Simplifier les processus d’approbation en 3 étapes
Les métiers d’architecte ou de designer ne sont pas faciles : outre la difficulté à concrétiser vos idées et vos plans pour donner vie à de beaux intérieurs ou bâtiments, vous devez également remporter l’adhésion de vos collègues et de vos clients. Alors que les critiques parfois acerbes mettent vos nerfs à rude épreuve, vous devez garder votre calme pour prendre en compte les commentaires de tous et développer une idée qui satisfait tout le monde. Pour rendre le processus d’approbation moins conflictuel et plus collaboratif, il vous suffit d’adopter les outils qui permettront à votre équipe de mieux travailler ensemble. Voici les premières étapes à suivre.
1. Créez de la cohésion entre les applications
Avec des applications non intégrées, les utilisateurs passent leur temps à fermer l’une pour en ouvrir une autre, et à chercher où ils s’étaient arrêtés. Cela a pour effet de ralentir leur flux de travail et de créer des inefficacités pouvant occasionner une perte de données et de temps. Un minimum d’intégration est donc nécessaire pour maintenir la productivité des collaborateurs.
Pour simplifier la communication au sein de leurs équipes, les cofondatrices de PritchardPeck Lighting ont choisi de connecter les applications Dropbox, Slack et Gmail. « Au bureau, nous utilisons Slack pour communiquer », explique Kristin Peck. « Nous pouvons ainsi séparer nos communications internes de nos communications avec nos clients pour lesquelles nous utilisons Gmail. L’interface Slack est très intéressante, car elle nous permet d’échanger par messagerie instantanée. Lorsqu’un membre de mon équipe envoie un lien Dropbox, je peux immédiatement cliquer dessus et accéder au fichier. Je reste informée de tout ce qu’il se passe, même à distance. » Découvrez comment la petite mais très dynamique entreprise PritchardPeck utilise Dropbox pour développer ses activités.
2. Faites évoluer votre activité en fonction de la demande
En adoptant des applications de pointe, votre entreprise peut plus facilement évoluer en fonction de ses besoins. Avec une solution unique, vous risquez de vous retrouver avec des fonctionnalités dont vous n’avez pas l’utilité et d’autres vous manqueront. Un workflow optimisé vous permet quant à lui de choisir les solutions nécessaires à votre croissance sans remettre en cause vos processus existants.
Au moment d’ouvrir sept nouveaux bureaux aux États-Unis, le cabinet d’architectes primé BNIM a fait confiance à Dropbox Business pour simplifier ses workflows. Découvrez comment Dropbox aide les collaborateurs à travailler ensemble sur des plans de conception volumineux, où qu’ils se trouvent et depuis n’importe quel appareil, pour finaliser plus rapidement les projets de leurs clients.
3. Simplifiez vos workflows pour gagner du temps
Avec un workflow qui n’est pas optimisé, les employés perdent souvent du temps à rechercher des fichiers ou à associer des processus qui ne sont pas compatibles entre eux. En mettant en place un workflow plus fluide, vous passerez moins de temps à coordonner vos tâches, et plus de temps à les accomplir.
Le cabinet d’architectes Red Dot Studio utilise les liens partagés Dropbox pour envoyer des fichiers de présentation et de CAO volumineux à ses équipes, mais aussi à ses ingénieurs, consultants et clients en externe. Chaque collaborateur peut à tout moment accéder aux dernières idées et modifications apportées depuis l’application mobile Dropbox.
« Avant, lorsque nous revenions d’un chantier, nous perdions du temps à retrouver les croquis, à les scanner et à les enregistrer. Maintenant, nous pouvons prendre une photo avec notre téléphone, l’enregistrer dans le bon dossier et la partager en quelques secondes. C’est beaucoup plus pratique pour nous au quotidien.” — Alix Daguin, conceptrice de projets, Red Dot Studio
En créant un workflow qui associe les meilleurs outils et applications du marché, vous travaillerez de manière plus intelligente et plus efficace. Vous passerez moins de temps à jongler entre les applications et plus de temps à réaliser vos projets. De plus, avec une plateforme de collaboration homogène telle que Dropbox, vous pourrez obtenir les approbations nécessaires en un temps record et éviter toute confusion au sein de vos équipes.
