Virtual-First : comment gérer son temps en télétravail

Le monde du travail évolue à une vitesse vertigineuse. Les règles et les attentes en la matière fluctuent, et cela peut être déroutant. Chez Dropbox, nous passons au modèle Virtual-First, ce qui signifie que le travail à distance (en dehors d’un bureau) sera la principale façon de travailler pour tous les employés, avec des rassemblements en personne réservés à la collaboration en équipe (dès qu’il n’y aura plus de risques sanitaires). Nos habitudes sont bouleversées, mais nous apprenons à nous adapter petit à petit. Nous avons rédigé quelques conseils basés sur nos expériences qui vous permettront de vous adapter à ce nouveau mode de travail. Voici notre série Virtual-First, que nous viendrons alimenter au fur et à mesure de nos découvertes. pouvez consulter les autres articles concernant la boîte à outils Virtual-First ici :

• Comment préserver son bien-être en télétravail
• Comment soutenir votre équipe
• Comment communiquer efficacement
• Comment changer d’état d’esprit

L’OMS a désigné le stress lié au travail comme l’épidémie sanitaire du 21e siècle. La culture de la connexion permanente, où la technologie nous rappelle à l’ordre jour et nuit, a un rôle primordial dans ce phénomène. Puisque tout le monde peut avoir un emploi du temps plus flexible sur différents fuseaux horaires, la tentation est encore plus grande de consulter Slack à toute heure. Il vous faudra donc faire très attention à la manière dont vous gérez votre temps. Dans cette section, vous allez découvrir comment prendre le contrôle de votre semaine de travail, afin de ne pas vous laisser submerger.

🌎 Apprivoisez le décalage horaire virtuel

Actuellement, votre équipe est peut-être basée au même endroit. Mais bientôt, ses membres seront dispersés dans plusieurs régions et fuseaux horaires. C’est un défi à relever : comment collaborer avec des collègues basés dans d’autres lieux, sans programmer une multitude de réunions en dehors de vos horaires de travail habituels ? Dans un contexte Virtual-First, trouver un équilibre vie personnelle/vie professionnelle vous demandera de mettre en place des créneaux précis pour se retrouver.

Soyez connectés, au même moment (parfois)

Les recherches montrent que la sporadicité de la collaboration (travailler ensemble au même moment sur de toutes petites durées) peut être particulièrement motivant et productif pour les équipes virtuelles. Essayez de trouver une plage quotidienne pendant laquelle tout le monde peut être en ligne en même temps pour quelques heures de collaboration. Chez Dropbox, nous avons mis en place des blocs de collaboration de 4 heures pour chaque région et nous encourageons les employés à organiser leur propre emploi du temps autour de ces blocs. Mais nous demandons à tous de faire des compromis si nécessaire pour rencontrer les collaborateurs des autres fuseaux horaires. Voici ce à quoi cela pourrait ressembler pour les entreprises comptant des équipes dans différentes régions :

Les heures de collaboration ne sont pas destinées à organiser quatre heures de réunions Zoom quotidiennes. Il s’agit simplement d’être disponible pour une communication synchrone : répondre à ses collègues, discuter de certaines idées et travailler sur certaines tâches en même temps. (Remarque : La journée de travail ne se limite pas non plus à ces quatre heures.)

Adoptez des habitudes non linéaires

Le bon côté de ces quatre heures dédiées à un travail synchrone chaque jour, c’est qu’il vous reste quatre heures pour vous concentrer sur des tâches asynchrones approfondies. En dehors des heures de collaboration, essayez de vous organiser un emploi du temps non linéaire compatible avec votre vie personnelle. Si cela vous éloigne du modèle 9h-17h habituel, ce n’est pas un problème ! Si votre travail a un impact et que vous collaborez efficacement, votre équipe ne vous en sera que plus reconnaissante. Voici quelques exemples d’emploi du temps non linéaire :

Soyez flexibles pour vos amis

Avec des habitudes de travail plus distribuées, vous devrez trouver un équilibre entre les priorités de votre vie personnelle et de votre emploi du temps non linéaire avec les besoins des autres membres de votre équipe. Cela vous demandera de la flexibilité et du bon sens de la part de tous vos collaborateurs. Par exemple :

• Lorsque vous prévoyez des réunions, faites tout votre possible pour respecter les heures de collaboration de vos collègues.
• Si un événement ayant lieu à l’échelle de l’entreprise, comme une réunion all-hands, tombe légèrement en dehors de vos heures de collaboration, vous pouvez terminer plus tôt (ou commencer plus tard) pour vous adapter sans vous épuiser.

🤸🏻‍♂️ Déterminez ce qui fonctionne le mieux pour vous

Ce qui fonctionne bien pour une personne pourrait en mener une autre à l’épuisement professionnel. Connaître le mode de travail qui vous convient vous aidera à optimiser votre temps. Pour découvrir ce qui vous convient le mieux, posez-vous les questions suivantes :

À quel moment de la journée suis-je le plus (et le moins) productif ?

Si vous avez plus d’énergie le matin, essayez de consacrer ce moment aux tâches de réflexion complexes, aux décisions importantes et aux négociations. Si votre énergie retombe entre 14h et 16h, essayez de planifier des pauses ou effectuez des tâches automatiques comme le tri de votre boîte de réception.

