Marketing sans frontières : comment collaborer efficacement malgré la distance

Certains métiers hautement qualifiés comme le marketing font de plus en plus souvent appel à des équipes dispersées géographiquement. Certaines peuvent même ne pas avoir de lieu physique dédié. Et dans le cas du marketing, une collaboration efficace est d’autant plus cruciale que les équipes touchent à tous les aspects de l’activité, des relations publiques à l’événementiel, sans oublier la vente et les finances. Et tout le monde doit rester informé.

La clé est de maîtriser la communication, la culture et la technologie au sein de l’équipe. Voici quelques méthodes pour veiller à ce que vos équipes marketing restent sur la même longueur d’onde.

Encouragez la dynamique de groupe
Les responsables marketing qui gèrent des équipes dispersées doivent tout faire pour que les employés qui ne sont pas au bureau restent impliqués.

Tout d’abord, prévoyez du temps chaque semaine pour faire un point avec les membres de votre équipe, de préférence par visioconférence. Les employés auront alors l’opportunité d’interagir avec leurs collègues comme s’ils étaient au bureau. Pensez à enregistrer ces réunions : tous les participants pourront ainsi les visionner ultérieurement s’ils ont un doute sur les échéances ou sur le feedback concernant un projet.

Mais il faut également permettre aux équipes de communiquer de manière plus informelle. Ce n’est pas parce que les collaborateurs ne sont pas au bureau qu’ils doivent être privés d’un environnement ouvert et décontracté dans lequel ils peuvent échanger leurs idées ou aborder des sujets plus personnels.

Astuces et outils : proposez des rendez-vous qui remplaceront les conversations autour de la machine à café ou autour d’un verre après le travail. Pour cela, vous pouvez faire appel à des plateformes de communication collaborative comme Slack. Les employés pourront ainsi partager les dernières actualités marketing, s’envoyer des blagues et des GIF animés, ou même discuter de ce qu’ils ont regardé la veille sur Netflix.

Pour des échanges plus formels, privilégiez la visioconférence. Les chats vidéo via Google Hangouts donnent un côté plus personnel aux réunions ou aux conversations à distance.

Communiquez
Lorsque vous sortez d’une réunion sur la stratégie marketing et que vous êtes au bureau, vous pouvez frapper à la porte de votre manager pour lui expliquer les conséquences possibles sur l’événement que vous organisez. Enfin, seulement s’il n’est pas en réunion, chez un client ou chez lui en télétravail.

Le risque principal pour une équipe marketing éparpillée, c’est le manque de communication. Même si chacun avance sur un projet de façon isolée, il est important de sentir que l’on fait partie d’une équipe et de collaborer avec tous ses membres, et pas seulement avec ses responsables.

Astuces et outils : tout repose sur le flux d’information. Les comptes-rendus des réunions d’équipe et les tâches à réaliser doivent être partagés dans un même endroit accessible à tous, comme Dropbox Paper. Ainsi, personne ne reste à l’écart.

Cependant, ne vous contentez pas de fournir une plateforme qui facilite la collaboration. Prenez le temps de vérifier que tous les membres de l’équipe sont dans la boucle en prenant connaissance des commentaires sur les documents partagés. Vous pouvez même y répondre si vous jugez que c’est nécessaire. Assurez-vous que chacun réagit aux notifications et que ces plateformes sont utilisées pour la collaboration, mais aussi pour le stockage et le partage de fichiers.

Évitez les e-mails inutiles
Certains affirment que l’e-mail est obsolète ou en passe de disparaître. C’est faux. Il est simplement de plus en plus difficile à gérer pour les équipes marketing. Il suffit de se déconnecter quelques heures à l’occasion d’une réunion, d’un déplacement ou d’une séance de travail ininterrompu pour se retrouver avec une boîte de réception remplie de messages (certains importants, d’autres moins).

En tant que responsable, vous devez veiller à ne pas aggraver ce problème, même s’il est tentant d’utiliser l’e-mail pour communiquer avec vos employés à distance.

Astuces et outils : lorsque vous souhaitez prévenir vos collaborateurs que vous sortirez tard d’une réunion, il est inutile de générer des fils de discussion par e-mail. Dans de tels cas, utilisez plutôt des outils comme Slack ou Dropbox Paper.

Les informations essentielles qui concernent un plus grand nombre de personnes peuvent nécessiter un e-mail, mais sachez l’envoyer au bon moment. Il n’est peut-être pas judicieux de le faire à 9h du matin et de lancer un débat généralisé. Optez plutôt pour la fin de journée. D’ailleurs, vous n’êtes pas obligé d’attendre 17h pour le rédiger : profitez de la fonctionnalité Différer la livraison dans Outlook ou Envoyer plus tard dans Gmail, par exemple.
En revanche, s’il s’agit d’un message plus long destiné à un collègue en particulier ou à un petit groupe de personnes, l’e-mail peut être la meilleure solution. À moins qu’une conversation vidéo ne soit plus pratique.