Migrer toute une université dans le cloud

Adrian Ellison, directeur informatique de l’University of West London et expert reconnu de l’innovation numérique dans le secteur de l’enseignement, nous a récemment confié que les étudiants étaient toujours en avance sur les initiatives qu’il essayait de mettre en place. « Ils trouvent toujours les meilleures ressources en ligne pour faire ce qu’ils ont décidé de faire ! » Cette observation, faite sur le ton de la plaisanterie, nous a amenés à nous demander comment les décideurs informatiques des universités faisaient pour ne pas se laisser dépasser par la génération Y.

Pour répondre à cette question, nous nous sommes rendus à l’UCN (University College of Northern Denmark). Cette université particulièrement avant-gardiste est actuellement en pleine migration de ses services dans le cloud. Face à la baisse des niveaux de satisfaction des étudiants vis-à-vis des services de l’université, le département informatique se trouvait dans une situation délicate : assurer des services de meilleure qualité tout en augmentant sa flexibilité et en réduisant ses coûts. Mais un projet de migration de tous les services dans le cloud remettait en cause le fonctionnement même de l’équipe informatique. Le DSI René Storgaard Madsen nous explique comment il a opéré un changement radical de la culture IT de l’UCN.

Parlez-nous de votre projet…

« Il y a environ 18 mois, nous avons décidé d’abandonner notre investissement on-premise pour migrer toutes nos opérations dans le cloud. Aujourd’hui, nous sommes en bonne voie pour achever cette migration totale et nous débarrasser de notre datacenter interne. Ceci fera de nous l’une des premières universités du Danemark, peut-être même l’une des premières au monde, à fonctionner entièrement dans le cloud. »

Quelle a été la principale raison de ce changement ?

« Les utilisateurs étaient de moins en moins satisfaits de nos services informatiques de base et nous devions également gagner en flexibilité pour répondre à de nouveaux besoins. À chaque fois que nous avions un nouveau projet ou une nouvelle idée sur le plan informatique, nous finissions par nous recentrer sur notre cœur de métier et l’assistance informatique plutôt que de développer l’expérience et l’infrastructure informatiques existantes. Notre gestion et notre approche des services informatiques avaient un côté schizophrène, et nous avons réalisé qu’il fallait entièrement revoir nos priorités si nous voulions que notre université soit prête à entrer dans l’ère numérique.

Ce paradoxe est vécu par de nombreux DSI. Bien des services informatiques dépendent trop lourdement de technologies ou de systèmes spécifiques, notamment de systèmes hérités obsolètes, ce qui est loin d’être idéal pour collaborer ou innover efficacement. Il a fallu faire un choix. »

Quand avez-vous compris que l’heure du changement avait sonné ?

« Nous avons compris que nous n’avions plus le choix, car nos enquêtes montraient que le personnel et les étudiants restaient insatisfaits alors que nous passions toujours plus de temps à assurer nos services de base.

L’incapacité à fournir un service de qualité nuisait à la réputation de l’université. Au Danemark, l’éducation est gratuite. Il n’y a pas de concurrence financière entre les établissements. Les niveaux de service deviennent alors un facteur de différenciation, ce qui n’était pas bon pour nous. »

Quels ont été les éléments clés dans votre stratégie de migration ?

« La baisse de qualité de nos services a joué un rôle important dans notre décision, mais ce n’était pas le seul facteur. Nous avions également un problème au niveau des ressources disponibles. La création et la gestion d’un datacenter local représentaient un investissement considérable, ce qui nous empêchait d’innover ou de proposer de nouveaux services.

Pour reprendre la situation en main, il fallait retrouver une flexibilité économique, c’est-à-dire libérer la trésorerie monopolisée par les serveurs et l’allouer à des services cloud, où le marché est plus souple et plus innovant. La liberté d’investir dans les services de notre choix a été un élément crucial de notre modernisation. Et il ne faut pas oublier que flexibilité et fiabilité vont de pair, car il est impossible d’essayer de nouvelles idées sans avoir des bases solides. »

Quels avantages vous attendiez-vous à voir immédiatement ?

« Une réduction des coûts. Nous employions deux personnes hautement qualifiées pour la gestion de notre datacenter. Leur rôle nécessitait des formations continues coûteuses et, malheureusement, plus nous investissions dans leurs compétences, plus nous avions de chances qu’un chasseur de têtes vienne les recruter. »

Comment avez-vous convaincu les professeurs et les doyens que le cloud était la meilleure solution ?

« Au final, il était évident que confier la gestion de cette plateforme défaillante à seulement deux personnes constituait un risque opérationnel trop important, ce qui suffisait à justifier un changement. Sans cela, on peut être tenté de temporiser et de s’en tenir au système que l’on connaît, mais ne rien faire peut aussi poser un risque majeur.

Même si les détracteurs du cloud évoquent souvent un manque de sécurité, je pense qu’ils se trompent. Nous avons confié tous nos services à des fournisseurs dont les niveaux de sécurité surpassent ce dont nous étions capables. Les mesures de protection que nous proposions en interne faisaient pâle figure face à celles des fournisseurs cloud, dont l’offre ne cesse de s’améliorer.

Ces deux aspects ont été essentiels pour convaincre les décideurs. Faire appel à un consultant externe pour nous aider à formuler notre stratégie nous a également beaucoup aidés, car nous avions la certitude de bénéficier d’un regard objectif sur notre situation ainsi que de l’accompagnement d’un expert, et les communications internes ont été facilitées. »