Comment aimez-vous travailler ?
Vous êtes peut-être un organisateur acharné qui adore gérer les projets dans leurs moindres détails, ou plutôt axé stratégie et vous appréciez que tout le monde garde une vision d’ensemble du projet. Explorez votre propre style à l’aide de notre tableau sur le potentiel créatif, et partagez vos résultats dans un document Travailler avec moi.

Comment trouver un équilibre entre vos préférences et vos engagements ?
Si vous devez être disponible pour du travail synchrone à 8h tous les matins, mais que votre cerveau ne s’active pas réellement avant 9h30, demandez à votre équipe de passer par un document partagé dans le cloud. Si vous avez une réunion que vous ne pouvez pas manquer vendredi, mais que vous en avez assez de Zoom en fin de semaine, désactivez votre caméra.

⚽️  Clarifiez vos objectifs

Lorsque vous voulez avoir un impact (et pas seulement rester occupé), il est important de connaître l’impact recherché. Une fois que vous aurez trouvé le mode de travail qui vous convient le mieux, vous pourrez commencer à fixer des objectifs pour vous guider.

Commencez par les objectifs de votre équipe

Quels objectifs votre équipe tente-t-elle d’atteindre cette année ? Quelles sont les attentes associées à votre niveau et à votre rôle dans l’entreprise ? Pour équilibrer vos priorités personnelles avec la mission de votre entreprise, partez de sa vision d’ensemble.

Réfléchissez à une liste
En fonction des attentes associées à votre rôle et des objectifs de votre équipe, sur quoi faudrait-il se concentrer en priorité ? Que devez-vous accomplir d’ici la fin de l’année ? Lorsque vous aurez terminé, choisissez entre cinq et sept options.

Définissez des objectifs SMART
De bons objectifs, ce sont des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis). Par exemple, se fixer comme objectif de marcher 30 minutes, 5 jours par semaine, est plus efficace que se fixer comme but de se remettre en forme, qui ne spécifie pas l’objectif ni comment l’atteindre. Au moment d’évaluer vos objectifs, déterminez ceux qui se rapprochent le plus d’un objectif SMART.

Faites examiner et approuver vos objectifs
Une fois vos objectifs redéfinis, parlez-en à votre responsable pour vous assurer qu’ils sont alignés sur les priorités de votre équipe. N’oubliez pas que pour maintenir votre concentration, il ne faut pas tomber dans les excès. Essayez de vous limiter à cinq objectifs au maximum.

Restez concentré sur vos objectifs
Pour évaluer vos progrès, programmez des bilans mensuels avec votre responsable en face à face. Vous pouvez également ajouter des rappels à votre calendrier pour constater vos progrès par vous-même.

🎨  Planifiez votre semaine de travail

Si notre lieu de travail se réduit désormais à l’endroit que nous choisissons pour travailler, alors notre semaine de travail doit elle aussi s’adapter aux habitudes qui nous conviennent le mieux. Voici comment organiser un emploi du temps adapté à vos habitudes, qui vous aidera à avoir un impact.

Classez vos tâches par ordre de priorité

Face à de longues listes de tâches, il peut être tentant de donner la priorité aux e-mails URGENTS de votre boîte de réception. Mais avant de vous précipiter, prenez du recul. Quelles tâches représentent la plus grande valeur ajoutée à long terme ? Quelles tâches ont le moins d’impact ? Quelles sont les tâches réellement urgentes ? Nous aimons ce schéma :

Analysez votre calendrier

Jetez un œil à votre calendrier hebdomadaire habituel. À quelles tâches consacrez-vous le plus de temps ? Quand avez-vous tendance à être interrompu ou à prendre des pauses ? Quelle proportion de votre temps est planifiée et quelle part est improvisée ? En fonction de votre style et de vos objectifs, qu’est-ce que vous élimineriez ou réorganiseriez ?

Planifiez votre emploi du temps

Maintenant que vous avez défini vos priorités, il est temps de planifier votre semaine. Dans votre calendrier :

1. Réservez du temps au travail critique complexe.
2. Programmez les réunions concernant les projets importants nécessitant une collaboration (n’oubliez pas les heures de collaboration).
3. Reprogrammez les événements en cas de conflits de planning.
4. Ajoutez du temps pour le déjeuner, les pauses ou du temps pour vous (méditation, yoga) si vous en avez besoin.

Communiquez votre plan

En programmant votre emploi du temps, veillez à définir les attentes associées avec votre responsable et vos collègues. Vous pouvez vous contenter d’un simple : « Je serai disponible entre telle heure et telle heure, et je ne serai pas connecté entre telle heure et telle heure”. Vous pouvez aussi modifier vos paramètres de calendrier et de chat :

• Mettez en place un rappel d’absence pour décliner les invitations à de nouvelles réunions pendant vos plages de travail.
• Bloquez les heures de travail dans votre fuseau horaire.
• Passez votre calendrier en privé si vous souhaitez davantage de contrôle ou si vos collègues n’arrêtent pas de planifier des événements sur vos plages de travail.
• Passez en mode Ne pas déranger pendant vos heures de travail.