Une semaine sans réunion : huit enseignements à tirer
« Si vous deviez identifier, en un mot, la raison pour laquelle l’humanité n’a pas atteint et n’atteindra jamais son plein potentiel, ce mot serait ‘réunions’. » Dave Barry
Si les réunions permettent de rassembler les équipes afin de les aider à avancer sur leurs projets, elles ont aussi parfois tendance à les ralentir. Dans une étude récente publiée par le site Salary.com, 47 % des personnes interrogées déclarent que ce sont les multiples réunions qui leur font perdre le plus de temps au travail. Pour avoir une idée concrète des avantages et inconvénients de cette pratique, j’ai décidé de ne participer à aucune réunion pendant une semaine. Voici les conclusions de cette expérience.
1. Je suis devenue proactive
Au lieu de caler du travail entre mes différentes réunions, j’ai pu organiser mes journées en fonction de mes priorités et leur consacrer le temps nécessaire pour mener celles-ci à bien. Le fait d’être responsable de mon propre emploi du temps m’a donné beaucoup d’énergie.
2. J’ai tenu mes délais
Comme je sortais souvent de réunion avec une longue liste de tâches urgentes à réaliser pour des collègues, j’avais tendance à disperser mon énergie. N’étant plus interrompue en permanence par des requêtes de dernière minute, j’ai pu maintenir un niveau de créativité constant et rester concentrée sur des tâches clés. J’ai ainsi réussi à consacrer trois heures à la rédaction complète d’un projet de livre blanc, au lieu d’y passer la semaine (et sans doute beaucoup plus d’heures) en avançant au compte-gouttes.
3. J’ai appris à déléguer
Pour la première fois, j’ai demandé à des membres de mon équipe de me représenter aux réunions auxquelles je ne voulais pas participer. En plus de les responsabiliser, j’ai fait moins de micro-management. Chacun d’entre nous a mieux apprécié son rôle, ses contributions et ses échanges, et aucune tâche n’est passée à la trappe.
4. J’ai obtenu plus rapidement les informations dont j’avais besoin
Vous pouvez obtenir des informations de différentes manières, et assister à une réunion en est une. Mais si un collègue se charge de capturer les points essentiels, les lire un peu plus tard sera peut-être plus efficace. Mes collaborateurs ont utilisé Dropbox Paper pour prendre des notes de réunion et en partager le compte-rendu, pour que tous les membres de l’équipe puissent agir en fonction de ce qui s’est dit à la réunion, qu’ils y aient participé ou non. Il m’a suffi d’ajouter mes questions sous forme de commentaires dans ce document partagé pour obtenir très rapidement les informations dont j’avais besoin.
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5. J’ai fait faire des économies à mon employeur
Dans une étude consacrée à la gestion du temps dans les grandes entreprises, le cabinet de conseil Bain & Company a constaté qu’une simple réunion hebdomadaire coûtait 15 millions de dollars par an à une entreprise. J’ai donc décidé d’accorder la priorité aux tâches productives, plutôt que de passer mon temps en salle de réunion.
6. J’ai identifié les réunions à ne pas manquer
Même si mon absence n’a pas vraiment eu d’incidence lors des réunions d’information, elle a eu un impact négatif sur la productivité et la collaboration au sein de mon équipe. Je sais désormais où je suis vraiment utile et j’ai identifié les rendez-vous à ne pas rater à l’avenir.
7. Je me suis fixé deux jours sans réunion par semaine
Après avoir découvert le niveau de créativité dont j’étais capable les jours sans réunion, j’ai décidé que, pour le reste de l’année, tous mes mardis et jeudis seraient réservés à mes tâches prioritaires. Quand on a la certitude d’avoir du temps, chaque semaine, pour se concentrer sur son travail sans interruption, on peut lâcher du lest les jours où les réunions s’enchaînent.
8. J’ai cherché à optimiser les réunions
Comme je souhaitais des réunions moins nombreuses et plus efficaces, j’ai fait des recherches sur les bonnes pratiques. Inspirée par ces conseils pour maîtriser les réunions de 15 minutes, mon équipe a été ravie d’essayer les réunions debout, à horaires décalés ou à participation réduite. Résultat : une motivation supérieure pour tous !
Certes, on ne peut pas durablement esquiver toutes les réunions, mais cette expérience m’a aidée à optimiser mes emplois du temps quotidien et hebdomadaire. En variant les niveaux de contribution, de délégation et de production, j’ai pu comprendre comment rester créative et performante.
Sage Cohen est l’auteure des ouvrages Fierce on the Page, The Productive Writer et Writing the Life Poetic, et du recueil de poèmes Like the Heart, the World. Depuis la création de sa société Sage Cohen Global en 1997, elle n’a cessé de développer des solutions pour favoriser la communication, la pédagogie et l’émancipation dans les entreprises et la société en général.
