâches internes ou externes pour mieux s’investir dans un projet particulier. De plus, le simple fait de vous ménager un temps personnel et de mettre votre esprit et votre corps sur « off » peut vous aider à reprendre plus efficacement et plus rapidement vos tâches en cours.
Vous pouvez aussi répartir vos tâches en fonction de leur nature (publique, privée ou personnelle). Les activités appartenant à la sphère publique, c’est-à-dire en lien avec le client, telles que les réunions, les appels téléphoniques et les présentations, mobilisent votre capacité d’extraversion. Les tâches « privées », comme l’écriture, la réflexion et la planification, requièrent quant à elles une concentration intense et continue. Enfin, le temps « personnel », en dehors du travail, vous permet de vous reposer et de vous ressourcer. En vous consacrant à un type d’activité bien défini, vous trouverez de nouveaux moyens d’optimiser votre temps. Notez sur votre calendrier les plages de temps attribuées à chaque type d’activité, et structurez votre semaine de travail en conséquence. N’hésitez pas à revoir cette organisation.
On dit que l’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt, et pourtant certaines personnes sont plus productives une fois le soleil couché. L’essentiel est de connaître votre mode de fonctionnement et de l’utiliser à bon escient pour avancer sur le chemin de la réussite. Si certains se révèlent plus créatifs, sociables ou efficaces dès l’aube, d’autres le seront davantage en fin d’après-midi ou à la tombée de la nuit. La clé consiste à caler votre travail sur votre rythme. Identifiez les rythmes qui sont bénéfiques à votre développement, et ceux qui vous conviennent moins.
3. Prenez un bon rythme et tenez-le
Le meilleur moyen de rester concentré sur ses objectifs consiste à mettre en place des rituels et des routines pour avancer sereinement tout au long de la semaine. Les spécialistes de l’organisation conseillent souvent de commencer la journée par la tâche la plus difficile, car cela vous procure un sentiment d’accomplissement dès le départ. En ce qui me concerne, j’aime commencer ma journée par la tâche que je préfère (5 minutes d’écriture libre). Cela me suffit à entrer dans un état de satisfaction pour le reste de la journée. D’autres préféreront résoudre des équations, répondre à leurs e-mails, appeler leurs clients ou manger un cookie pour bien commencer la journée. Trouvez ce qui vous met dans les meilleures dispositions pour attaquer sereinement votre journée de travail.
Une fois que vous êtes lancé, évitez les distractions pour ne pas décrocher. Lorsque vous êtes en mode de travail « privé », rendez-vous indisponible, aussi bien physiquement que numériquement, afin qu’aucun élément extérieur ne puisse vous interrompre. Portez un casque anti-bruit ou mettez de la musique pour éliminer les bruits de fond. Et si vous avez tendance à vous laisser happer par les réseaux sociaux, des applications telles que Freedom vous permettront de définir des plages horaires où vous êtes déconnecté. Enfin, pour vos activités « publiques », regrouper vos réunions ou présentations sur une même journée est un moyen efficace de conserver un bon rythme de travail.
En établissant un rituel pour chaque jour et chaque semaine de travail, vous aurez une meilleure visibilité sur ce que vous avez accompli, sur la manière dont vous allez progresser et sur les prochains objectifs à mettre en place. Pour ce faire, redéfinissez régulièrement vos trois principaux objectifs et trouvez de nouveaux challenges pour le jour ou la semaine à venir.
Avec des objectifs précis et un planning efficace calé sur vos propres habitudes de travail, vous serez plus créatif que jamais. Testez plusieurs organisations afin de trouver celle qui vous permettra de vous épanouir, aussi bien au travail qu’en dehors. Votre semaine de travail idéale se dessinera à mesure que vous trouverez le rythme et les rituels qui vous conviennent le mieux.
Sage Cohen est l’auteure des ouvrages Fierce on the Page, The Productive Writer et Writing the Life Poetic, et du recueil de poèmes Like the Heart, the World. Depuis la création de sa société Sage Cohen Global en 1997, elle n’a cessé de développer des solutions pour favoriser la communication, la pédagogie et l’émancipation dans les entreprises et la société en général.
